Bạn đã bao giờ cảm thấy khó khăn khi sắp xếp công việc của cả nhóm, thứ tự ưu tiên cho từng công việc? Nhân viên không biết nên làm gì trước, không có cảnh báo hay nhắc nhở? Bạn không biết được quá trình tương tác trước đó? Những băn khoăn này chúng tôi gọi đó là “Triệu chứng không tự động hóa quy trình quản lý công việc”. Dấu hiệu này được thấy ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam.

Quy trình quản lý công việc được định nghĩa là “Trình tự công việc từ hành chính đến các công đoạn khác sẽ phải đi từ điểm bắt đầu đến kết thúc” (Theo Từ điển Oxford).
Định nghĩa này nhìn qua rõ ràng rất đơn giản, nhưng “triệu chứng” lại đến từ quá trình giám sát, theo dõi công việc, khi mọi người bị rối ren luẩn quẩn trong công việc, thiếu tương tác và thiếu nhắc việc.
Những gì sẽ xảy ra khi quá trình tự động hóa quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn và được thực hiện chỉ bằng một “click chuột”, bạn có thể theo dõi công việc mà không phải quát mắng hày rình rập nhân viên?

Cụ thể hóa phương tiện giao tiếp trong quản lý

Chúng ta nhận hàng trăm email trong ngày và không thể giữ lại hay xử lý kịp thời. Bạn có thể ghi lại bằng các công cụ Google, Gmail hay Outlook, dán note ghi chú hay lập một loại các danh sách công việc để trước mắt mình, nhưng sau đó bạn phải tổng hợp, phân loại danh sách công việc phải làm từ nhiều công cụ khác nhau.

Bằng cách tự động hóa quá trình quản lý công việc qua 1 phần mềm chung, bạn sẽ có một trình tự hợp lý trong cách sắp xếp công việc, biết ưu tiên công việc nào trước sau. Chẳng hạn như nhân viên cảm thấy khó khăn khi bắt đầu một yêu cầu gửi yêu cầu đăng ký nghỉ phép? Phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện quy trình đó, tất cả những gì bạn cần là mô tả cho quản lý của bạn lý do tại bạn không đi làm và phần còn lại, hệ thống sẽ gửi thông tin yêu cầu tới đúng đúng người cần xử lý.

5 lý do doanh nghiệp cần tự động hóa quy trình quản lý:

1. Nâng tính trách nhiệm trong công việc
Bằng cách tự động hóa quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp, hệ thống sẽ nói cho bạn biết thông tin bạn cần làm gì, ai chịu trách nhiệm trong các khâu đoạn. Quy trình bắt đầu, phê duyệt, từ chối,….. Tất cả quy trình này đều ràng buộc với con người để thực thi hành động. Bằng cách nhìn thấy sự minh bạch trong quy trình, phân định công việc rõ ràng trong phần mềm sẽ khiến bạn phải sẽ có trách nhiệm với chính bạn và đồng nghiệp của mình. Không thể bào chữa rằng “Xin lỗi vì đã nhỡ email của bạn” hay “nó đã nằm trong thư rác mà tôi không biết” như trước kia nữa.

2. Lưu trữ quá trình tương tác thực hiện công việc

Hãy theo dõi quá trình quản lý nhân viên của bạn và tưởng tượng bạn đã tự động hóa tất cả quy trình trên phần mềm trong 2 tháng qua. Những gì bạn sẽ làm với những dữ liệu đã được lưu trữ, bạn có muốn biết nhân viên mình đã hoàn thành bao nhiêu công việc trong tuần, bao nhiêu mục tiêu, chỉ số KPI được đặt ra, bao nhiêu bản đánh giá xuất sắc trong 2 tháng qua. Khi tất cả nhân viên cùng tham gia trên phần mềm, thông tin của doanh nghiệp được quản lý tập trung, qua đó nói cho bạn biết tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp mình và có những bước điều chỉnh sao cho phù hợp với thực tế.

3. Giảm thiểu chí phí và nâng cao hiệu suất

Phần mềm giúp nhân viên tương tác với nhau tốt hơn, những người tham gia biết rõ trạng thái của tiến trình cùng thông tin xử lý công việc, điều đó giúp giảm thời gian tìm kiếm thông tin, nâng cao hiệu suất của từng nhân viên và từng bộ phận.

Hầu hết các doanh nghiệp lo lắng về chi phí khi thay đổi hệ thống, dẫn đến việc bị động trong cách quản lý hiện tại. Tuy nhiên với viêc áp dụng phần mềm trên nền điện toán đám mây, doanh nghiệp không phải đầu tư cơ sơ hạ tầng. Doanh nghiệp chỉ cần trả tiền theo thời gian và dịch vụ sử dụng. Việc này đảm bảo cho khách hàng lên kế hoạch và dự kiến được chi phí trong tương lai và giảm rủi ro tài chính.

4. Giảm thiểu rủi ro và giúp bạn an tâm hơn

Bằng cách tự động hóa trên phần mềm giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, đảm bảo các quy trình được thực hiện một cách công bằng, thống nhất và xuyên suốt trong doanh nghiệp.

Nếu như trước kia doanh nghiệp vẫn quản lý thông tin bằng các công cụ trên máy tính hoặc sao lưu qua ổ cứng để dự phòng. Nếu có vấn đề với cơ sở dữ liệu, bạn sẽ đầu tư rất nhiều công sức cho việc sao lưu và dự phòng. Bằng việc tự động hóa trên phần mềm online, doanh nghiệp sẽ không còn những nỗi lo lắng nữa vì dữ liệu được sao lưu định kỳ. Điều đó, khiến bạn trở nên an tâm hơn và chú trọng vào công việc của mình.

5. Di động giúp làm việc mọi lúc, mọi nơi

Các ứng dụng phần mềm ngày nay giúp bạn kết nối trực tiếp với doanh nghiệp qua chiếc di động Smartphone. Điều này cho phép nhân viên làm việc bên ngoài, trên đường, các chuyến công tác vẫn tương tác, trao đổi và nhận thông báo qua di động. Việc phủ sóng 3G và tương lai là 4G trên khắp Việt Nam với chi phí dịch vụ Internet ngày càng thấp và đa dạng, người dùng hoàn toàn có thể truy cập vào phần mềm mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị cầm tay.

Nguồn : IM GROUP