Hướng dẫn viết email xin việc chuẩn nhất hạ gục các nhà tuyển dụng

Trong môi trường công nghệ 4.0 như hiện nay thì càng nhiều các nhà tuyển dụng qua email. Nếu “nét chữ nết người” thì cách trình bày mail cũng sẽ phản ánh rất nhiều về tính cách chúng ta có cẩn thận, tinh ý, sáng tạo. Hãy chuẩn bị cho bản thân thật tốt các kiến thức cơ bản cũng như sáng tạo thêm để có thể gây ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng. Dưới đây ATP Software sẽ giới thiệu với bạn vài mail nhỏ để có thể giửi mail xin việc thật chuẩn và ấn tượng nhé!

Chuẩn bị kỹ một vài nội dung trước khi viết mail:

• Giới thiệu bản thân,
• Kỹ năng,
• Kinh nghiệm làm việc,
• Thành tựu (nếu có),
• Thông tin liên lạc,
• CV trong tệp,…

Hướng dẫn cách viết email xin việc, cách gửi cv xin việc qua email

Tên email

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ phần đầu của email. Hãy dùng email thể hiện được họ tên của bạn (hoặc nếu có thể thì phần mở rộng hãy để những điều bạn tự hào nhất, muốn cho người khác biết về bản thân mình. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, thế mạnh của bản thân….

Cú pháp tên email chuẩn:
+ “họ tên + ngày tháng năm sinh+gmail.com/yahoo.com”
+“họ tên + nơi công tác/ học tập + gmail.com/yahoo.com”

Ví dụ:

• thanhtuyenatp259@gmail.com
• tuyenatp.marketing@gmail.com
• tuyenvohr@gmail.com

Những tên email ngắn gọn, dễ nhớ rất dễ tạo thiện cảm đối với người nhận thư.

Tên hiển thị email

Có 2 lỗi phổ biến thường gặp nhất đó chính là không sử dụng tên thật và không viết hoa tên của mình. Đây dù chỉ là lỗi nhỏ, tuy nhiên nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Hãy lưu ý để đặt tên hiển thị email phù hợp thể hiện tính chuyên nghiệp của mình và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Tên hiển thị Email phải là tên thật, trình bày rõ ràng, viết hoa đúng chỗ là bước đầu tiên để học cách viết email xin việc

Để thiết lập lại tên cho đúng chuẩn văn phong, các bạn thay đổi theo hướng dẫn như sau:

Vào Setting (Cài đặt) -> chọn tab Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)

Cách viết email xin việc – Hướng dẫn thay đổi tên hiển thị Email – Bước 1: Vào Setting cài đặt

Bước 2: Chỉnh sửa tên hiển thị sau đó nhấn Save Changes (Lưu thay đổi)

Vậy là hoàn tất việc thay đổi tên hiển thị Gmail của bạn.

Chữ ký email

Nhiều người thường bỏ qua việc để chữ ký email nhưng thực sự với những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, chữ ký email cũng là cách thể hiện sự chăm chút của bản thân thông qua những chi tiết nhỏ nhất. Sau khi bạn đổi tên chuẩn, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách bổ sung chữ ký email.

Ảnh đại diện Email (Avatar Email)

Hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên từng thiết bị

Với thiết bị Android, thay đổi ảnh đại diện Email như sau:

Cách viết email xin việc – hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên android

Thay đổi trên máy tính:

Cách viết email xin việc – hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên máy tính

Với iPhone, iPad

Cách viết email xin việc – hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên iOS

Hoàn tất việc thay đổi ảnh đại diện và đừng quên Save lưu ảnh.

Lưu ý khi đặt ảnh đại diện email

• Không nên để hình ảnh đen trắng, hoặc không để ảnh đại diện bởi việc này sẽ làm mất giá trị email của bạn và rất có thể sẽ được xem như một email ảo. MarketingAI khuyên bạn nên sử dụng ảnh thật của mình một cách rõ ràng và thể hiện được tính cách cá nhân của mình.
• Không để ảnh chụp quay lưng bởi nó thể hiện sự thiếu nghiêm túc cũng như không thể hiện rõ khuôn mặt của bạn.

Tiêu đề Email xin việc

Nếu theo hướng dẫn từ nhà tuyển dụng: Trong tin tuyển dụng, đa phần bên tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Tên –  Ứng tuyển vị trí – Công ty” hoặc một tiêu đề nào đó khác. Khi đó, bạn chỉ cần viết tiêu đề email theo đúng hướng dẫn, yêu cầu của nhà tuyển dụng để họ lọc email dễ dàng hơn, tránh để sót mail.

Với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu tiêu đề email: hoặc bạn tự chủ động gửi mail ứng tuyển. Tiêu đề email nên theo mẫu sau:

Nội dung Email xin việc

Đa phần ứng viên đều mắc sai lầm trong nội dung email xin việc, không nói đến cách trình bày thô sơ và không theo quy chuẩn, điều tối kỵ nhất trong nội dung email xin việc là lỗi chính tả. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn trình bày khoa học và không mắc lỗi chính tả trong nội dung nhé.

Những email với nội dung khô khan và khuôn mẫu, cảm tưởng như “văn mẫu” được sao chép và thay thế từ một văn bản nào đó rất dễ khiến bạn bị trừ điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy thử nghĩ xem, nếu một ngày, bên tuyển dụng nhận được hàng chục, hàng trăm mail ứng tuyển đều với nội dung chung chung như vậy thì thật rất khó để bạn lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Điểm độc đáo giúp bạn trở nên khác biệt và ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng là hãy trình bày mail gửi một cách sáng tạo, đừng lo không đúng chuẩn mực, miễn là bạn đảm bảo được chuẩn tiêu đề mail, thưa gửi rõ ràng, trình bày khoa học, đẹp mắt và đảm bảo những thông tin cơ bản.

Dưới đây là mẫu nội dung email xin việc:

Kính gửi (tên người nhận),

Giới thiệu nhanh về bản thân (ví dụ tên, học trường gì). Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook hay trang tuyển dụng của công ty. Sau đó, tóm tắt ngắn gọn 1 kĩ năng hoặc 1 kinh nghiệm mà bạn cho rằng phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển này. Và điều quan trọng là phải nhớ đính kèm CV và Cover Letter (nếu có). Sau cùng là lời chào và rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty. 

Cách viết email xin việc – nội dung email xin việc phải trình bày khoa học, ấn tượng

Lưu ý trong cách trình bày nội dung email xin việc

• Nên in đậm phần mở đầu, phần kính gửi
• Bố trí các dòng trong nội dung email một cách dễ nhìn, trực quan.
• Nội dung email phải thể hiện thái độ tôn trọng, cầu thị nhưng vẫn phải có sự tự tin, chuyên nghiệp.
• Tuyệt đối không được SAI CHÍNH TẢ.

Những thứ đính kèm cần thiết trong email xin việc

Để email xin việc của bạn thêm phần ấn tượng và độc đáo, hãy gửi đính kèm thư giới thiệu hoặc Cover Letter (nếu có) cùng những chứng nhận thành tích bạn đã đạt được, và chứng tỏ những thế mạnh của mình là rất phù hợp cho vị trí mà công ty đang tuyển. Thêm vào đó, hãy thật cầu toàn và viết bằng thái độ thành kính, mong muốn được cống hiến tài năng cho công ty.

Tên file cv xin việc đính kèm cần đặt nghiêm túc chỉn chu

Khi gửi file mẫu CV xin việc – tức là tệp đính kèm thư của bạn, hãy chắc chắn rằng tên file là của bạn. Tốt nhất tên file cv nên có tên của bạn. Ví dụ tên địa chỉ mail là levanC@gmail.com. Thì tên file CV xin việc nên đặt là CV xin việc Lê Văn C.  Nếu bạn đặt tên hồ sơ xin việc của khác với tên địa chỉ email dễ gây hiểu nhầm cho người nhận, nghi ngờ rằng bạn đang sao chép của người khác, hoặc cẩu thả…

Bên cạnh đó, ứng viên nên chú ý gửi tập tin dạng pdf để đảm bảo quy cách trong tài liệu không bị thay đổi. Có  thể thêm chú thích: “tài liệu ở dạng Word”, điều này ngay lập tức người nhận thư sẽ cảm thấy ứng viên chuyên nghiệp, cẩn trọng. Đó là điểm cộng của bạn ngay từ bước gửi thư xin việc qua email.

Cách viết Email xin việc bằng tiếng Anh

Nếu bạn đã có CV bằng tiếng Anh thì việc viết email nộp đính kèm thư xin việc bằng tiếng Anh chính là điểm cộng tuyệt đối cho bạn lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Thông qua thư xin việc bằng tiếng Anh, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng và trình độ ngoại ngữ của bạn. Điều mà số ít ứng viên làm được.

Những lưu ý khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

Lời chào đầu thư:

Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty/ phía nhà tuyển dụng. Trường hợp bạn biết tên nhà tuyển dụng, lời chào có thể mở đầu là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Khi bạn nắm rõ người nhận thư của bạn là ai thì hãy thêm các tiêu đề cho phù hợp như (Mr., Ms., Dr.)
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.

Tiếp đến là đoạn đầu của Cover Letter. Đây là nơi để bạn giới thiệu công việc bạn ứng tuyển. Trình bày trong 1-2 câu ngắn gọn.

Bố cục bức thư nên bao gồm 4 ý chính sau

Thông tin liên lạc

Thông thường, bạn nên để địa chỉ, số điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ phỏng vấn hoặc hỏi thêm thông tin cần thiết.

Cách viết email xin việc – thông tin liên lạc là một trong 4 ý chính không thể thiếu

Phần nội dung chính

Hầu hết Cover Letter chi gồm 1- 2 đoạn cơ bản, tập trung làm rõ những ý chính sau:

_ Lý do bạn nghĩ mình rất phù hợp với vị trí ứng tuyển này?

_ Kinh nghiệm của bản thân với vị trí ứng tuyển?

_ Lý do chọn công ty này để cống hiến tài năng?

Cuối thư

Tóm lai vấn đề và định hướng đưa ra nếu bạn trúng tuyển vị trí này. Gồm các nội dung chính như:

• Nhắc lại lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
• Định hướng của bạn nếu bạn trúng tuyển vị trí này, kỹ năng, kinh nghiệm của bạn.
• Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, địa chỉ email, số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
• Đừng quên đính kèm bản CV
• Cảm ơn đã dành thời gian cho bạn

Kết thúc mail và chữ ký

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã giành thời gian đọc CV/ email ứng tuyển của bạn. Thể hiện mong muốn, khát khao được thể hiện nhiều hơn khi có cơ hội phỏng vấn. Những câu kết quen thuộc mà bạn có thể tham khảo như:

_ I look forward to hearing from you soon. (tôi mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)

_ I would very much appreciate the opportunity to meet with you and discuss my candidacy further. (tôi mong được gặp bạn để trao đổi nhiều hơn về vị trí này)

_ Thank you for your time and consideration. (cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư)

Tổng hợp

ATP Software