Rất nhiều người cho rằng việc gọi điện thoại cho khách hàng là một việc rất khó khăn. Họ xem chiếc điện thoại như một cái mỏ neo nặng nề mà không ai muốn nhấc lên. Đối với một số người khác, bạn có thể nghĩ rằng chiếc điện thoại của họ bị nhiều con nhện bủa vây hoặc bị tích điện sẵn, bất kỳ ai cũng không muốn đụng vào. Các phản ứng này đều xoay quanh việc sợ bị từ chối. Cứ cho rằng không có nhiều người đủ can đảm để có thể đặt mình vào vị trí bị từ chối. Tuy nhiên, những người làm được điều đó sẽ tìm thấy các giải thưởng về lâu dài bù đắp cho những khó khăn hiện tại mà họ phải trải qua.
Với thái độ đúng đắn và chú ý đến những điều xảy ra, mỗi sự từ chối mà bạn phải đối mặt với sẽ là một kinh nghiệm học tập quý giá. Bạn sẽ học được rằng đâu là những điều không nên nói và khi nào thì không nên thực hiện các cuộc gọi điện. Vấn đề mấu chốt ở đây đó là sau những lần bị từ chối, bạn sẽ rút ra được kinh nghiệm và biết được những gì bạn nên nói và khi nào thì bạn nên thực hiện cuộc gọi. Với mỗi sự từ chối, bạn nên dành ra một chút thời gian để nhanh chóng phân tích tình hình và tìm ra được lợi ích từ nó. Thay vì để nó làm ảnh hưởng đến thái độ của bạn cho cuộc gọi tiếp theo, bạn nên tự hỏi bản thân mình rằng “Cuộc gọi đó đã không thành công. Vậy có cách trình bày nào hay hơn không?”
Với những điều chỉnh đúng, các cuộc gọi của bạn sẽ sớm được đón nhận và việc bị trải nghiệm sự từ chối của bạn sẽ giảm dần. Để giúp bạn tiết kiệm một số thời gian trong quá trình học tập này, đây là 8 điểm mà bạn cần xem xét trước khi thực hiện bất cứ cuộc gọi kinh doanh nào.
1. Phát triển một lời chào chuyên nghiệp.
Đừng chỉ nói xin chào và bắt đầu thực hiện bài thuyết trình trên điện thoại mà bạn không kịp thở hoặc không cho phép bên nghe điện thoại được tham gia vào. Lời chào của bạn nên mang tính trang trọng. Bắt đầu với ông, bà hoặc cô, như trong “Chào buổi sáng, ông Smith.” Hoặc “Chào buổi tối, bà Jones.” Tất cả mọi người khác đều nói, “Xin chào.” Hãy trở nên khác biệt. Và chuyên nghiệp.
2. Giới thiệu bản thân và công ty của bạn.
“Tên tôi là Sally Smith. Hiện tại tôi đang làm việc tại Công ty ABC. Chúng tôi là một công ty địa phương chuyên giúp đỡ các doanh nghiệp như doanh nghiệp của bạn tiết kiệm tiền. “ Đừng nên nói quá chi tiết về công ty. Đừng đề cập đến các sản phẩm của công ty bạn. Bởi nếu bạn làm thế, bạn sẽ tạo điều kiện cho bên kia nói “Ồ, chúng tôi rất hài lòng với những gì chúng tôi đang có. Xin cám ơn” và cúp máy. Bằng cách thực hiện lời giới thiệu chung và đừng nhắc đến các lợi ích, bạn sẽ khơi gọi sự tò mò của các khách hàng tiềm năng và giữ họ ở lại cuộc nói chuyện lâu hơn.
3. Bày tỏ lòng biết ơn.
Luôn luôn nói lời cảm ơn đến các khách hàng tiềm năng của bạn vì họ đã dành cho bạn một vài phút quý báu trong một ngày bận rộn của họ. Hãy nói với họ rằng bạn sẽ không làm lãng phí bất cứ một giây nào của họ. “Tôi muốn nói lời cám ơn đến bạn vì đã chấp nhận cuộc gọi của tôi. Cuộc gọi này sẽ cần một ít thời gian của bạn và sau đó bạn có thể quay về với lịch làm việc bận rộn của mình.” Đừng nói rằng bạn sẽ “làm mất một ít thời gian”. Người nghe điện thoại sẽ cảm thấy không muốn tiếp tục cuộc điện thoại khi nghe thấy bạn nói rằng bạn sẽ lấy gì đó từ họ.
4. Nêu rõ mục đích của cuộc gọi.
Bạn nên cung cấp mục đích của cuộc gọi trong một câu hỏi. “Nếu chúng tôi có thể cung cấp cho bạn một cách để phát triển chất lượng sản phẩm của bạn với mức giá thấp nhất, liệu bạn có cảm thấy hứng thứ để tìm hiểu sâu hơn?” Điều này rất có khả năng đạt được câu trả lời là “Có”. Tại thời điểm này, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu bán một cơ hội gặp gỡ người này hoặc được sự cho phép của họ để cung cấp thêm nhiều thông tin. Đừng bán sản phẩm của bạn ngay lúc này — hãy bán những gì mà sản phẩm của bạn sẽ giúp ích cho họ.
5. Sắp xếp một cuộc gặp mặt.
Hãy yêu cầu một lời xác nhận cho cuộc gặp mặt, có thể trực tiếp hoặc thông qua cuộc điện thoại để có được thông tin bạn cần nhằm cung cấp cho họ một bài thuyết trình cụ thể hơn. Nếu như họ thích thú và muốn lắng nghe bạn thuyết trình ngay tại thời điểm đó, điều đó cũng vẫn được chấp nhận.
6. Nếu như cuộc gặp mặt trực tiếp là một bước thực hiện đúng đắn tiếp theo, hãy sử dụng chiến lược đưa ra các câu hỏi lựa chọn.
Hãy cung cấp cho họ 2 sự lựa chọn “Chào ông Johnson, liệu tôi có thể đến văn phòng của ông vào lúc 2:15 chiều ngày hôm nay để có thể thảo luận sâu hơn hoặc vào lúc 9:45 sáng ngày mai được không? Ông có thể cho tôi biết thời gian nào sẽ phù hợp với lịch trình của ông hơn?”. Bạn không nói, “Khi nào thì chúng ta có thể gặp nhau?”. Khi bạn sử dụng các câu hỏi lựa chọn, bạn sẽ điều khiển việc nhận được một lịch hẹn gặp mặt. Và lưu ý: Khi bạn yêu cầu một cuộc hẹn ngoài giờ làm việc, bạn sẽ được chú ý. Việc thiết lập các cuộc gặp mặt ngoài giờ làm việc cho thấy rằng bạn là một nhân viên bán hàng luôn có mặt đúng giờ và rất tôn trọng thời gian của vị khách hàng tiềm năng mà bạn sắp gặp mặt. Hãy thử thực hiện điều đó.
7. Cám ơn họ đã dành thời gian cho bạn vào ngày hôm nay và cho cuộc gặp mặt sắp tới.
Xác nhận lại ngày, giờ và địa điểm của cuộc hẹn. Hãy hỏi kỹ đường đi nếu cần thiết. Hãy nói với họ rằng bạn sẽ chuẩn bị gì để có thể tận dụng thời gian một cách tốt nhất. Bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ cho họ theo cách sau: “Nếu có vấn đề gì mà tôi cần lưu ý trước khi gặp mặt, Anh/ Chị vui lòng thông báo trước đến tôi theo số (212) 555-1212″
8. Chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Nếu cuộc gặp mặt của bạn sẽ diễn ra trong một vài ngày tới, hãy gửi một bức thư xác nhận ngay lập tức. Nếu cuộc gặp mặt sẽ diễn ra vào ngày mai, hãy gửi một email xác nhận. Giữ cho nội dung ngắn và tích cực.
