Cách sắp xếp kho hàng là một trong những keyword được search nhiều nhất trên google về chủ đề cách sắp xếp kho hàng. Trong bài viết này ATP Software sẽ Tổng hợp cách sắp xếp kho hàng mới nhất 2023 nhé!
Tổng hợp cách sắp xếp kho hàng mới nhất 2023
Kệ kho hàng là hàng hóa cần thiết cho một nhà kho. muốn món hàng tới tay người tiêu sử dụng trong tình trạng tốt nhất thì chúng ta nên sử dụng hàng hóa này. Đây là phương pháp sắp xếp kho hàng, sản phẩm trong kho một mẹo khoa học và tối ưu diện tích kho nhất.
phương pháp hàng đầu bây giờ cho việc lưu trữ trong kho là các loại giá kệ kho hàng. Với nhiều mẫu mã, kích thước, trọng tải giúp chúng ta dễ dàng chọn được các sản phẩm phù hợp cho kho hàng của mình. Nhưng để bố trí giá kệ kho hàng như thế nào cho phù hợp, phát huy tối đa công năng của giá kệ thì chẳng hề ai cũng biết.
Mẹo lập sơ đồ kho
1. Sơ đồ quản lý kho hàng – vật tư kết quả
Về cơ bản, một sơ đồ quản lý kho sẽ bao gồm các phần thống trị thông tin món hàng, nhập kho, xuất kho, báo cáo tồn kho và kiểm kê kho. Đây là sơ đồ dễ dàng và đa dạng nhất được nhiều cửa hàng sử dụng.
Để hiểu hơn về sơ đồ trên, người thống trị kho cần chú ý đến các thuật ngữ sau đây:
- quản lý thông tin món hàng: Mỗi mặt hàng sẽ có những mã hàng khác nhau và được lưu trong sổ sách của shop. Người quản lý sẽ dựa trên thông tin từng mã hàng để xây dựng mục lục sản phẩm nhằm không khó khăn, thuận tiện hơn trong việc quản lý.
- – Nhập kho: Khi có yêu cầu nhập hàng, thủ kho sẽ tiếp nhận các chứng từ và tiến hành kiểm hàng. Sau đó lập phiếu nhập kho và thực hiện các giao dịch theo đúng thủ tục. Cuối cùng người cai quản kho sẽ cải tiến số lượng sản phẩm có trong kho sau khi vừa mới tiến hành các giao dịch nhập.
- Xuất kho: Căn cứ vào yêu cầu xuất kho, người thống trị kho tiếp nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan. Sau đó, lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất kho theo phiếu. bên cạnh đó, nhân sự ở vị trí này cũng cần lập thống kê xuất kho để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
- Báo cáo tồn kho: Dựa trên chênh lệnh thực tế xuất nhập, thủ kho tiến hành tổng hợp tỉ lệ hàng hóa. kế tiếp thủ kho sẽ lập các báo cáo nhập xuất tồn kho hàng – vật tư sản phẩm dự trữ và báo cáo đo đạt tồn kho cho chủ shop. Căn cứ vào các báo cáo đó, chủ shop sẽ đủ sức lên plan cân đối kho chuẩn xác và hiệu quả.
- Kiểm kê kho: cai quản kho cần tiến hành kiểm kho theo định kỳ nhằm đối chiếu số lượng sản phẩm thực tế với sổ sách. Điều này sẽ hạn chế tối đa trạng thái thất thoát món hàng k đáng có. Lập biên bản kiểm kho sau khi hoàn thành việc kiểm kê.
2. ứng dụng sơ đồ cai quản kho cho cửa hàng bán lẻ
đối với các shop bán lẻ với quy mô vừa và nhỏ, chủ shop đủ sức ứng dụng sơ đồ thống trị kho một cách linh động, phù hợp với thực tế mua bán của mỗi cửa hàng.
Sau đây là áp dụng sơ đồ thống trị kho mà các chủ cửa hàng bán lẻ có thể tham khảo:
Sơ đồ thống trị kho hàng – vật tư dành cho cửa hàng bán lẻ
nhìn thấy thêm: 6 kỹ năng cai quản kho nhất định phải có của nhân viên kho hàng
Sơ đồ cai quản kho dành cho shop bán lẻ sẽ có phần dễ dàng hơn đối với doanh nghiệp, thêm vào với cơ cấu tổ chức cũng như thực tiễn kinh doanh của cửa hàng. ngoài ra, chủ cửa hàng cũng có thể sử dụng software quản lý sale để đơn giản hơn khi thực hiện theo sơ đồ này.
KiotViet là phần mềm thống trị bán hàng được nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi sự dễ dàng và hiệu quả trong việc hỗ trợ quản lý kho hàng.
- – thống trị thông tin món hàng chi tiết, rõ ràng: Với phần mềm KiotViet, hàng hóa được thống trị theo nhóm và mỗi món hàng mang mã số riêng biệt. Điều này sẽ làm việc tìm kiếm cũng như theo dõi khẩn trương và hiệu quả hơn. ngoài ra, KiotViet còn cho phép thiết lập định mức tồn kho với mỗi từng mặt hàng, hỗ trợ người thống trị đưa ra quyết định lấy hàng chính xác nhất.
- – Nhập – xuất kho: Khi dùng software thống trị bán hàng KiotViet, số lượng sản phẩm sẽ được auto cập nhật theo các giao dịch nhập – xuất kho. Từ đó chủ shop đủ nội lực nắm rõ về số lượng sản phẩm và giới hạn thất thoát tối đa.
- – Kiểm kho định kỳ gấp rút, dễ dàng: KiotViet hỗ trợ tính năng kiểm kho giúp chủ cửa hàng có thể kiểm kho không khó khăn và thuận tiện ngay trên các thiết bị có setup software mà k cần đến sổ sách.
- – Báo cáo xuất nhập tồn chi tiết: Dựa trên dữ liệu từ nền móng, KiotViet sẽ mang ra đo đạt tỉ lệ nhập – xuất trong kỳ chi tiết nhất. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng nắm rõ tình hình tồn kho và có các quyết định nhập hàng, điều chuyển sản phẩm phù hợp.
Các tiêu chuẩn sắp xếp kho
Nguyên tắc tam định
Nói một mẹo cơ bản, mục tiêu của việc sắp đặt kho là đảm bảo 3 tiêu chuẩn sau đây:
- Biết tên các vật dụng, món hàng trong kho (What?)
- Biết rõ vị trí của từng vật dụng, sản phẩm (Where?)
- Biết rõ tỉ lệ của từng vật dụng, sản phẩm (How many?)
nguyên tắc tam định không khó khăn là thế, không những thế rất nhiều người lại chưa nhận thức được việc này trong xuyên suốt tiến trình tổ chức kho. Việc luôn suy nghĩ trước, trong và sau khi xếp hàng hóa trong kho để đảm bảo quy tắc tam định là rất cần thiết và phải qua học tập, rút trải nghiệm mới đủ sức tạo dựng tìm hiểu được.
Vậy, để đạt được nguyên tắc tam định, người thống trị kho cần sử dụng gì?
1. Ghi chép thẻ kho
Việc ghi chép thẻ kho nhằm mục tiêu tính thông tin logic và rạch ròi trong kho, nhằm giúp bất kỳ ai cũng có thể hiểu và nắm bắt được tình ảnh sản phẩm trong kho. cho nên, việc cập nhật thẻ kho đúng và tiếp tục là rất cần thiết.
Một lưu ý trong xuất nhập kho là cần tuân theo nguyên tắc FIFO – Nhập trước xuất trước (First In First Out)
Các bạn đủ sức xem qua 2 mẫu thẻ kho sau đây:
Mẫu thẻ kho S09 – DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
Mẫu thẻ kho của 1 công ty sản xuất Viet Nam
2. bố trí sản phẩm trong kho
- Lập layout kho
dùng các chữ cái như A, B, C… để đánh dấu các kệ; A1, A2 để đánh dấu các tầng của kệ… Trên mỗi kệ cần dán nhãn chỉ vị trí và dùng mũi tên để dễ ảnh dung. Bảng layout kho nên được đặt khu vực dễ thấy, gần lối vào nhưng k ảnh hưởng đến việc bố trí, di chuyển sản phẩm trong kho.
Thủ kho là người chủ động và có các hướng để sắp đặt sản phẩm trong kho. Một khi thay đổi công thức sắp đặt hoặc phát sinh hàng hóa thì người thủ kho cũng phải nhanh chóng cải tiến vào sơ đồ kho, kèm theo ngày cập nhật dự phòng sự lầm lẫn.
Việc lập layout sẽ giúp bất kỳ người nào vào kho (khi được chỉ định) sẽ nắm bắt được bố cục kho ngay kể từ bước vào. Tránh phung phí thời gian khi phải hỏi người phụ trách kho và đủ sức tìm kiếm, bố trí sản phẩm theo quy định từ trước.
- Các quy tắc xếp hàng trong kho
nguyên tắc sắp đặt kho hàng theo tiêu hợp lý hàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau: Đây là nguyên tắc được hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng trong việc cai quản hàng tồn kho hiện tại. Dựa theo quy tắc bố trí kho hàng này bạn đủ sức kiểm soát được rất nhiều chủ đề liên quan đến lô hàng tồn kho như: làm chủ được thời hạn bảo hành của món hàng, Thời hạn đủ nội lực khiếu nại hãng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm, Tránh được việc sản phẩm tồn trong kho quá lâu đủ nội lực gây hỏng hóc, biến chất…
nguyên tắc sắp đặt kho hàng theo nhu cầu kinh doanh của đơn vị: Trong một số trường hợp chúng ta cần sắp xếp món hàng theo quy tắc giúp cho nhu cầu kinh doanh của công ty. quy tắc bố trí kho hàng này phù hợp với những loại sản phẩm nhập khẩu giúp sức các dự án kinh doanh vừa mới được ký kết từ trước, khi nhập hàng về có thể khai triển sale luôn mà k cần theo nguyên tắc nếu trên
quy tắc bố trí kho hàng theo số lượng hàng và kiểu cách hàng hóa: Theo nguyên tắc bố trí kho hàng này với mỗi loại sản phẩm cần được sắp đặt sao cho thêm vào nhất như: những món hàng rễ bị ẩm mốc cần được xếp trên giá kệ, những mạt hàng nhỏ đủ nội lực cho trong tử cho easy quản lý….
quy tắc sắp xếp kho hàng theo diện tích kho hàng hiện có:. quy tắc sắp đặt kho hàng này thường được ứng dụng đối với những kho hàng nhiều tầng, khohàng có diện tích chật hẹp. Khi lấy hàng mới chúng ta thường xuyên phải làm công việc sắp xếp lại kho hàng sao cho tôi ưu diện tích kho có sẵn nhưng vẫn đảm bảo nhập xuất hàng được nhanh nhất
quy tắc sắp xếp kho hàng theo nền móng thống trị kho hàng của doanh nghiệp: Theo nguyên tắc này sẽ tùy vào có chế quản lý hàng hóa của doanh nghiệp cụ thể giống như có doanh nghiệp chỉ thống trị tỉ lệ hàng tồn kho nhưng cũng có những công ty chuyên nghiệp hơn họ muốn cai quản cả thông tin chi tiết của những sản phẩm tồn kho.
nguyên tắc sắp xếp kho hàng theo hãng sản xuất: Trong thực tế có thể một công ty mua bán thương mại có thể lấy hàng từ nhiều hãng khách nhau nếu sản phẩm nhập về k được phân loại và bố trí theo khu vực thật sự đến lúc cần xuất hàng đủ nội lực bạn không tìm thấy mặt hàng đó ở nơi nào. Việc này trong thực tế diễn ra thường xuyên
quy tắc bố trí kho hàng theo nguồn gốc xuất sứ hàng hóa: đủ nội lực thấy ngay rằng cùng một mắt hàng nhưng xuất xứ từ các nược xuất khẩu không giống nhau có thể có một mức giá không giống nhau. Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn xuất hàng đúng theo giá của sản phẩm mà KH đặt hàng.
3. Kiểm kê kho
Việc kiểm kê kho hải được thực hiện liên tục và liên tục: theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm. Ở mỗi mức thì mức độ kiểm kê hàng cũng khác nhau tùy vào mẹo sắp xếp hàng đang được đề cập ở trên.
Việc kiểm kê nhằm 2 mục đích:
- kiểm tra tỉ lệ món hàng thực tiễn và tỉ lệ hàng hóa trên sổ sách
- Loại bỏ những vật dụng không cần thiết trong kho tuân theo tiêu phù hợp S1 trong 5S. Gắn thẻ đỏ cho những vật dụng k cần thiết để xử lý hoặc loại đi.
Bằng cách vận dụng các quy tắc trên đây, chúng tôi tin rằng bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ đơn vị và khai triển 5S trong kho một cách kết quả nhất, hoạt động duy trì và update trong kho cũng sẽ từ đó đủ sức được đẩy mạnh và phát triển.
Cách kiểm soát kho hàng
Bước 1. Lên kế hoạch đơn vị và sẵn sàng
Việc thống trị hàng hóa xuất và nhập tồn kho không chỉ dừng lại ở yêu cầu chuẩn xác về tỉ lệ món hàng nhập và xuất, mà còn phải giúp lưu thông món hàng ra vào kho tăng cao cả về thời gian và ngân sách.
vì thế, trong khâu chuẩn bị, nhà cai quản cần đơn vị nhân sự hợp lý, phân công các nhân sự có uy tín và trách nhiệm cao để kiểm kê tỉ lệ hàng hóa. Tiếp đến, cần thiết lập nền móng biểu mẫu báo cáo, kiểm kê thống nhất và đầy đủ. đơn vị một cách nền móng quy trình nhập – xuất hàng hóa, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác, quy định đơn vị tính và quy phương pháp đóng thùng sao cho thuận tiện cho việc bốc dỡ và kiểm đếm.
Bước 2. Kiểm kê kho hàng
nhân sự cai quản kho tiến hành kiểm đếm thực tiễn tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu sổ sách kế toán để kịp thời giải quyết, điều chỉnh số liệu trùng khớp tồn kho đầu kỳ. Số liệu kiểm kê sau đó phải được báo cáo lại với cấp trên, để thống trị nắm được tình ảnh tồn kho và từ đó lên phương án mua bán, dự tính tỉ lệ nhập xuất trong thời gian tới.
Việc kiểm kê tồn kho đầu kỳ tiến hành bằng mẹo kiểm đếm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng. Thao tác này cần có 2 người cùng thực hiện đồng thời, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản không giống nhau để tăng tính chính xác.
Mẫu kiểm kê đủ sức do doanh nghiệp tự thiết lập hoặc đọc qua các mẫu dựng sẵn trên internet, hoặc có thể sử dụng mẫu biên bản kiểm kê kho hàng của Bộ Tài Chính tại đây
Bước 3. làm chủ nhập kho
Phân công nhân viên cai quản và thực hiện các nghiệp vụ nhập kho gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, nguyên vật liệu thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Các nghiệp vụ này trước đây thường được xử lý thủ công trên giấy tờ hoặc Excel. ngoài ra bây giờ, doanh nghiệp đủ sức áp dụng các software thống trị kho tiên tiến giống như phần mền quản trị ERP để tăng cao hóa hoạt động với các chức năng giống như tự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong màn ảnh nhập kho, kiểm đếm với chức năng quét mã hàng hóa và đối chiếu với tỉ lệ tạo sẵn trong phiếu nhập.
Bước 4. làm chủ xuất kho
Tiến hành tương tự như Bước 3 so với các nghiệp vụ xuất kho, bao gồm: bán hàng, xuất nguyên vật liệu để sản xuất/gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho.
Bước 5. kiểm soát tồn kho
Theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và kiểm tra thực tế. Truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu. sử dụng các phần mềm support thống trị kho để thống kê số lượng hàng hóa mỗi loại để người quản lý nắm được trạng thái món hàng lưu kho và tình ảnh sale, biết được các mặt hàng đã bán chạy, sắp hết để đặt mua, phát hiện các mặt hàng hết hạn sử dụng để thanh lý khẩn trương.
Bước 6. Kết chuyển tồn kho sang kỳ sau
kiểm tra sổ sách kho, sổ sách của kế toán để kiểm kê món hàng thực tồn và tổng lượng hàng nhập xuất vào cuối tháng hoặc quý. Kết chuyển số dư cuối kỳ sang đầu kỳ kế tiếp.
Bước 7. tổng kết
Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho, các báo cáo trong kỳ về các mặt hàng cần đặt thêm nhiều và hàng cần thanh lý v.v..
Kết
Như vậy, sắp xếp kho hàng là một hoạt động quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp tối ưu hóa việc lưu trữ, đóng gói, kiểm kê và vận chuyển hàng hóa. Để đạt được hiệu quả tối đa, cần phải xác định rõ các yếu tố quan trọng như loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng, tần suất xuất nhập, độ ưu tiên trong việc lấy hàng, hạn sử dụng, v.v. và áp dụng các phương pháp sắp xếp kho hàng phù hợp.
Một hệ thống sắp xếp kho hàng tốt không chỉ giúp cho việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn mà còn giảm thiểu được chi phí và thời gian trong việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, việc sắp xếp kho hàng không phải là một hoạt động đơn giản và yêu cầu sự tỉ mỉ, quyết đoán và kỹ năng phân tích.
Với sự phát triển của công nghệ, việc áp dụng các phần mềm quản lý kho hàng có tính năng sắp xếp tự động cũng trở nên phổ biến hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng các công cụ này cũng cần sự hiểu biết và kinh nghiệm để tạo ra một hệ thống sắp xếp kho hàng tối ưu và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.
Với những kinh nghiệm và kiến thức trên, hy vọng bạn có thể áp dụng các sắp xếp kho hàng để tạo ra một hệ thống quản lý kho hàng tối ưu cho doanh nghiệp của mình.
Tiên Kiều – edit và tổng hợp
