Để cho hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả thì cần phải quản lý bán hàng thật tốt. Tuy rằng, quản lý bán hàng không quyết định hết nhưng nó lại là bước tối ưu lại tất cả các kết quả kinh doanh của chủ shop, doanh nghiệp. Quản lý bán hàng bằng Excel là cách thường thấy ở các chủ shop, doanh nghiệp dùng để thống kê số lượng hàng hóa nhập và tồn kho. Những người mới kinh doanh thường bắt đầu bằng Excel để quản lý các hoạt động bán hàng bởi vì sự phổ biến và tính dễ sử dụng của công cụ này!
Bài viết này, ATP Software sẽ chia sẻ cho bạn kinh nghiệm và cách để quản lý bán hàng bằng Excel cho người mới bắt đầu. Làm sao để quản lý bán hàng với Excel hiệu quả? Quản lý bán hàng với Excel có hiệu quả hay không? Hãy tham khảo bài viết này của ATP để nắm bắt rõ hơn, vì các chia sẻ của ATP rấ hữu ích!
Đọc ngay dưới đây nhé!
Mục lục
Quản lý bán hàng với Excel thế nào là hiệu quả?
Nhằm đơn giản hóa và tối ưu hoạt động quản lý sản phẩm nên các chủ shop, doanh nghiệp lựa chọn quản lý bán hàng với Excel. Là công cụ được phát hành bởi Microsoft Office nên Excel không chỉ phổ biến mà nó còn là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý bán hàng. Bởi tính năng giúp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc ghi chép và cách thực hiện có thể truyền đạt lại để thuê ngoài.
Đối với hàng tồn – xuất và nhập kho thì quản lý bán hàng bằng excel là cách được lựa chọn để thực hiện. Tuy vào hình thức và cách quản lý mà mỗi thao tác quản lý đem lại hiệu quả và lợi ích khác nhau. Nếu quản lý tốt với Excel bạn có thể biết chính xác các sản phẩm nào được bán chạy, sản phẩm nào bán không tốt để từ đó có các chiến lược nhập hàng tối ưu nguồn vốn cho cửa hàng của mình.
Bên cạch đó, thì quản lý bán hàng với Excel hiệu quả thì bạn còn có thể tăng doanh thu cho cửa hàng. Bởi bạn sẽ nắm được thị hiếu của người tiêu dùng cũng như hành vi mua sắm sau khi thống kê qua các con số. Đương nhiên, bạn sẽ quản lý được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng.
Điều chỉnh hàng và chống thất thoát trong kinh doanh là lợi ích mà quản lý bán hàng bằng excel mang lại. Cách làm này đảm bảo tính chính xác rất cao lên đến trên 70% dựa vào các con số thống kê.
Thực hiện quản lý bán hàng bằng Excel như thế nào?
Kỹ năng cơ bản về Excel
Với các hàm tính cơ bản như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm (Lookup),… Các hàm này được sử dụng khá nhiều trong cách thức quản lý bán hàng mà bạn bắt buộc phải dùng nếu quản lý bán hàng bằng Excel. Hãy tự trang bị thêm cho mình các kĩ băng cơ bản về Excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, support.office.com…
Cài đặt Microsoft Office cho máy tính
Chỉ cần bắt đầu từ Office 2013 thì bạn đã có thể quản lý bán hàng với Excel rồi. Các bản Office này thân thiện và chạy ổn định với máy tính nên bạn có thể tải về để thực hành. Vậy là bạn đã có sẵn mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình bằng Excel rồi. Bắt tay vào thực hiện ngay thôi nào!
Bắt đầu quản lý bán hàng bằng Excel
Quản lý các sheet hàng hóa/sản phẩm
Đầu tiên, cần có bảng danh mục sản phẩm, xây dựng danh mục sản phẩm nhằm mục đích đồng bộ các số liệu khi được tìm kiếm hoặc khi báo cáo, thống nhất quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng tránh việc phải gõ đi gõ lại, hạn chế thấp nhất sự nhầm lẫn trước một bảng dài các số liệu khó kiểm soát như “ma trận” trong excel.
Các tiêu đề cơ bản cần có trong bảng danh mục như STT > Mã hàng > Tên sản phẩm > Đơn vị > Số lượng tại thời điểm nhập > giá trị của sản phẩm.
Để quản lý bán hàng bằng excel cũng như xác định số lượng hàng từ khi kiểm đến khi bắt đầu lập liệu bạn rất có thể làm theo 2 cách. Các thứ nhất là làm phiếu nhập hoặc mã phiếu để kiểm đếm. Còn cách khác là tạo danh sách bình thường để có được con số vào đầu kỳ rành mạch khi lên báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.
Cách đặt tên vùng trong quản lý buôn bán bằng excel như sau:
Chọn cột Mã hàng > Nhấn tổ hợp phím Cltrl + F3 > Chọn NEW> đặt tên Mã hàng > Nhấn OK
Quản lý sản phẩm Xuất – Nhập – Tồn trong excel
Trong quản lý kinh doanh bằng excel rất quan trọng mục này dùng để báo cáo kiểm kê sản phẩm vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Các thao tác thực hiện vô cùng đơn giản:
- Cột Mã hàng: Chuyển công thức từ bên cột danh sách sang
- Cột Tên hàng: tận dụng hàm Vlookup
- Phần Nhập kho: dùng hàm điều kiện Sumif với mã hàng – sumif của mã trong tồn kho
- Phần Xuất kho: tận dụng hàm Sumif
- Phần Tồn kho: dùng phép tính +/-
Trên đây là một số cách quản trị bán hàng bằng excel cho người mới kinh doanh. Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý hàng hóa của các chủ tiệm, mặc dù thế vẫn có một số hạn chế nhất định. Vì thế đã có các công cụ quản trị hàng hóa ra đời. Nếu bạn muốn có nhiều tính năng và sự tinh gọn hơn hãy tham khảo các công cụ quản lý của WinERP nhé!
Cám ơn các bạn đã đọc!
Phương Duy – ATP Software
