Sử dụng file excel quán lý bán hàng là giải pháp tối ưu giúp chủ Shop quản lý tốt các hoạt động kinh doanh. Theo đó cách dùng Excel tương đối dễ.
Hầu hết mọi người đều có thể đơn giản thuần thục. Mặc dù vậy, liệu ứng dụng này có thực sự tốt hoàn toàn? Hãy cùng ATP Software tìm hiểu kỹ về những tính năng phần mềm cũng giống như tìm lời giải đáp câu hỏi trên.
File excel quản lý bán hàng là gì?
File quản lý bán hàng Excel là ứng dụng công nghệ thông tin. Trong việc quản lý các công tác bán hàng như tạo đơn hàng, làm báo giá, soạn hợp đồng mẫu, tổng hợp và thống kê dữ liệu, báo cáo doanh số,… Thay vì cách thức quản lý thủ bình đẳng ghi sổ, chủ cửa hàng nên chọn giải pháp file Excel. Cách này tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chuẩn xác dữ liệu.
Excel sở hữu phong phú hàm, phép tính vi diệu. Giúp đỡ người mới kinh doanh theo dõi và nắm bắt công việc mua bán, nhà phân phối, người mua hàng, hàng hóa, kho vận, công nợ, báo cáo doanh thu, lợi nhuận,..
Mặc dù thị trường hiện nay xảy ra đa dạng phần mềm trực tuyến nhưng app quản lý kinh doanh Excel vẫn được rất nhiều công ty ủng hộ. Giao diện phần mềm kinh doanh bằng Excel không mất phí dễ sử dụng. Khá thân thiện, ít tốn kém khoản chi đầu tư. Đây được xem là lợi thế của Excel. Hướng đến phân khúc chủ cửa hàng hoặc sinh viên mới khởi nghiệp.
Điểm mạnh của phần mềm bán hàng Excel miễn phí
- Các thực hành các bước thân thuộc, dễ dàng cài đặt hàm và phép tính.
- Phần mềm quản lý kinh doanh Excel miễn phí, luôn đã có sẵn, dễ tìm kiếm và thiết lập.
- Bố cục và giao diện dễ dàng sử dụng, trình bày đẹp đẽ, có tính chuyên nghiệp cao.
- Các cấu trúc bảng đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tiện ích.
- File excel quản lý bán hàng là công cụ hàng đầu dành cho những công ty nhỏ, hoạt động kinh doanh đơn giản.
- File excel quản lý bán hàng dễ dàng và tương thích với các thiết bị khác như điện thoại, máy tính bảng.
Nhược điểm khi dùng app Excel trong quản lý kinh doanh
- Excel được dùng miễn phí trên desktop PC. Không cùng định dạng dữ liệu mạng nên tất cả dữ liệu đều được lưu vào một file trên máy tính. Việc này mang lại rủi ro cao cho người sử dụng khi máy tính gặp hư hại. Tắt nguồn bất ngờ, dữ liệu tệp Excel có khả năng bị mất, rất khó để thu thập lại được.
- Công đoạn xuất nhập hàng tương đối khó hiểu và ảnh hưởng đến nhiều phòng ban bộ phận như kế toán, thu ngân, kiểm kho, thủ quỹ,…
- Khi dữ liệu cần lưu trữ khá nhiều và app Excel đang dần trở nên quá sức chứa, máy tinh công việc chậm, làm ảnh hưởng đến tương độ hoạt động.
- Mất thời gian để nhập liệu thủ công, có thể bị sai sót, nhầm lẫn.
- Gây phung phí thời gian và nhân lực do Excel chỉ cho phép một người sử dụng. Không được sử dụng đồng thời như công nghệ điện toán đám mây.
- Yêu cầu người sử dụng phải thành thạo Excel do các hàm, công thức khá phức tạp.
Mục tiêu dùng phần mềm quản lý kinh doanh bằng tệp Excel
Đối với cách ghi chép thủ công, ứng dụng Excel quản lý kinh doanh ra đời được xem là giải pháp tối giản hóa các thực hành các bước kiểm duyệt sản phẩm tiết kiệm thời gian hơn.
Chẳng hạn, chủ shop sẽ biết chuẩn xác số lượng hàng xuất, nhập, tồn mỗi tháng. Từ đấy tính toán, lên kế hoạch nhập hàng để đảm bảo lượng tồn kho tối thiểu.
File Excel quản lý bán hàng cùng lúc đó giúp nhà lãnh đạo nắm được tình hình kinh doanh tại shop. Tổng hợp và thống kê cụ thể số lượng hàng giao đi và nhập về theo từng ca nhân viên.
Từ đây, có thể thấy được ứng dụng file excel quản lý bán hàng miễn phí rất hữu dụng. Giảm thiểu lượng sản phẩm thất thoát, thâm hụt vốn, đảm bảo độ chính xác lên đến 70%.
Hướng dẫn chi tiết dùng app bán hàng miễn phí bằng Excel
Bên cạnh việc download các ứng dụng bán hàng miễn phí bằng Excel. Bạn có thể tự tạo một phần mềm cơ bản để hợp với công việc kinh doanh của shop. Dưới đây là chỉ dẫn từng bước cụ thể cách để tạo tệp Excel quản lý kho.
Trước hết, bạn cần tạo bảng Excel với những cột thông tín sau:
- Ngày tháng bán hàng rõ ràng.
- Tên nhân sự kinh doanh.
- Tên hàng hóa, mặt hàng.
- Số lượng sản phẩm.
- cơ quan tính.
- Đơn giá 1 sản phẩm.
- Thành tiền.
- thông tin người mua hàng.
Ngoài những điều ấy ra, bạn nên tạo thêm cột chú ý để nhắc nhở nhân sự sử dụng các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng thân thiết, hàng hóa đang trong mùa bán hàng,…
So với cột thành tiền, bạn chỉ phải áp công thức: Đơn giá * Số lượng cho ô đầu tiên. Sau đấy kép copy xuống các hàng bên dưới.
Kế đến, bạn nên tạo thêm các cột bổ sung sau để dễ dàng theo dõi và nắm bắt tổng tiền mang lại được đến thời điểm hiện tại.
- Cộng dồn doanh thu.
- Lũy kế cộng dồn hàng: Doanh thu cộng dồn + Phát sinh trong ngày.
Cuối cùng, nhân sự tiến hành nhập các dữ liệu thiết yếu vào app bán hàng bằng Excel không mất phí.
Nhìn bao quát, cách để tạo file excel quản lý bán hàng sử dụng tương đối dễ dàng. Việc này ai cũng có thể làm được và không gây mất nhiều thời gian.
Kết luận
Tóm lại qua bài viết hẳn bạn đã nắm được cách sử dụng file excel quản lý bán hàng. Hãy liên hệ với ATP Software ngay hôm nay để nhận thêm nhiều giải pháp kinh doanh hay bạn nhé!
