Thông cáo báo chí là một trong những công cụ cần thiết để thu hút sự quan tâm của giới báo chí, truyền thông đến đưa tin tức, sự kiện của bạn gần hơn với công chúng, bạn đọc. Tuy nhiên liệu bạn đã hiểu đúng về thông cáo báo chí là gì chưa ? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để nắm cho mình những kiến thức nền tảng của thông cáo báo chí cũng như những chiến thuật để có một bài thông cáo báo chí ấn tượng.
Thông cáo báo chí là gì?
“Thông cáo báo chí (press release) – TCBC là một thông báo chính thức mà một đơn vị muốn truyền tải tới giới truyền thông”. – Theo HubSpot
Thông cáo báo chí là công cụ đắc lực với các thương hiệu khi làm PR. Đây được coi là phương thức đạt kết quả tốt giúp các marketers kể một câu chuyện của riêng mình và hướng công chúng đến với họ theo cách độc đáo riêng. đáng chú ý, trong thời đại 4.0 như vào thời điểm hiện tại, thông cáo báo chí cũng ít nhiều thay đổi. Giờ đây, người nhận thông cáo báo chí của bạn không những là các nhà báo được biết đến từ các đơn vị báo chí, truyền thông mà còn là những người tiêu dùng, khách hàng – những người đang tìm kiếm những nguồn thông tin đáng tin cậy để quyết định mua hàng. Vậy làm thế nào để có được một bài thông cáo báo chí ấn tượng với đến công chúng?
Vai trò của thông cáo báo chí đối với công ty
Thông cáo báo chí đóng nhiệm vụ như trợ thủ đắc lực mang trong mình vai trò quảng bá, PR trong các công ty. Đây được xem là cách thức đạt kết quả tốt lớn góp một phần tăng sức quan tâm, lôi cuốn của phía truyền thông và đến gần hơn tới công chúng.
Khi một doanh nghiệp muốn mở rộng độ phủ sóng cho thương hiệu của mình, PR là một cách thường sử dụng nhất để tác động mọi người trên các phương tiện truyền thông đại chúng như: tạp chí, truyền hình, đài phát thanh,.. Cách PR này quá đỗi thân thuộc nhưng không ai không phủ nhận được kết quả thành công về lan tỏa phạm vi truyền thông và ảnh hưởng của nó đến mọi người là rất cao.
Chính Mỗi lần như thế này, thông cáo báo chí lại càng khẳng định được tầm quan trọng của mình trong việc làm ra sức hút cho giới báo chí, truyền thông đưa tin về hoạt động sự kiện, tổ chức hay ra mắt sản phẩm/ dịch vụ mới,… Thông cáo báo chí làm tốt nhiệm vụ nhiệm vụ này một cách đạt kết quả tốt rõ ràng.
Nên gửi Thông cáo báo chí khi nào
TCBC là một công cụ PR hiệu quả, tuy vậy không nên dùng TCBC để gửi bừa bãi, tùy tiện. Chỉ nên gửi TCBC ở một trong những trường hợp sau.
- Khi công ty có buổi tổ chức sự kiện cần thiết mang tầm ảnh hưởng lớn
- Khi công bố giải thưởng mà cá nhân hoặc doanh nghiệp đạt được.
- Khi tổ chức sự kiện công bố các thành tựu nghiên cứu mới
- Khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới.
Những vấn đề quan trọng cho 1 thông cáo báo chí là gì?
Cấu trúc
- Tiêu đề: Tên của thông cáo báo chí
- Thông tin liên hệ: Tên và thông tin liên hệ của người có nhiệm vụ với báo chí
- Địa điểm: Địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thông tin chính: Nội dung chính của thông cáo báo chí là gì và lý do diễn ra sự kiện.
- Bản mẫu
Nội dung
Một thông cáo báo chí cũng cần thuyết phục được đủ yếu tố “5W1H” và tự mình trả lời cho 6 câu hỏi đấy là:
- Who – Ai: đây là phần nắm rõ ràng rõ chủ thể của TCBC, có thể là 1 người hoặc một nhóm người, một đơn vị hoặc tổ chức nào đó…
- What – Cái gì: đây là phần nói về những thong tin, hoạt động xảy ra mà công ty mong muốn công chúng biết và những thú hấp dẫn công chúng.
- Where – Ở đâu: Địa điểm mà sự kiện tổ chức, nên đính kèm bản đồ để giúp cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp.
- Why – Vì Sao: tại sao sự kiện này lại cần thiết và lý do báo chí nên đưa thông tin này đến với công chúng
- When – Khi nào: Sự kiện xảy ra khi nào, nên ghi rất đầy đủ, chi tiết.
- How – Như thế nào: tóm lược nội dung sự kiện để nhà báo kiểm soát.
Các chiến thuật để viết thông cáo báo chí ấn tượng
1. Thông tin mấu chốt của sự kiện đặt trước tiên
Để hướng công chúng cuốn theo sự kiện của bạn thì ngay phần đầu của thông cáo báo chí phải là những thông tin mấu chốt và lôi cuốn nhất của sự kiện. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ liên hệ, hạn chế sử dụng biệt ngữ.
Mở đầu thông cáo báo chí, bao giờ cũng có những thông tin liên lạc (chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); sau đó đến Tiêu đề ( chữ in hoa, nghiêng, đậm); Ngày…tháng…năm; và kế tiếp là nội dung chính. Mở đầu ấn tượng với phần thể hiện thông điệp bài bản sẽ thu hút mọi người tiếp tục theo dõi bài thông cáo báo chí của bạn.
2. Đưa thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau
Thông tin ở nhiều dạng thức khác nhau (multimedia): hình ảnh, video, graphic sẽ giúp nội dung dễ hiểu và tăng trao đổi qua lại nhiều hơn. Bằng việc này cũng thu hút sự chú ý của các báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.
3. Thông tin có ý nghĩa và chọn lọc
Nếu bạn đưa thông tin về từ bé đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát vào thì bài thông cáo báo chí đó rất dễ trở thành một mớ hỗn độn mà người nhận rất khó chắt lọc thông tin.
Thế nên khi viết bạn cần xem xét, chọn lọc những về đề chính, cốt lõi bảo đảm đủ hấp dẫn, lôi cuốn mọi người. Thay vì viết theo hướng mà mình cảm nhận thấy thích thú thì hãy đặt mình vào tâm thế của người đón nhận để hiểu họ cần gì, muốn gì, lúc đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng đến với mọi người hơn.
4. Chọn ra điểm độc nhất
Mỗi ngày, công chúng tiếp cận với hàng chục, hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác nhau, đồng nghĩa với việc sẽ có rất nhiều thông cáo báo chí được gửi đến. Vậy làm thế nào để trong một tập thông cáo báo chí hỗn độn đó công chúng vẫn lưu tâm đến sự kiện của mình?
Hãy chọn ra một khía cạnh, một đặc điểm đặc biệt duy nhất của riêng bạn đưa vào thông cáo báo chí để chắc chắn rằng sẽ tạo ra được hiệu ứng, “chấn động” trong giới truyền thông khiến mọi người tò mò, cụ thể cần tìm hiểu và theo dõi câu chuyện của bạn.
5. Xác định đúng thời gian gửi thông cáo báo chí
Bởi nếu gửi quá sớm hay quá muộn đạt kết quả tốt truyền thông sẽ không đạt như mong đợi. Vì vậy cần gửi thông cáo báo chí vào thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.
Hướng dẫn viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp và ấn tượng
1. Viết thông cáo báo chí như một người làm báo chuyên nghiệp
Một thông cáo báo chí đạt chuẩn là có rất đầy đủ nội dung thông tin hoạt động sự kiện một cách mạch lạc, bài bản và chính xác. Để lôi kéo thêm sức hút cho thông cáo báo chí, bạn có thể dùng giọng văn một nhà báo để kể một câu chuyện có nội dung thu hút. Để có một thông cáo báo chí như một người làm báo chuyên nghiệp, bạn cần quan tâm những vấn đề sau:
- Đi thẳng vào vấn đề chính: Thông cáo báo chí tối kỵ viết lan man, dài dòng cho những vấn đề không ảnh hưởng khiến người đọc mất tập trùng và xao nhãng những thông tin chính. Thế nên, vào thẳng vấn đề chính và giải thích chúng một cách rõ ràng là một điểm cộng để giới truyền thông nắm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí mong muốn đề cập đến.
- Giải thích nội dung mạch lạc, ngắn gọn và rõ ràng: Thông cáo báo chí có giọng văn như một bài báo nên không quá ngạc nhiên khi người viết phải thể hiện ra được sự mạch lạc, súc tích và bài bản qua các nội dung. Hơn nữa, cách giải thích như vậy giúp giới truyền thông rất nhanh nắm bắt Lịch trình hoạt động sự kiện và tiết kiệm được nhiều thời gian cho các việc khác, bởi tính chất công việc của họ rất dày đặc và bận rộn.
2. Thông cáo báo chí cần có giá trị với công chúng
Người biên soạn thông cáo báo chí nên quan tâm đến hai yếu tố:
- Các nội dung cần có sự liên kết và có sức hút đến các đối tượng hướng tới trong thông cáo báo chí.
- Các nội dung cần có mối quan hệ mật thiết tới công ty thể hiện rõ trên thông cáo báo chí.
3. Được đính kèm với những trích dẫn hữu ích
Trích dẫn những thông tin quan trọng là điểm nhấn tạo nên sức hấp dẫn của thông cáo báo chí. muốn làm được việc này, bạn phải hiểu rõ hoạt động sự kiện sắp tới và có một lượng thông tin rộng để có thể ứng dụng vào thông cáo báo chí, đừng biến nó biến thành mớ hỗn độn thông tin.
4. Chủ đề thông cáo báo chí gắn liền với mục tiêu sản phẩm
Điều mỗi nhà báo, phóng viên,… trong giới truyền thông và công chúng chú ý khi đọc một thông cáo báo chíchẳng phải là quy mô của sự kiện hoành tráng cỡ nào mà là những thông tin thiết thực gắn kết giữa công ty và sản phẩm hay dịch vụ.
Do đó, bạn hãy luôn đặt tiêu chí này là một trong những điều quan trọng cần lưu ý. Hãy làm nổi bật những điểm mạnh vượt trội của dịch vụ hay sản phẩm mà doanh nghiệp muốn giới thiệu và đấy cũng là điều giới truyền thông chú ý.
5. Nội dung thông cáo báo chí ngắn gọn, súc tích
Nội dung một thông cáo báo chí tiếp cận đến mọi người nhanh chóng khi tài liệu đó có sự ngắn gọn, rất đầy đủ thông tin và rõ ràng hơn là những bài thông cáo báo chí luyên thuyên văn tự. Bởi xu thế của bạn đọc hiện nay không có thói quen đọc những thông cáo báo chí lam man dài đến cả trang giấy chỉ có liên quan từng nội dung thông báo hoạt động sự kiện của cá nhân, tổ chức hay công ty nào đó. Bởi vậy, người biên soạn thông cáo báo chí nên chọn lọc thông tin kỹ càng và hữu ích.
V. Kết luận
Thông qua bài viết trên chắc hẳn bạn đã có những kiến thức căn bản về thông cáo báo chí. Đọc những thông tin trên, bạn có thể lựa chọn được cho mình cách trình bày vấn đề trong văn bản đấy hợp lý và có tính chiến thuật để quảng cáotăng sức cuốn hút và đạt kết quả cao nhất gây ảnh hưởng đến giới truyền thông và công chúng.
Khanh Nô – Tổng hợp & Edit
