Là CEO của một doanh nghiệp bạn cần phải biết cách quản trị 6 vấn đề lớn của doanh nghiệp đó là quản trị chiến lược, quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị vận hành và pháp lý. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu cơ bản về vấn đề quản trị vận hành một doanh nghiệp là như thế nào.
Với một doanh nghiệp thông thường sẽ có các bộ phận như:
- Bộ phận tài chính
- Bộ phận kinh doanh
- Bộ phận nhân sự
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận sản xuất
- Bộ phận Chăm sóc khách hàng…
Với mỗi bộ phận trên sẽ luôn có các quản lý cấp trung đó chính là các Trường phòng.
Vậy làm sao để quản lý vận hành được các phòng ban hoạt động một cách nhịp nhàng? CEO cần phải nắm vững 3 bước sau đây.
Ba bước căn bản để vận hành doanh nghiệp
Bước 1: CEO phải biết mình cần và muốn gì?
Khi giao việc cho các trưởng phòng, CEO cần phải biết chính xác KPI con số cụ thể áp cho bộ phận là gì? Thì như vậy các trường phòng mới có thể dựa vào KPI đó để đưa ra các chiến lược, kế hoạch phù hợp cho tuyến dưới.
Bước 2: Xây dựng báo cáo mẫu cho các trưởng phòng
Do CEO không đưa các form mẫu chung của báo cáo nên các trưởng bộ phận sẽ không thể biết mình cần báo cáo gì và cách báo cáo sẽ khác nhau giữa các bộ phận. CEO cần đưa các khuôn mẫu báo cáo theo tuần, tháng, quý,…
Bước 3: Đọc hiểu báo cáo
CEO phải biết đọc hiểu báo cáo để biết được doanh nghiệp của mình đang có sức khỏe như thế nào?
Qua các thông số trong báo cáo, CEO sẽ nắm được bộ phận nào đang hoạt động tốt, bộ phận nào đang giảm hiệu suất để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các công việc của CEO để quản lý doanh nghiệp vận hành tự động
Xác định tầm nhìn sứ mạnh của Doanh nghiệp
Khi tạo ra doanh nghiệp, CEO đầu tiên phải vẽ ra tầm nhìn sứ mệnh dài hạn của doanh nghiệp trong 10-20 năm nữa như thế nào. Sau đó lập ra các kế hoạch trung – ngắn hạn (các cọc mục tiêu) trong 1- 3-5 năm tới v.v…
Mục tiêu mỗi năm
Mục tiêu mỗi năm phải là mục tiêu khả thi, có khả năng thực hiện được dựa vào nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Thế nào là mục tiêu khả thi?
Mục tiêu khả thi là mục tiêu mà xã hội đang có nhu cầu và đo lường được. Khi thị trường có nhu cầu thì bạn xác định các đối thủ cạnh tranh. Sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra có lợi thế gì so với các đối thủ và giải quyết nhu cầu gì của thị trường?
Sau khi trả lời được các câu hỏi trên thì doanh nghiệp phải tính đến nguồn lực của mình. Nguồn lực của doanh nghiệp là gì?
- Nguồn lực về con người ( trí lực – sức lực)
- Nguồn lực về cơ sở vật chất, công nghệ
- Nguồn lực về tài chính
Khi mục tiêu năm khả thi thì CEO bắt đầu lên kế hoạch kinh doanh theo năm từ bảng kế hoạch trình lên từ trường phòng kinh doanh. Một điều vô cùng quan trọng trong bước lập kế hoạch kinh doanh đó là CEO phải biết thẩm định tính khả thi của kế hoạch kinh doanh do trường phòng kinh doanh đề xuất.
Quản trị rủi ro
Khi lập kế hoạch kinh doanh CEO cần phải tính đến những rủi ro khi thực hiện kế hoạch, đó là vai trò của quản trị rủi ro trong doanh nghiệp.
Để tính được nguồn lực dự phòng để quản trị rủi ro, CEO cần phải tính toán chính xác nguồn lực của doanh nghiệp đang có gì.
Quản trị vận hành
Sau khi đã có bảng kế hoạch kinh doanh, CEO cần phân bổ những chỉ tiêu, con số cho các bộ phận và lập ra các form mẫu báo cáo chuẩn để các trưởng phòng dựa vào đó để báo cáo tuần, tháng, năm v.v…
Vận hành doanh nghiệp tự động nghĩa là gì?
Một doanh nghiệp được quản trị vận hành tự động nghĩa là
Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp phải biết vai trò của mình trong bộ máy doanh nghiệp, họ cần làm gì trong hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải có bộ quy trình rõ ràng để mỗi nhân viên biết được cách làm công việc hiệu quả.
Doanh nghiệp phải có công cụ quản lý doanh nghiệp phù hợp để tránh chồng chéo, thất thoát nguồn lực. Giúp CEO quản trị tổng quan mọi khía cạnh của doanh nghiệp dễ dàng nhanh chóng.
Lợi ích lâu dài của việc quản trị vận hành tự động
Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, nếu như mỗi cá nhân, mỗi bộ phận đều biết được nhiệm vụ của mình và cách thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung thì doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế cạnh tranh trên thương trường rất lớn.
Doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đi đến mục tiêu đã đề ra và phát triển xa hơn nữa.
Đối với cá nhân mỗi con người
Tương tự với mỗi doanh nghiệp thì mỗi cá nhân nếu biết được mục tiêu dài hạn – trung hạn – ngắn hạn của mình là gì? Biết cách tận dụng nguồn lực hiện có của bản thân, lập kế hoạch phù hợp và thực hiện nó mỗi ngày thì cá nhân đó sẽ phát triển rất nhanh song song với đó là tạo ra nguồn thu nhập tốt hơn đáp ứng các nhu cầu của cuộc sống.
Nguyên Phong – Tổng hợp
