ClickUp – Công Cụ Quản Lý Dự Án Hiệu Quả

Review một số tính năng chính của ClickUp

Quản lý dự án

Cơ chế (hay phương pháp) quản lý dự án của ClickUp đó sử dụng mô hình Agile.

ClickUp cũng kết hợp với cách quản lý theo bảng Kanban và biểu đồ Gantt có thể tùy biến lại theo ý thích/mục đích người dùng, do đó bạn có thể quan sát nhiều bảng công việc cùng một lúc một cách rất trực quan.

Với sự đa dạng của các tùy chọn này, ClickUp rất tuyệt vời để lập lịch và giám sát các tác vụ cũng như theo dõi tiến độ công việc.

Tự động hóa quy trình làm việc

Với ClickUp Automations, bạn có thể thiết lập kết hợp các Trình kích hoạt ( thiết lập điều kiện để chạy tự động) để giúp tự động hóa các hành động lặp đi lặp lại – tiết kiệm thời gian và cho phép bạn tập trung vào những thứ quan trọng hơn.

Cộng tác

Khả năng cộng tác, làm việc nhóm trên ClickUp là rất mạnh mẽ với nhiều công cụ hỗ trợ cộng tác khác nhau, chẳng hạn:

– Giao nhiệm vụ – Assign Tasks: Bạn có thể chỉ định cho một người, nhiều người hoặc một nhóm thực hiện một công việc nào đó ngay trên giao diện làm việc ClickUp.
– Biết chính xác bạn đã giao bao nhiêu nhiệm vụ cho từng người trong thiết lập Box view..
–  Pulse: Tính năng này sử dụng công nghệ máy học (machine learning) để biết nhóm hiện đang tập trung xử lý công việc nào.

Pulse tạo báo cáo hoạt động tự động để người quản lý nhóm và các thành viên dễ dàng xem thời gian sử dụng của nhóm có bị lãng phí không, từ đó điều chỉnh kịp thờ.
–  Cộng tác trên Tài liệu: Tính năng này cho phép bạn xem các chỉnh sửa trên tài liệu trong thời gian thực, mình thấy khá giống như khi bạn đang làm việc nhóm trên Google Docs…

Theo dõi thời gian – Time Tracking

ClickUp có sẵn tính năng theo dõi và báo cáo theo thời gian.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng tính năng theo dõi của bên thứ ba như Harvest, Everhour, Toggl,.. thông qua kết nối trực tiếp với tài khoản ClickUp của bạn.

Project Templates

Project Templates giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.Giả sử, bạn có các dự án, quy trình hoặc nhiệm vụ mới và cần thiết lập từ đầu, từ A đến Z, khi đó, bạn sử dụng một trong số các Project Templates  có sẵn gần phù hợp sau đó chỉnh sửa lai, chắc chắn sẽ hiệu quả hơn đáng kể.

Để sử dụng các mẫu dự án có sẵn, bạn cần truy cập vào Template Center.

Những mẫu ClickUp templates tốt nhất hiện có:

• Project Management
• Board
• Home Renovation
• Video Production
• Podcast
• Task Management
• Vacation Planning
• Accounting
• Meetings

Cấu trúc phân cấp trong ClickUp – Hierarchy

Hệ thống phân cấp ClickUp là trung tâm của nền tảng. Khi mới sử dụng có thể bạn sẽ gặp một chút khó khăn để làm quen, nhưng sau khi làm quen bạn sẽ thấy cấu trúc phân cấp này giúp cho việc quản lý dự án và quy trình làm việc dễ dàng hơn nhiều.

Multi-Task Toolbar

Tận dụng Thanh công cụ Đa nhiệm (Multi-Task Toolbar) giúp bạn tùy chọn nhiều tác vụ cùng một lúc và thực hiện thay đổi ngay lập tức. Bạn sẽ không tốn thời gian để tùy chỉnh từng tác vụ với sự hỗ trợ của tính năng này.

Báo cáo phân tích – Reporting

Với bản cập nhật gần đây nhất, thì phần Dashboard đang dần thay thế dần các tính năng Reporting and Portfolio trước đây.

Mặt khác, Các tiện ích  trên Dashboard lại rất linh hoạt và cho phép mình tùy chỉnh báo cáo theo cách phù hợp nhất với mục đích sử dụng.

ClickUp có tổng cộng 07 kiểu báo cáo – Reporting. Khi đăng ký gói trả phí bạn có toàn quyền truy cập vào mọi báo cáo. Gói miễn phí bị giới hạn truy cập các báo cáo liên quan đến Tasks

Tuy nhiên, các tính năng phân tích và báo cáo của ClickUp có phạm vi tương đối hạn chế. Có lẽ vì thế mà ClickUp đang dần thay thế các báo cáo bằng cách di chuyển về Dashboard.

Integrations – Tích hợp

Khả năng liên kết (tích hợp) với cách dịch vụ của bên thứ ba là một điểm mạnh của ClickUp.

Tuy nhiên, so với một số đối thủ cạnh tranh, ClickUp hỗ trợ tương đối ít tích hợp và để sử dụng các tính năng này bạn hầu như phải đăng ký gói trả phí.

Lợi ích của việc kết nối với các ứng dụng của bên thứ ba (tích hợp) sẽ giúp bạn nâng cao khả năng quản lý nhóm của mình, lưu trữ và chia sẻ tài liệu hiệu quả hơn cũng như xử lý các nhiệm vụ phức tạp khi đang di chuyển.

ClickUp đã tích hợp được với Dropbox, Lịch Google, Slack, YouTube, Outlook 365….

Một số tích hợp quan trọng (đa năng) đó là: Zoom, Tableau Web Connector, Sync Hubspot, Trello, Jira, Wrike,..

1. Ưu điểm

– Đa dạng tính năng: ClickUp dẫn đầu các ứng dụng quản lý về các tính năng tích hợp như chế độ xem dashboard riêng cho từng thành viên, chế độ ghi hình, pulse,..

– Giao diện thân thiện: ClickUp có giao diện đẹp mắt và kho tàng template sẵn, chuyên nghiệp cho mọi lĩnh vực khác nhau giúp người dùng tham khảo và tiết kiệm thời gian.

– Tích hợp nhiều chế độ xem: Với 14 chế độ khác nhau, phải kể đến chế độ xem mindmaps, bản đồ vệ tinh hay chế độ chat...

2. Nhược điểm

– Khó dùng đối với người mới: Đối với người mới dùng ClickUp sẽ cảm thấy rối mắt vì quá nhiều tính năng.
– Hoạt động chưa tốt trên thiết bị di động: ClickUp bị khá nhiều người dùng đánh giá chưa hoàn thiện các tính năng trên app để sử dụng trên điện thoại di động.
– Chưa tích hợp tiếng việt: ClickUp không có giao diện tiếng Việt hay hướng dẫn cụ thể khiến nhiều người gặp khó khăn khi làm quen, sử dụng.