Ngày xưa, khi tuổi đời còn trẻ và chân bước chân ráo bước vô mở doanh nghiệp, tôi thấy ở công ty người ta nào là ban hành công văn, rồi ra nghị quyết, rồi có lúc bắt nhân viên ký biên bản, khi thì ceo ban quy chế…
Nói thật nội từ thuật ngữ là đã mệt mỏi. Sau này, gặp nhiều anh/chị/em làm ăn lâu năm, tôi nghe họ khuyên là quản lý anh em thì không nên nói suông, mọi thứ nên có văn bản rõ ràng, tôi cũng phần nào hiểu lý do vì sao các DN lớn hay làm việc bằng giấy tờ và lưu trữ văn bản nhiều như vậy.
Những loại văn bản trong Doanh nghiệp
Nhưng, các văn vản trong DN rốt cuộc gồm những gì?
1. Đầu tiên là phải kể đến các Văn Bản dùng để quản lý nội bộ công ty
Hiểu nôm na Văn Bản này dùng để làm quy tắc xử lý nội bộ, mang tính bắt buộc thực hiện đối với các chủ thể trong Doanh Nghiệp nhằm thực hiện việc quản lý tốt hơn. Ceo và các nhân sự cấp quản lý sẽ có căn cứ để xem xét, xử lý trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Hệ thống văn bản này gồm:
– Điều Lệ Công Ty
Kiểm soát và phân quyền rõ ràng, bảo vệ quyền lợi, nêu rõ trách nhiệm giữa các bên sở hữu công ty là nhóm cổ đông và bên điều hành là Hội Đồng Quản Trị và CEO.
– Quy Định Công Ty
Là Bộ Quy Phạm quy định các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn cụ thể việc thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ cho công tác điều hành doanh nghiệp.
Ví dụ: nội quy lao động, quy định về lương thưởng, …
– Quy Chế Công Ty
Là Bộ Quy Phạm nêu rõ ràng, mạch lạc về công tác tổ chức, cách thức hoạt động, tiêu chuẩn vêd công việc, tiêu chí làm việc, công tác về nhân sự, cách phân công và ủy quyền, quyền hạn của nhân sự… gần như là Bộ Nguyên Tắc Hành Xử trong doanh nghiệp.
Nhân sự quản lý doanh nghiệp làm việc sẽ không còn cảm tính, thích thuê ai là thuê, đuổi ai là đuổi, thích khen là khen mà sẽ tuân theo Bộ Khung Quy Chế đã lên.
Ví Dụ: Quy Chế Hoạt Động của HĐQT, Quy Chế Tài Chính của P.Kế Toán,…
– Quy Trình Công Ty
Bộ Quy Phạm tài liệu hướng dẫn thực thi công việc nội bộ về trình tự các bước công việc, trách nhiệm và thủ tục phê duyệt từng Bộ Phận và 1 công việc cụ thể nào đó trong Doanh Nghiệp.
Gồm bộ quy trình vận hành, bộ quy trình về Hr, bộ quy trình về Tài Chính (ex: thu, chi, tạm ứng…)
2. Các Văn Bản dùng để Thông Tin và Giao Dịch của Doanh Nghiệp.
Là Văn Bản do doanh nghiệp ban hành, chứa thông tin cần truyền tải như kết quả giải quyết, nội dung giao dịch… từ cơ quan, 1 bộ phận trong doanh nghiệp đến bộ phận khác hoặc đến bên thứ 3: người lao động, khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước.
– Công Văn
Là Văn Bản mà chủ yếu thể hiện nội dung như mời họp, hỏi ý kiến, ý kiến trả lời, nêu kiến nghị, đưa ra 1 đề xuất/đề nghị, yêu cầu thực hiện nghĩa vụ, nhắc nhở thực hiện các thỏa thuận… đến cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng, tổ chức,…
– Thông Báo
Là Văn Bản đung để thông tin kết quả hoạt động, các chính sách công ty, lịch làm việc,…
– Giấy Mời
Là Văn Bản dùng để mời đại diện của doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân đến dự 1 cuộc họp, sự kiện, hoạt động…
– Giấy Ủy Quyền
Là Văn Bản giao quyền cho cấp dưới, thay mặt người đại diện pháp lý xử lý công việc thay cho mình và chịu trách nhiệm về việc họ làm trong thời gian mà mình ủy quyền.
– Giấy Giới Thiệu
Là Văn Bản giới thiệu nhân sự của mình đến các tổ chức, cơ quan nhà nước để làm việc, thực hiện 1 công việc được giao.
– Đơn Từ
Là Văn Bản phát hành để gửi cho 1 Bộ Phận trong nội bộ doanh nghiệp hoặc gửi cho cơ quan nhà nước để đề nghị, đề xuất, yêu cầu… nhằm thực hiện quyền của mình theo quy định của nội bộ doanh nghiệp hoặc quy định của pháp luật.
– Tờ Trình
Là Văn Bản do cấp dưới trình lên, chứa thông tin về 1 vấn đề cần cấp trên xem xét, phê duyệt để triển khai.
3. Văn Bản ghi nhận 1 sự kiện phát sinh ở DN
Văn Bản dùng ghi nhận 1 sự kiện được biên soạn và ký kết giữa DN với các bên khác hoặc giữa các bộ phận, giữa cấp quản lý và nhân viên nhằm mục đích: ghi nhận, xác nhận 1 sự kiện, hành vi đã diễn ra… phục vụ việc quản lý, đánh giá khách quan, làm bằng chứng, cơ sở việc thực hiện giao dịch trong doanh nghiệp (như chi trả lương thưởng)
– Biên Bản
Là Văn Bản ghi lại nội dung cụ thể của các sự kiện đã diễn ra theo thực tế như 1 cuộc họp, 1 tai nạn lao động, 1 hành vi làm sai quy định công ty,… làm cơ sở việc ban hành QUYẾT ĐỊNH sau này.
– Biên Nhận
Là Văn Bản để xác nhận 1 giao dịch như bàn giao tiền, tài sản… làm chứng cứ việc giao dịch sau này trong doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với KH, đối tác.
4. Văn Bản ghi nhận Kết Quả xử lý công việc
Là Văn Bản thể hiện kết quả xử lý của lãnh đạo và các quản lý của doanh nghiệp về các vấn đề nội bộ phát sinh (có thể đi kèm BIÊN BẢN nếu có)
– Quyết Định
Là Văn Bản công bố, công nhận 1 vấn đề nào đó trong doanh nghiệp. Ví dụ: quyết định bổ nhiệm, quyết định chấm dứt hợp đồng lao động,… ban hành dựa theo quy định nội bộ của công ty đã ban hành và căn cứ trên Biên Bản đã ghi nhận lại sự việc và không cần thông qua Hội Nghị để biểu quyết, bàn bạc.
– Nghị Quyết
Là Văn Bản chứa nội dung được quyết định sau khi đã tổ chức hội nghị để bàn bạc, thông qua (có BIÊN BẢN ghi nhận cuộc họp) bằng biểu quyết đa số, như: nghị quyết Đại Hội Đồng Cổ Đông, nghị quyết Hội Đồng Quản Trị,…
Điều đáng buồn là nhiều Doanh Nghiệp nhỏ hiện nay vì thiếu hiểu biết cơ bản về công tác tổ chức hành chính, nên đôi khi hay giao dịch miệng, ra quyết định không giấy tờ, xử phạt không căn cứ cụ thể, họp hành thì không biên bản, … là tiền đề cho những rắc rối lớn phát sinh sau này.
