Các doanh nghiệp luôn có bộ máy cồng kềnh, quy trình xử lý khá nhiều, và các thứ cần kiểm soát NHƯ bán hàng, nhân viên, quy trình, khách hàng, chi phí, doanh thu, tài chính, tài sản ….Khi đó cần có 1 giải pháp hỗ trợ tích hợp, có thể kiểm soát nhanh hơn, và xem để quản lý đưa ra quyết định nhanh hơn đó là ERP. Hãy cùng tham khảo giải pháp ERP này nhé!
- KIẾN THỨC ERP: Tổng hợp các bài viết – tài liệu- chia sẻ hay nhất tại Cộng Đồng WinERP
- Hệ thống ERP là gì: Giải pháp quản trị dành cho nhà hàng quán ăn
1.Tìm hiểu về ERP
Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin cho phép doanh nghiệp khai thác các công nghệ tiên tiến để triển khai những mô hình kinh doanh mới, tăng khả năng cạnh tranh, quản lý chặt chẽ mọi nguồn lực của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải tự động hoá các qui trình nghiệp vụ, phối hợp các bộ phận nghiệp vụ với nhau, cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng và có chất lượng, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định. Hệ thống phần mềm ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn, đồng thời giúp nhân viên giảm công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc.
Nhưng, hiện nay trên thị trường có rất nhiều hệ thống phần mềm ERP, nhưng hệ thống ERP như thế nào là tốt nhất. Chúng ta cùng tìm hiểu về ERP cũng như triển khai ERP để xem hệ thống phần mềm ERP tốt nhất là như thế nào theo như một số phân tích dưới đây:
1. Hệ thống ERP là gì?
Đầu tiên, chúng ta phải biết hệ thống phần mềm ERP là gì? Trước khi tìm hiểu những vấn đề khác xoay quanh kiến thức về hệ thống ERP.
“ERP” là từ viết tắt của cụm từ “Enterprise Resources Planning” – có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các qui trình xử lý một cách tự động hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động then chốt: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ khách hàng,…
Tóm lại, phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
2. Lợi ích của hệ thống phần mềm ERP là gì?
Tăng tốc độ và năng suất làm việc
Phần mềm ERP giúp tăng tốc độ giải quyết dòng công việc của toàn bộ doanh nghiệp. Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy rằng việc sử dụng nhân lực để truyền thông tin rõ ràng không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên các phần mềm máy tính. Tốc độ truyền tải thông tin nhanh chóng giữa cấp quản trị với các phòng ban, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế tình trạng chậm trễ trong quá trình giải quyết công việc, từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả công việc.
Tiết kiệm chi phí
Việc áp dụng hệ thống ERP vào việc quản trị tổng thể doanh nghiệp có thể giúp tiết kiệm một lượng khá lớn chi phí quản trị cũng như chi phí vận hành doanh nghiệp. Với hệ thống thông tin đồng bộ, thống nhất, doanh nghiệp có thể lược bỏ một số thủ tục rườm rà trong quá trình hoạt động. Hơn thế nữa, các nhà quản trị có thể thuyên giảm một số bộ phận, phòng ban, vị trí nhân sự không cần thiết trong nội bộ công ty, từ đó giúp tối ưu hóa nguồn lực cũng như chi phí.
Kiểm soát chất lượng sản phẩm
Việc hoạch định sản xuất theo phương pháp thủ công không những kém hiệu quả mà còn thiếu chính xác, dễ sai sót, thiếu hụt so với yêu cầu thực tế. Hệ thống ERP có thể giúp các doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất theo từng tháng, từng quý, từ đó giúp theo dõi thường xuyên số lượng sản phẩm sản xuất ra cùng với tính đồng nhất chất lượng sản phẩm, hạn chế tối đa lượng sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy theo nhu cầu và dự án.
Tăng mức độ hài lòng của khách hàng
Sự chậm trễ trong việc phản hồi khách hàng có thể làm tăng khả năng làm mất nhiều khách hàng tiềm năng. Với việc áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên chăm sóc khách hàng có thể truy cập ngay lập tức vào cơ sở dữ liệu chung, nắm được toàn bộ thông tin khách hàng, cũng như nắm được tình hình hàng hóa có thể cung ứng, giúp phản hồi yêu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất. Từ đó hệ thống giúp làm tăng năng suất, hiệu quả làm việc cho bộ phận chăm sóc khách hàng, đồng thời tăng mức độ hài lòng của khách hàng với doanh nghiệp.
Những lợi ích ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp; lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lí hiện hữu trong Doanh nghiệp (đây là việc thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…
3. Tìm hiểu về Đặc điểm của ERP là gì?
Đặc điểm nổi bật của ERP là một “hệ thống phần mềm sống” có thể mở rộng và phát triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, Kinh Doanh, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần, các phân hệ còn lại còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
2. Giải pháp ERP hỗ trợ để quản lý các vấn đề chính sau:
2.1. Quản lý quy trình nghiệp vụ – Business Process
Quản lý và kiểm soát công việc theo các quy trình lưu chuyển thông tin và xét duyệt, cho phép tùy chỉnh quy trình theo đặc thù từng doanh nghiệp.
2.2. Quản lý thông tin đối tác – Partners
Tạo và phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp, quản lý và phân tích thông tin đa chiều về khách hàng, nhà cung cấp, tích hợp hoàn toàn với kế toán và quản trị quan hệ khách hàng…
2.3. Quản lý danh mục sản phẩm – Products
Quản lý chi tiết thông tin, thuộc tính hàng hóa. Cho phép phân loại sản phẩm – dịch vụ linh hoạt theo nhóm, danh mục … Quản lý quy đổi đơn vị linh hoạt. Cho phép lập nhiều bảng giá theo nhiều tiêu chí khác nhau như giá bán mặc định, giá bán theo chiến dịch tiếp thị, giá cho khách hàng thành viên …
2.4. Quản lý Tài chính – Financial Management:
- Kế toán tài chính: kế toán tổng hợp, kế toán tiền, kế toán kho, kế toán công nợ, tài sản cố định, phân bổ chi phí, kế toán giá thành, thuế, báo cáo tài chính, quản lý hóa đơn, thu chi, ngân sách … Hỗ trợ đa tiền tệ và kế toán đa công ty.
- Kế toán quản trị: tích hợp xuyên suốt tất cả các phân hệ của hệ thống ERP, giúp theo dõi, phân tích tất cả hoạt động có liên quan đến chi phí hoặc doanh thu của doanh nghiệp và xuất báo cáo chuyên sâu cho người quản trị …
2.5. Quản lý cung ứng & mua hàng – Purchase Management
Lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp,… quản lý đầy đủ quy trình mua hàng từ dự báo mua hàng, lập yêu cầu báo giá, cho đến theo dõi kế hoạch nhập hàng. Tích hợp tốt với quản lý kho, kế toán.
2.6. Quản lý phân phối & bán hàng – Sales Management
Lập và quản lý báo giá, đơn hàng… Quản lý đầy đủ quy trình bán hàng từ lập báo giá cho đến giao hàng và xuất hóa đơn. Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy đọc/in mã vạch, màn hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C.
2.7. Quản lý quan hệ khách hàng & nhà cung cấp – CRM & SRM
Quản lý dịch vụ khách hàng đầy đủ từ khâu ghi nhận đầu mối/tiềm năng bán hàng, phân tích khách hàng cho đến quản lý tài khoản, lịch tiếp xúc và xúc tiến bán hàng. Hỗ trợ tiếp thị tự động: eMarketing (Web, eMail), Mobile Marketing (Sms), Call center. Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau bán hàng từ trả lời thắc mắc, hướng dẫn sử dụng đến ghi nhận yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng,… Tích hợp quản lý bán hàng, mua hàng, kho, kế toán giúp kết nối các bộ phận.
2.8. Quản lý sản xuất – Manufacturing Management
Hỗ trợ đầy đủ các phương thức quản lý tiên tiến: quản lý đa định mức nguyên vật liệu, đa công đoạn sản xuất, đa nguồn lực sản xuất,… Tích hợp đầy đủ các phương thức tính giá vốn hàng hóa, chi phí sản xuất,…Cho phép tự thiết lập các quy tắc sản xuất tự động hoặc tự đề xuất mua nguyên vật liệu, tồn kho tối thiểu, tối ưu… Tích hợp hoàn toàn với quản lý kho, kế toán, mua/bán hàng, nhân sự.
Xem thêm phân hệ nhằm quản lý sản xuất hiệu quả
2.9. Quản lý kho hàng – Stock Management
Cho phép quản lý nhiều địa điểm kho, loại kho… cho phép chuyển đổi nhiều đơn vị tính, quản lý nhập/xuất hàng, kiểm hàng, tình trạng giao hàng, chuyển kho nội bộ, tra cứu tồn kho thực tế, số lượng tồn nhưng đã được khách hàng đặt mua, số lượng hàng đặt mua sắp về, giá trị tồn kho, tồn kho tối ưu … Tích hợp hoàn toàn với sản xuất, kế toán, mua/bán hàng.
2.10. Quản lý nhân sự và tính lương – Human Resoucre & Payroll
Quản lý toàn diện các quy trình và nghiệp vụ nhân sự như: Quản lý cơ cấu nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý kĩ năng, kinh nghiệm, quản lý tuyển dụng và đào tạo, đánh giá năng lực nhân viên, quản lý lịch làm việc/công tác (timesheets), quản lý chi phí, nghỉ phép, nghỉ lễ, bảo hiểm, chấm công và tính lương tự động… Tích hợp hoàn toàn với kế toán, sản xuất, dự án.
2.11. Quản lý tài liệu chứng từ – Document Management
Hệ thống và phân loại hồ sơ tài liệu nội bộ, giúp chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn, rất hữu ích trong việc theo dõi quản lý các tài liệu như tài liệu dự án, sản phẩm, hợp đồng, kế hoạch, … giúp tiết kiệm thời gian và tránh “mất” tài liệu.
2.12. Hệ thống báo cáo, biểu đồ – Reporting & Dashboard
Báo cáo thống kê kèm theo ở mỗi phân hệ, đồng thời cho phép lập báo biểu dưới dạng biểu đồ rất trực quan và hữu ích cho việc theo dõi các chỉ số, danh sách công việc và các thông tin thường dùng, hỗ trợ cho công tác quản trị và ra quyết định…
2.13. Kinh doanh thông minh – Business Intelligence
Hệ thống BI cho phép doanh nghiệp khai thác toàn bộ dữ liệu trong Phần mềm ERP để lập các báo cáo về khách hàng, về thị trường, về sản phẩm, về đối tác … nhằm hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và ra quyết định, cắt giảm chi phí và phát hiện các cơ hội kinh doanh mới.
WINERP.VN – HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỔNG THỂ
Bạn đang quan tâm đến các tính năng, module có trong một hệ thống ERP hoàn thiện, bài viết này sẽ liệt kê chi tiết những tính năng có trong phần mềm. Toàn bộ những tính năng này cũng đều có tại Win ERP, một giải pháp Saas-ERP hoàn thiện phục vụ cho SMEs với giá rẻ, chỉ từ 1 triệu đồng/tháng.
1. TÍNH NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ
– Quản lý tuyển dụng
– Quản lý các phòng ban
– Quản lý thông tin nhân sự
– Quản lý hồ sơ nhân sự
– Quản lý bảo hiểm
– Quản lý nghỉ phép
– Quản lý chấm công
– Quản lý lịch họp, lịch hẹn, lịch làm việc (đồng bộ với Google)
– Quản lý lương thưởng
– Quản lý chat nội bộ
– QUẢN LÝ TỪNG TÁC ĐỘNG của nhân sự trên hệ thống realtime
– Quản lý, phân quyền nhân sự trong hệ thống ERP
– …
2. TÍNH NĂNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
– Quản lý thông tin khách hàng
– Quản lý trạng thái khách hàng (phễu trạng thái – leads)
– Quản lý thông tin đơn hàng (chi tiết từng tác động tại hệ thống)
– Quản lý kênh bán hàng (kiểm soát, đo lường)
– Quản lý báo giá
– Quản lý hóa đơn
– Quản lý/theo dõi công nợ
– Quản lý hoạt động khuyến mãi
– Quản lý hoạt động giao hàng, chuyển phát
– Quản lý nhóm khách hàng (chương trình tích điểm)
– …
3. QUẢN LÝ KHO
– Quản lý nhập hàng
– Quản lý xuất hàng
– Báo cáo xuất-nhập-tồn
Đặc biệt:
– Quản lý nhiều kho
– Quản lý đa dạng sản phẩm (chủng loại)
– Quản lý theo lô/date (ngành hàng thực phẩm, mỹ phẩm,…)
– Quản lý theo seri (ngành hàng thiết bị, máy móc,…)
– Sử dụng công nghệ scan barcode để quản lý:
+ Xuất kho
+ Nhập kho
+ Kiểm kho
+ Chuyển kho
4. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP
– Quản lý doanh thu (đồng bộ từ hoạt động bán hàng)
– Quản lý tiền trong các tài khoản (tiền mặt, từng bank,…)
– Quản lý tài sản
– Quản lý chi phí
– Quản lý công nợ
– Quản lý các loại thuế
– Quản lý hóa đơn
– Quản lý lãi-lỗ
– Quản lý dòng tiền
– Báo cáo sổ cái
– …
5. QUẢN LÝ CÔNG VIỆC – QUẢN LÝ DỰ ÁN – TƯƠNG TÁC NỘI BỘ
– Giao tiếp nội bộ tại hệ thống (không sử dụng mạng xã hội tránh sao nhãng)
– Tạo các nhóm chat, theo từng phòng ban
– Lên kế hoạch dự án, công việc
– Lên quy trình đào tạo nhân sự, hướng dẫn/mô tả công việc
– Tạo từng task (checklist – công việc nhỏ), giao việc, theo dõi, thảo luận tại task
– …
6. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
– Lên kế hoạch sản xuất
– Định mức nguyên liệu (BOM)
– Quản lý nguyên liệu (thừa, thiếu)
– Quản lý hiệu suất hoạt động sản xuất
– Quản lý hàng hóa sau sản xuất (đồng bộ kho)
7. QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG MARKETING & CRM:
– Tạo website, tạo landing page kéo thả tại hệ thống ERP
– Tạo UTM, đo lường từng chiến dịch marketing đổ leads về phễu
– Kênh tiếp nhận leads đa kênh tập trung tại hệ thống ERP (từ các form, website,…)
– Phễu Bán Hàng (quản lý từng trạng thái các cơ hội – leads)
– Gửi Email Báo Giá, Email CSKH, Email Marketing tại hệ thống
– Gửi SMS xác nhận, SMS CSKH, SMS Marketing tại hệ thống
– Kết nối tổng đài, tích hợp Auto Calls (Gọi tự động – đang update…)
– Quản lý chi tiết thông tin khác hàng (chăm sóc, nhắc nhở, chúc mừng sinh nhật,… thông qua các cổng email/sms/call)
– …
Đặc biệt: tích hợp Bigdata ứng dụng vào hoạt động marketing tại hệ thống ERP, 65 triệu leads với các trường thông tin chi tiết để tiếp cận khách hàng tiềm năng tại hệ thống (giải pháp độc quyền tại WinERP)
8. QUẢN LÝ ĐIỂM BÁN LẺ – QUẢN LÝ CHUỖI (POS)
– Quản lý các điểm bán lẻ, chuỗi hệ thống
– Tích hợp phần mềm quản lý bán hàng (POS – đồng bộ dữ liệu với ERP)
– Quản lý kho, giám sát hàng tồn kho tại từng điểm bán
– Quản lý đơn hàng phát sinh tại từng điểm bán
– Tạo & in hóa đơn
– Quản lý các phương thức thanh toán linh hoạt
– Quản lý từng ca bán hàng
– Quản lý hiệu suất nhân viên
– Linh hoạt tạo & quản lý các chương trình khuyến mãi
– Tích hợp với mọi thiết bị phần cứng
– Xem báo cáo doanh thu toàn bộ hệ thống real time
– …
9. CÁC TÍNH NĂNG QUẢN LÝ KHÁC TẠI PHẦN MỀM ERP
– Quản lý chi tiết hoạt động mua hàng
– Quản lý hoạt động bảo trì
– Quản lý tài liệu, hồ sơ nội bộ
– Quản lý quy trình làm việc từng phòng ban
– Tạo nội dung khảo sát, training nhân sự tại hệ thống
– Tạo livechat & gắn trên website, đổ leads về phễu bán hàng quản lý
– Trang ghi chú cá nhân từng nhân viên tại hệ thống (quản lý notes, công việc cá nhân)
– …
Liên hệ atpsoftware để được tư vấn nha!
