Google Docs, Sheets và Slides sẽ là bộ công cụ hữu ích cho những bạn làm việc văn phòng, những ai cần tạo tài liệu, tính toán bảng tính và làm bài thuyết trình. Và đừng lo vấn đề không có mạng, giờ đây đa số văn phòng đều có mạng, thậm chí mạng tốt thì mới có thể làm việc trôi chảy. Và thế mạnh về khả năng gửi link để nhiều người cùng xem hay chỉnh sửa của Google Docs là vô địch trong thế giới phần mềm văn phòng hiện nay.
Mục lục
Có đủ tool
Với đa số các nhu cầu soạn thảo bình thường, thậm chí làm báo cáo hay soạn slide thuyết trình, Google giờ có gần như đủ đồ chơi cho bạn. Trừ khi tính năng nào quá đặc thù, quá màu mè và quá chuyên biệt thì Docs mới không có mà thôi, nhưng câu hỏi sẽ là liệu bạn có thật sự cần tới chức năng đó trong tài liệu hay không.
Có thể vài năm trước thì Docs thiếu thốn, nhưng giờ đã là năm 2019 rồi và Google lại còn update liên tục bộ công cụ văn phòng này nên bạn có thể kỳ vọng vào những chức năng mới được ra mắt mỗi vài tháng.
Luôn sao lưu, không sợ mất dữ liệu
Vì tất cả mọi ứng dụng văn phòng này đều chạy online, bạn không cần cài đặt gì vào máy nên mọi tài liệu bạn soạn thảo luôn được backup liên tục trên Google Drive. Điều này giúp bạn không phải lo lắng về việc mất tài liệu nếu lỡ cúp điện, hay tệ hơn là khi mất máy tính hoặc máy tính bị hỏng. Đây cũng là lý do chính mà nhiều công ty, ví dụ như công ty mình, yêu cầu nhân viên phải lưu trữ dữ liệu lên Google Drive. Bản thân các tài liệu của cá nhân mình cũng được soạn thảo và lưu thẳng lên Drive cá nhân.
Nếu bạn có một máy tính ở công ty và một máy ở nhà, bạn sẽ càng thấy được sự tiện lợi của Google Drive vì bạn có thể làm việc với cùng 1 file ở bất kì nơi nào bạn muốn mà không gặp khó khăn nào. Thậm chí ngay cả khi đang cầm điện thoại mà chợt nhớ ra cần thêm gì đó vào slide thuyết trình trước giờ họp thì cũng có thể làm được ngay lập tức, không còn cảnh phải copy file qua lại giữa các thiết bị.
Một trong những khó khăn của việc chuyển file tài liệu đi vòng vòng đó là bạn sẽ không thể theo dõi các chỉnh sửa của người khác theo thời gian thực. Bạn buộc phải bật Track Changes lên và khi nào họ gửi lại file cho bạn thì mới biết được cài gì đã thay đổi. Chuyển qua lại như vậy cực kì mất thời gian, trong khi đó Google Docs cho phép nhiều người dùng edit trên cùng 1 tài liệu, và bạn sẽ thấy được ai đang gõ cái gì. Trong những lúc cần làm slide chung, cần mọi người góp ý chỉnh sửa cho tài liệu trước khi phát hành, hoặc khi cần mọi người vào dò xem lỗi công thức tính toán ở đâu thì Google Docs xịn hơn Microsoft Office nhiều.
Thật ra Microsoft Office cũng có công cụ hỗ trợ chỉnh sửa online theo thời gian thực đấy, tuy nhiên cách mà họ làm không thân thiện như Google, ngoài ra bạn phải mua gói Office 365 thì mới làm được vụ chỉnh sửa này. Với nhiều công ty thì đây sẽ là một khoản đầu tư không nhỏ tí nào, trong khi Google Docs thì miễn phí hoặc đã đi kèm theo bộ GSuite khi bạn đăng kí email doanh nghiệp.
Miễn phí!!!
Với người dùng cá nhân thì đây là cái hữu ích nhất. Bộ Google Docs hoàn toàn miễn phí, và bạn chỉ cần có email Google là có thể dùng được. Mặc định dung lượng lưu trữ của bạn là 15GB, nhưng bạn có thể nâng cấp thêm nếu cần với giá rất thấp. Mình thấy Google Drive bây giờ đang là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây có chi phí hợp lý nhất, dễ tiếp cận nhất.
Nếu bạn cần code? Có luôn
Bạn muốn macro? Bạn muốn chạy script trên bảng tính? Google Docs có hỗ trợ hết tất cả những thứ này, và nó thậm chí còn tích hợp được với nhiều dịch vụ online khác so với cái mà Microsoft Office đang có. MS Office dùng ngôn ngữ Visual Basic for Application (VBA), còn Google thì dùng JavaScript. Để học lại cũng không quá mất thời gian đâu.
Khi đã làm quen với App Script, bạn có thể làm được rất nhiều trò hay hơn với bảng tính của mình mà công thức bình thường không giải quyết được.
Với những cái lợi ích như thế này, mình khuyên các bạn nên dùng Google Docs làm công cụ văn phòng chính. Microsoft Office vẫn sẽ cần, nhưng chỉ cho một vài trường hợp làm việc offline hay xử lý các bảng tính phức tạp mà không phải ai cũng có nhu cầu. Nếu bạn chỉ đơn giản là cần một chỗ để gõ văn bảng, làm bảng tính đơn giản kiểu quản lý mua bán nhỏ lẻ hay làm slide thuyết trình thì cứ Google mà phang.
Tác giả: Duy Luân
Nguồn: Tinh tế
Xem thêm:
Vận dụng phong thủy trong văn phòng để tạo hiệu suất công việc cao
Dân văn phòng nên kinh doanh gì để tăng thu nhập?
Hướng dẫn viết CV – Kịch bản viết CV dự phỏng vấn cho sinh viên đi xin việc
