Công nợ là gì và có tác dụng gì đối với nền kinh tế, tài chính của đất nước nói chung cũng như doanh nghiệp nói riêng? ATPSoftware sẽ trả lời qua bài viết sau!
I. Công nợ là gì?
1. Công nợ là gì?
Định nghĩa công nợ tương đối phức tạp. Để hiểu một cách đơn giản ta có khả năng diễn giải công nợ là khi một doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ mua kinh doanh hóa, dịch vụ hoặc thanh toán cho các nhân tổ chức mà số tiền còn lại nợ đến kì sau. Có khá nhiều các định nghĩa liên quan xét theo từng cách tiếp cận để trả lời cho câu hỏi công nợ là gì. Cụ thể như:
a. Công nợ đối với nhà nước
Trong cách tiếp cận của chính phủ thì, công nợ là khoản nợ mà Chính phủ phải gánh chịu hậu quả trong việc chi trả khoản nợ đấy. thông thường chúng được dùng với nghĩa là nợ Nhà nước hay nợ Chính phủ.
Bạn cần lưu ý định nghĩa công nợ là gì trong trường hợp này khác hoàn toàn so sánh với việc đất nước vay nợ từ các nước bạn.
b. Công nợ phải thu từ khách hàng
Trong khía cạnh này chúng ta hiểu theo nghĩa khi một tổ chức công ty đã xuất hàng hóa thành phẩm cho khách hàng đã có hóa đơn chứng từ kê khai thuế. Tuy vậy khách hàng vẫn chưa thanh toán hoặc việc thanh toán mới thực hiện được một phần. Trong trường hợp này bên tổ chức hay doanh nghiệp cần phải có chính sách công nợ khách hàng rõ ràng để thu hồi được công nợ hiệu quả.
c. Công nợ phải trả người bán
Đây chính là các khoản nợ phải trả cho người bán sau khi đã nhận được các vật tư, công cụ, hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong lúc kinh doanh nhưng người mua vẫn chưa thanh toán.
d. Các khoản phải thu phải trả khác
Bên cạnh các trường hợp trên thì khi nhắc đến công nợ là gì chúng ta cùng không được bỏ qua các khoản phải thu phải trả khác như tạm ứng, ký cược, ký quỹ, các tài sản thiếu chưa có rõ nguyên nhân, các vật tư bị mất mất mát hỏng hóc,…
Khi gặp các sai lầm này công ty phải có chính sách xử lý bài toán làm chủ công nợ là gì tốt để tránh phát sinh quá nhiều nợ công không đáng có.
Bên cạnh đố doanh nghiệp cũng cần phải chi trả thêm các khoản khác như trả công nhân viên, nộp thuế nhà nước, trích thanh toán bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Đây chính là các khoản bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào khi bán hàng phải có nghĩa vụ thực hiện.
Công nợ được chia thành 2 loại: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
- Công nợ phải thu: bao gồm tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng tuy nhiên chưa thu được tiền, hay các khoản đầu tư tài chính. Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng mục tiêu nhất định, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng mục tiêu nhằm làm chủ công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)
- Công nợ phải trả: gồm có khoản phải trả cho nhà cung cấp về vật tư, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ…mà công ty chưa thanh toán tiền. Cũng giống như công nợ phải thu, kế toán cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng mục tiêu.
Ngoài những công nợ chính cần làm chủ để đảm bảo dòng tiền của tổ chức thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa… và các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước….
Toàn bộ các công nợ được kế toán cập nhật đúng lúc khi có phát sinh; cuối tháng tổng hợp, đối chiếu số liệu với các đối tượng công nợ. nếu công nợ 2 bên khớp nhau thì chốt số báo cáo tháng, cùng lúc đó kế toán công nợ có trách nhiệm đốc thúc các đối tượng mục tiêu thanh toán các khoản nợ phải trả đúng hạn. Thường ở các công ty sẽ làm Giấy đề xuất thanh toán gửi các đối tượng công nợ để bên kia thực hiện thủ tục trả tiền cho công ty mình.
Trường hợp công nợ không được thanh toán trong tháng thì kế toán tiếp tục treo trên tài khoản 331 và chuyển số dư vào tháng sau theo dõi tiếp.
Những lưu ý về quản lý công nợ:
- Đối với công nợ phải thu:
+ Cần hạch toán chi tiết từng đối tượng mục tiêu, từng lần phát sinh, theo dõi hạn thanh toán để đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
+ Chứng từ liên quan công nợ khách hàng cần tập hợp rất đầy đủ và lưu giữ cẩn thận. Cuối tháng đối chiếu công nợ cần có biên bản đối chiếu có chữ ký xác nhận của hai bên.
+ Đối với các khoản công nợ quá hạn hoặc khó đòi, kế toán cần báo cáo với cấp trên trực tiếp quản lý một cách đúng lúc để có hướng giải quyết sớm, tránh để hiện trạng thất thoát tiền của doanh nghiệp một thời gian khá dài, dẫn đến tình trạng sử dụng nguồn tài chính không mang lại hiệu quả.
- Đối với công nợ phải trả:
+ Cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, theo dõi sát sao và làm chủ tốt hạn thanh toán cho nhà phân phối, nhằm bảo đảm chữ tín của công ty.
+ Các khoản phải trả cho nhà nước, người lao động cần thực hiện chi đúng thời hạn, đúng luật lao động.
+ Đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, kế toán cần theo dõi chi tiết từ bên ngoài, khi có Hóa đơn cần cập nhật kịp thời vào sổ sách.
III. Quy trình quản lý công nợ
Một quy trình quản lý nợ công hợp lý sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát, thu hồi nợ công tốt từ đó hỗ trợ duy trì sự ổn định và lành mạnh cho tài chính doanh nghiệp. Trước hết quản lý công nợ là quá trình ghi nhận là việc theo dõi các khoản thu và chi của doanh nghiệp khi phát sinh các nghiệp vụ như bán hàng hay mua các công cụ, dịch vụ nào đấy. Chỉ khi có cách quản trị tốt thì công ty mới có khả năng giải đáp được câu hỏi nợ công là gì và các làm chủ nợ công sao cho tốt.
1. Quy trình quản lý công nợ cho bạn đọc thêm
- Bước 1: cài đặt bộ phận chuyên ngành quản lý khắn khít công nợ kết hợp có chính sách chi trả rõ ràng. Mục tiêu của Điều này giúp hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Ngoài ra cũng cần yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận, cam kết về việc thanh toán đúng quy định như trong hợp đồng. Thêm vào đó cũng cần có các mức phạt bài bản nếu như khách hàng không thực hiện đúng, trì hoãn chậm trễ thời hạn thanh toán.
- Bước 2: Thiết lập quy trình quản lý chính sách công nợ khách hàng chuẩn, bám sát các mục đích. Ở đây cần xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm với từng khách hàng; có cách thức nhắc nhở khách hàng để thu hồi công nợ.
- Bước 3: Gửi hóa đơn đến khách hàng nhằm thu lại được nợ nhanh nhất nhất.
- Bước 4: Nhắc nhở khách hàng các biện pháp nếu như thanh toán chậm kỳ hạn.
2. Cách tính công nợ
Để quản lý tốt được công nợ thì hiểu biết rõ ràng về cách tính công nợ là điều mà bất kỳ một kế toán nào cũng phải biết. Bạn sẽ thực hiện việc lập bảng tính công nợ phải trả hoặc thu hồi về trên Excel để đưa một cái nhìn bao quát về tình hình biến động công nợ trong các kỳ.
Các bước để lập được một bảng Excel theo dõi và tính toán công nợ:
- Bước 1: Mở phần mềm Microsoft Excel và tạo file mới.
- Bước 2: Nhập các cột STT, tên khách hàng/nhà mang lại, mã khách hàng, nợ đầu kỳ, phát sinh nợ, nợ cuối kỳ
- Bước 3: Nhập thông tin tương ứng vào các cột, trong số đó cột nợ cuối kỳ lập hàm tính lấy nợ đầu kỳ trừ phát sinh để ra nợ cuối kỳ.
IV. Quy trình thu hồi công nợ
Để thực hiện tốt việc quản lý thu hồi công nợ bạn đọc cần phải hiểu cặn kẽ thu hồi công nợ là gì? Thực chất cũng là việc doanh nghiệp thu hồi lại các khoản nợ từ khách hàng khi đã giao sản phẩm tuy nhiên vẫn chưa được thanh toán hoặc mới thanh toán một phần.
Trong việc quản lý việc thu hồi công nợ công ty cũng cần chú ý đến vấn đề thời gian thu hồi công nợ là gì? Tác dụng của việc đặt mốc thời gian cực kì quan trọng bởi đó là thời hạn định mức yêu cầu khách hàng phải chi trả số công nợ. Nếu như không có mức thời gian này rất dễ dẫn đến trạng thái công nợ tồn khó, khó thu hồi lại được ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính công ty.
Một số công ty có khả năng đồng nhất giữa quy trình quản lý công nợ và quy trình thu hồi công nợ để giúp dễ dàng hóa công đoạn vận hành bởi thục chất thu hồi công nợ là quá trình cuối cùng của quản lý công nợ. Bên cạnh đó Điều này cũng giúp giảm các thủ tục rườm rà và khoản chi liên quan.
Các bước quản lý thu hồi công nợ:
- Bước 1. Nắm rõ ràng khoản phải thu tối thiểu của mỗi khách hàng: Đây chính là công việc trước tiên mà mỗi kế toán phải làm trước khi bắt tay vào thu nợ. Bởi lên ngân sách ít ra mới có khả năng đưa ra được các phương án giúp chiến lược có được đạt kết quả tốt cao nhất.
- Bước 2. Phân loại khách nợ: Dựa vào thuộc tính khách hàng nợ để chia thành hai nhóm: cần thiết và có khả năng chấm dứt hợp tác. Từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó đối với từng nhóm. Bởi đối với khách quan trọng bạn không lên làm mất lòng họ còn với khách có thể chấm dứt thì thực hiện các biện pháp cứng rắn hơn.
- Bước 3. Chọn người thu hồi nợ: Không phải ai cũng có kỹ năng đòi nợ nên chủ doanh nghiệp cần chọn người hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách nợ. Người được chọn cần hiểu rõ công nợ là gì, thuộc tính của công nợ và phải biết các vận dụng khéo léo các biện pháp để đòi nợ từ khách hàng. Thường thường nên chọn lựa những người có quan hệ tốt với khách hàng đặc biệt là người gánh chịu hậu quả trực tiếp với khách hàng đấy.
- Bước 4. Nhắc nhở khách hàng thanh toán trước khi đáo hạn: Trước khoản 10 ngày đến hạn thanh toán nợ bạn nên có cách thức làm nhắc nhở khách hàng trả nợ qua điện thoại hoặc email. Đối với một vài trường hợp khách đáng chú ý nên sắp xếp một cuộc hẹn để trao đổi trước.
- Bước 5. Thương thuyết với khách nợ: Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình thu hồi nợ, trong lúc thương thuyết cần phải khéo léo, không được tỏ ra quá xót ruột, lo lắng. Bên cạnh đó tránh dùng đến luật pháp để thu hồi nợ gây tốn kém và gãy đứt mối tương quan với khách hàng.
- Bước 6. Nhờ đến toà án để đòi nợ: Kiện cáo là phương án ít doanh nghiệp nghĩ tới. tuy nhiên một khi khách hàng không muốn trả hoặc trả theo dạng nhỏ giọt thì đây lại là một phương pháp đạt kết quả tốt.
- Bước 7. Cẩn trọng ngay từ khâu cho nợ là cách tốt nhất để hạn chế các khoản nợ: Nhân viên phải hiểu rõ về công nợ là gì? Bên cạnh dó công ty cần đặt ra tiêu chuẩn, điều khoản cũng như thời hạn bán chịu. ngoài ra cần xem xét đưa trên mức vốn, năng lực trả nợ, uy tín, thông tin về tín dụng của khách nợ trong quá khứ…để đưa rõ ra biện pháp thắt chặt hay nới lỏng việc cho nợ.
V. Cách quản trị công nợ hiệu quả
Hiện nay xu thế chung của các doanh nghiệp đều muốn tận dụng tối đa nguồn vốn vì vậy việc cấp thiết họ cần phải làm là thu hồi tối đa các khoản nợ từ khách hàng và kéo dài thời gian trả tiền cho nhà phân phối. Nếu thực hiện tốt điều này sẽ giúp doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào hơn để phát triển việc kinh doanh. Tuy vậy để làm được việc này doanh nghiệp cần nên có cách quản lý công nợ một cách hiệu quả.
Trước hết nếu muốn quản lý công nợ đạt kết quả tốt người có nhiệm vụ quản lý cần phải có kiến thức sâu rộng một cách toàn diện về công nợ là gì. Hơn nữa người quản lý cũng cần phải hiểu được cách vận dụng linh hoạt các biện pháp để làm chủ công nợ tránh tác động đến tài chính của tổ chức.
Một số chú ý khi quản lý công nợ cần đặc biệt lưu ý:
- Có bảng nhận xét, phân loại khách hàng và đặt ra các chính sách công nợ khách hàng theo từng nhóm.
- Cần lập kế hoạch kinh doanh hợp lý ngay từ khi bắt đầu cho từng cấp, nhóm khách hàng. đáng chú ý cần có các chính sách kinh doanh hợp lý ngay từ khi bắt đầu để hạn chế hiện trạng mua nhưng chậm thanh toán. Nếu có trạng thái chậm thanh toán phải có quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán và mức chịu phạt nếu như để chậm chễ hoặc không có ý định thanh toán.
- Cần có sự chuẩn bị về nhân sự rất đầy đủ cho từng giai đoạn. Đặc biệt đối với nhân viên làm trực tiếp với khách hàng có khoản nợ cần được rèn luyện các kỹ năng như: thái độ chuyên nghiệp, hành xử khéo léo luôn theo sát các hoạt động chi trả của khách hàng để đốc thúc kịp thời…Bên cạnh đấy cũng nên có sự ghi chép rõ ràng để tránh những nhầm lẫn không đáng có gây thất thu.
- Nhận xét và tìm cách sửa đổi và nâng cấp các quy trình liên quan đến đạt kết quả tốt khoản phải thu: Thay vì các phương tiện thu nợ truyền thống doanh nghiệp có thể ứng dụng các phương pháp mới như chuyển khoản, quản trị tín dụng khách hàng,… Điều này không chỉ giúp thu hồi nợ một cách nhanh chóng tiện lợi hơn mà còn giảm bớt tối đa các khoản nợ bị trì hoãn lâu. Bên cạnh đấy cũng cần kết hợp để có cách tính công nợ chính xác đối với từng khách hàng đảm bảo khoản nợ thu về lá đúng, đủ, khớp theo sổ sách.
- Cần có bảng nhận xét nhân sự, lập chỉ tiêu KPI bài bản. Có chính sách khen thưởng hoàn thành tốt vai trò và mức phạt đối với nhân viên chưa đạt chỉ tiêu. Việc này sẽ đốc thúc nhân viên tích cực làm việc giúp việc quản lý công nợ có kết quả tốt hơn.
Nhiều công ty sau một thời gian hoạt động đã lầm vào hiện trạng thâm hụt vốn quá là nhiều, không xoay vòng được vốn dẫn đến trạng thái hoạt động lâm vào bế tắc. Thế nên việc hiểu rõ công nợ là gì, biết cách quản trị công nợ là điều vô cùng cần thiết và cấp thiết đối với mỗi một doanh nghiệp.
Hi vọng những kiến thức về công nợ trên giúp ích được bạn trong quá trình quản lí tài chính của mình.
Khanh Nô ATPHoldings – Tổng hợp & Edit
