Hướng dẫn doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng chi tiết! – Với thời đại công nghệ số phát triển, tiện ích từ các hoạt động trực tuyến dành cho mọi người ngày càng tăng cao. Nếu trước kia việc kê khai và nộp thuế phải trực tiếp tại các cơ quan thuế thì hiện nay với ứng dụng kê khai thuế qua mạng đã làm đơn giản hóa và tiện ích hơn trước rất nhiều. Trong bài viết này, ATP Software sẽ hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế qua mạng giúp bạn thuận lợi trong công việc.
Kê khai thuế qua mạng là gì?
Kê khai thuế qua mạng là hình thức cho phép người nộp thuế kê khai trên máy tính và gửi những số liệu đó qua mạng internet tới cơ quan thuế mà không phải đến trực tiếp để kê khai. Đây là một hình thức hiện đại, văn minh, tiết kiệm thời gian của mọi người và không còn những thủ tục, giấy tờ rườm rà nhưng vẫn đảm bảo được tiến độ và độ chính xác.
Tại sao doanh nghiệp cần kê khai thuế online?
Thực tế, đối với nhiều quốc gia đang phat triển, đóng góp lớn vào ngân sách Nhà nước là từ các doanh nghiệp. Ngya cả nhiều nước công nghiệp phát triển, tỷ lệ đóng góp của doanh nghiệp này vào tổng thu nhập quốc dân cũng khá lớn. Tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) mà các doanh nghiệp (DN) trong Bảng xếp hạng đã đóng góp vào ngân sách nhà nước (NSNN) đạt 110.027 tỷ đồng, chiếm 62,59% trên tổng số thuế TNDN của cả nước năm 2017, tăng 8,45%. Do đó, việc thực hiện quản lý thuế đối với doanh nghiệp lớn là rất cần thiết. Để quản lý thuế đối với doanh nghiệp lớn có rất nhiều nội dung cần thực hiện, trong đó nội dung 100% doanh nghiệp lớn kê khai thuế qua mạng là một yêu cầu cấp bách để thực hiện công tác quản lý thuế doanh nghiệp ở Việt Nam.
Một số Chi phí phát sinh khi sử dụng khai thuế qua mạng
Chi phí cho chữ ký số
- Chi phí một lần cho thiết bị token khi đăng ký
- Chi phí duy trì chứng thực
Chi phí việc sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai thuế qua mạng:
Người nộp thuế có quyền lựa chọn:
- Sử dụng phần mềm iHTKK (của Tổng Cục Thuế): Miễn phí.
- Hoặc sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai của các đơn vị dịch vụ T-VAN: Có trả phí.
Trình tự đăng ký sử dụng khai thuế qua mạng
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số chính là thông tin đi kèm theo dữ liệu ( dữ liệu có thể là văn bản: word, excel, pdf…; hình ảnh; video...) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Nó cũng có thể được hiểu như con dấu điện tử của doanh nghiệp. Vì vậy, chữ ký số được dùng trong tất cả các giao dịch điện tử của các doanh nghiệp và cá nhân nói chung và trong lĩnh vực kê khai thuế nói riêng.
Tính bảo mật của chữ ký số
Xét về mặt kỹ thuật, Chữ ký số dựa trên hạ tầng mã hóa khóa công khai (PKI) mà trong đó quan trọng nhất đó là thuật toán mã hóa công khai RSA. Do đó, công nghệ này đảm bảo rằng Chữ ký số mà bạn tạo ra là duy nhất không thể giả mạo được và chỉ có người sử hữu khóa bí mật này mới có thể tạo được Chữ ký đó.
Lợi ích cho người nộp thuế khi sử dụng chữ ký số là gì?
Theo quy trình thì cứ đến kỳ là người nộp thuế sẽ phải điền thông tin vào tờ khai và sẽ phải mang trực tiếp đến cơ quan thuế để nộp.Vì thế, người nộp thuế sẽ mất nhiều thời gian chờ đợi để làm thủ tục, tốn nhiều thời gian. Vì thế sử dụng chữ ký số trong kê khai thuế sẽ nhanh chóng, khoa học và tiết kiệm được nhiều chi phí hơn cho các doanh nghiệp.
Người nộp thuế cần có những điều kiện gì để thực hiện nộp hồ sơ khai thuế online
Người nộp thuế có đủ các điều kiện sau đây được tự nguyện đăng ký nộp hồ sơ khai thuế qua mạng internet:
- Là những tổ chức/ cá nhân đẫ được cấp mã số thuế và đang kê khai nộp thuế thường xuyên.
- Tổ chức/ Cá nhân đã được cấp chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực Chữ ký số công cộng của Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động.
- Thực hiện lập hồ sơ khai thuế bằng phần mềm ứng dụng Hỗ trợ kê khai iHTKK của Tổng Cục Thuế (miễn phí) hoặc phần mềm hỗ trợ kê khai của các đơn vị làm dịch vụ T-VAN (có trả phí sử dụng) để kê khai thuế qua mạng.
- Tổ chức/ Cá nhân có khả năng truy cập và sử dụng mạng internet và có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định với cơ quan thuế
Cụ thể:
Bước 1: Bạn phải có 1 chữ ký số
- Trong trường hợp bạn chưa có Chữ ký số để khai thuế, bạn cần phải thực hiện đăng ký mới 1 gói dịch vụ để tạo 1 chữ ký số riêng cho doanh nghiệp của mình.
- Trên thị trường hiện tại có các thương hiệu Chữ ký số sau bạn có thể tham khảo: Viettel-CA, VINA-CA, CK-CA, Nacencomm-CA, FPT-CA, VNPT-CA, BKAV-CA, Newtel-CA, Safe-CA. Công bằng mà nói thì bạn nên chọn nhà cung cấp nào có khâu hỗ trợ tốt nhất để sử dụng, tránh gặp phiền toái về sau này.
- Để có được sự hỗ trợ tốt và tiện lợi nhất khi sử dụng bạn cần cân nhắc lựa chọn cho mình nhà cung cấp dịch vụ tốt, tránh những lỗi không mong muốn mang lại bất tiện trong quá trình thực hiện sau này.
Bạn có thể tham khảo các Bảng Giá của 04 nhà mạng này như sau :
Bước 2: Bạn phải có 1 máy tính có kết nối mạng Internet
– Máy tính của bạn nên sử dụng các hệ điều hành Windows như WinXP, Win7, Win8,…
– Kết nối Internet của bạn phải đảm bảo ổn định nhằm giúp quá trình nộp thuế qua mạng nhanh chóng hơn.
Bước 3: Bạn phải đảm bảo cài đặt phần mềm kê khai thuế HTKK trên máy tính của bạn
Một thực tế, khi các doanh nghiệp/ tổ chức cừa mới thành lập có số lượng hóa đơn phát sinh hàng thàng ít hoặc thậm chí không có thì việc thuê nhân viên kiểm toán là một việc tốn nhiều chi phí không cần thiết. Vì vậy, tự họ có thể chọn giải pháp này để thực hiện các thủ tục kê khai thuế 1 cách đơn giản nhất. Mà không tốn nhiều chi phí thuê nhân lực.
===>Toàn bộ quy trình cài đặt phần mềm khai thuế HTTK sẽ được hướng dẫn ở dưới đây:
Bước 1: Quý khách vui lòng vào Website của tổng chục thuế.
Để tải về phần mềm khai thuế HTTK như hình dưới đây:
Bước 2: Khi đã tải về thành công hãy giải nén sẽ nhận được thư mục như hình bên dưới. Sau đó ấn đúp vào [ setup.exe ] để tiến hành cài đặt phần mềm HTTK.
Bước 3: Chọn [ Cai dat nang cap ung dung ] như hình ( để đảm bảo dữ liệu cũ không bị mất từ các phiên bản HTTK cũ ). Sau đó chọn [ Tiếp tục ] để tiến hành cài đặt.
Phần mềm sẽ tự động cài đặt. Và chờ quá trình cài đặt được hoàn tất để có thể dụng.
Bước 4: Khi quá trình cài đặt xong, Quý khách vui lòng ấn [ Finish ] để hoàn thành quá trình cài đặt.
Bước 5: Tiến hành đăng ký tài khoản kê khai thuế, nộp tờ khai thuế qua mạng
Đăng ký tài khoản với cơ quan thuế
- Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn chưa có tài khoản thì bắt buột bạn phải đăng ký một tài khoản khai thuế qua mạng và lưu ý là việc này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất. Thông thường thì các đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số sẽ hỗ trợ bạn thực hiện công việc này khi họ cung cấp thiết bị nên bạn không cần phải lo lắng. Tuy nhiên, bạn “phải nhớ” yêu cầu nhân viên dịch vụ chữ ký số bàn giao mật khẩu đăng nhập trang thuế và Mã PIN TOKEN tại thời điểm bàn giao thiết bị.
- Sau đây, ATP sẽ hướng dẫn bạn các bước để đăng ký tài khoản kê khai thuế online:
Bước 01: Cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính của bạn, sau khi cắm thiết bị nếu góc phải dưới màn hình xuất hiện một biểu tượng (icon) nhỏ thì chứng tỏ máy tính bạn đã nhận diện được thiết bị, nếu không thì bạn phải cài phần mềm hỗ trợ kết nối thiết bị trên máy tính.
Bước 02: Mở trình duyệt IE (Internet Explorer)
(Theo khuyến nghị, để quá trình khai thuế qua mạng được ổn định, ít phát sinh lỗi thì các bạn nên chọn phiên bản IE8, trường hợp phiên bản thấp hơn thì tiến hành nâng cấp, còn nếu phiên bản cao hơn thì có thể hạ version (downgrade) về lại phiên bản thấp hơn). Tuy nhiên trên thực thế bạn vẫn có thể khai thuế trên các trình duyệt sau : Trình duyệt Internet Explorer : version 7,8,9,10,…trở lên, Trình duyệt Firefox, – Trình duyệt Chrome
Trong bài viết này Chúng tôi sẽ sử dụng trình duyệt IE để hướng dẫn các bạn khai thuế.
Bước 03: Mở trình duyệt IE và truy cập website http://nhantokhai.gdt.gov.vn (hoặc http://kekhaithue.gdt.gov.vn) và nhấp chọn mục Đăng Ký như hình dưới đây.
Bước 4: Nhập các thông tin về Mã số thuế, Điện Thoại, Email trên giao diện như minh họa dưới đây:
Lưu ý : Địa chỉ Email bắt buộc phải chính xác vì các thông tin xác nhận tài khoản, mật khẩu, và các thông báo thuế về sau này sẽ được gửi đến email này.
Bước 5 : Nhấn Tiếp Tục, sẽ xuất hiện cửa sổ sau
Bạn hãy nhập mã Số PIN token vào.
Lưu ý: Tùy theo từng nhà mạng mà mã Số PIN token sẽ khác nhau, ví dụ mặc định các nhà mạng VINA-CA, CK-CA, VNPT-CA thì mã PIN là 12345678, mật khẩu mặc định của Viettel là viettel-ca, mã PIN này thường được các đơn vị cung cấp dịch vụ cung cấp cho bạn ngay khi bàn giao thiết bị.
Khi đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu từ thiết bị USB Token để nạp vào hệ thống. Dưới đây là một ví dụ minh họa các thông tin của DN mà cơ quan thuế thu thập :
– CQT: Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh
– Tên NNT: …
– MST: …
– Đăng ký khai thuế điện tử từ ngày: …
– Số serial CTS: …
– Tên tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng:
– Thời hạn sử dụng CTS: từ ngày … đến ngày …
– Địa chỉ thƣ điện tử: ….
– Điện thoại: …
Thiết lập thông tin trên hệ thống kê khai
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống kê khai.
Thực hiện đăng nhập hệ thống khai thuế qua mạng để khai thuế
Bước 2 : Đổi mật khẩu
Người Nộp Thuế thiết lập bước này nếu đây là lần đầu đăng nhập hệ thống hoặc khi có nhu cầu thay đổi mật khẩu.
Bước 3 : Đăng ký các loại tờ khai
Những lợi ích mà khai thuế qua mạng mang lại
- Giúp doanh nghiệp giảm chi phí,thời gian di chuyển đến cơ quan thuế: Trong thời buổi bận rộn không phải ai cũng có quá nhiều thời gian để chạy đên cơ quan thuế để nộp thuế. Việc kê khai thuế qua mạng giúp giảm thiểu nhiều chi phí phát sinh và người nộp thuế có thể nộp hồ sơ khai thuế 24/24 giờ trong ngày, 7/7 ngày trong tuần mà không lệ thuộc giờ làm việc hành chính của cơ quan thuế. Bạn có thể kê khai thuế mọi lúc mọi nơi trên đường truyền internet
- Tránh được các thủ tục rườm rà khi mua hóa đơn: Hồ sơ khai thuế qua mạng có tính pháp lý cao, dễ tổ chức lưu trữ lâu dài, giảm chi phí giấy tờ, in ấn, giảm chi phí thời gian nộp hồ sơ cho người nộp thuế.
- Ngoài ra, khi thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế, người nộp thuế có thể được cung cấp thêm những tiện ích khác thông qua cổng điện tử của cơ quan thuế. Trong trường hợp bị mất dữ liệu hồ sơ khai thuế , người nộp thuế có thể đề nghị cơ quan thuế hỗ trợ cung cấp ngược lại hồ sơ mà mình đã gửi trước đây.
- Khi nộp hồ sơ khai thuế qua mạng, cơ quan thuế sẽ xử lý cập nhật dữ liệu tự động, tránh được sai sót trong khâu nhập tin, tạo điều kiện cho cơ quan thuế lưu trữ hồ sơ dạng điện tử, tiết kiệm được NSNN trong công tác luân chuyển, lưu trữ hồ sơ.
- Cập nhật luật thuế liên tục.
- Giảm tải công việc cho chi cục thuế
Giải pháp hữu hiệu để kê khai thuế qua mạng
Nằm trong chiến lược cải cách hiện đại hóa ngành thuế đến năm 2020, trong thời gian tới cơ quan thuế cần thực hiện một số nội dung sau để thực triển khai thành công việc khai thuế qua mạng đối với tất cả NNT, trong đó có mục tiêu 100% số lượng DNL thực hiện khai thuế qua mạng nhằm góp phần thực hiện tốt công tác quản lý thuế đối với DNL:
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền về lợi ích của khai thuế qua mạng và sử dụng chữ ký số
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống, nâng cấp hạ tầng mạng, đường truyền thiết bị cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế đảm bảo hệ thống hoạt động nhanh, ổn định
- Đẩy mạnh triển khai hệ thống khai thuế qua mạng đối với các địa phương đã có đầy đủ điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng về công nghệ thông tin
- Từng bước hoàn thiện khung pháp lý về khai thuế điện tử nhất là việc sử dụng hồ sơ điện tử đối với các doanh nghiệp.
Chỉ khi nào hồ sơ điện tử của doanh nghiệp được sử dụng phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thì lúc lấy giá trị của công việc khai thuế qua mạng mới được thể hiện đầy đủ đối với NNT.
Tâm Trần – ATPSOFTWARE
