8 mẹo giúp bạn tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Theo tính toán, trung bình một nhân viên văn phòng gửi đi 40 email/ngày – tương đương với việc mỗi người có 40 cơ hội để “marketing” bản thân” và doanh nghiệp trong mỗi thư điện tử cá nhân mà mình gửi cho người xung quanh. Ngày nào cũng như vậy.

Thế nhưng, nhiều người chẳng hề tập trung tới việc tạo chữ ký. Họ để cơ hội thể hiện mình là ai, kết nối với mọi người và quảng cáo hình ảnh chính mình qua đi một cách thức không khó khăn. thực tiễn, một số người còn chẳng tập trung tới đó là cái gì nữa.

Bạn có biết chữ ký là kênh để khách hàng tìm thấy thông tin họ cần – có thể là về bạn, về tổ chức của bạn hoặc là một thứ gì đó có liên quan đến bạn không?

Tuy nhiên, có chữ ký thôi chưa đủ. Bởi lẽ, nó k không khó khăn chỉ cần đặt tên và thêm vào một vài thông tin liên quan như số điện thoại tốt địa chỉ nhà là được. Chữ ký thư điện tử chuyên nghiệp còn đem đến cho bạn nhiều lợi nhuận hào hứng mà nếu k có sự đầu tư thì bạn chẳng thể nào tận dụng được. Ngoài ra, cũng cần lưu ý là nếu cố nhồi nhét thông tin thì chữ ký cũng chẳng hề “pro” tí nào, thậm chí còn khiến người mua cảm thấy như bạn đang cố tình “spam” vậy.

Dưới đây là một vài lời khuyên tạo chữ ký thư điện tử chuyên nghiệp để bạn tham khảo.

1. Dùng màu sắc dễ dàng, nhất quán

khả năng nhận biết hiệu quả nhất khi nó có tính nhất quán và chữ ký email cũng cần như vậy. Việc thêm màu sắc vào chữ ký sẽ khiến khu vực này trở nên nổi bật hơn, tuy nhiên, hãy hiển nhiên là chỉ thêm một hoặc hai màu khác và dùng màu tối cho phần text.

dùng các kiểu highlight thật tinh tế để hài hòa với logo và tên tổ chức. Trong chữ ký thư điện tử của Brittany Hodak, bạn đủ sức thấy biểu tượng của các mạng không gian có màu xanh nước biển giống với logo ZinePak.

2. Dùng Hierarchy trong xây dựng

Một xây dựng khả thi phải thể hiện được thông tin trên một bố cục easy hiểu và dễ nhận diện nhất. Bởi vì chữ ký tin nhắn hộp thư online là một mục lục các thông tin chính về bạn nên sử dụng hierarchy (phương pháp xây dựng từ trên xuống) để hấp dẫn ánh mắt người đọc vào điều mà bạn muốn họ đọc đầu tiên là phương thức rất thú vị.

sử dụng font chữ to cho tên của bạn để tăng trưởng sự chú ý của người xem, cùng lúc chắt lọc các thông tin cần kíp cần in đậm và sử dụng nổi bật bằng màu sắc như chữ ký mẫu trên đây.

3. Tạo nút Call lớn Action (và thường xuyên cập nhật)

Một trong những thứ nhỏ nhất mà bạn đủ nội lực thêm vào chữ ký đó là nút Call lớn Action (CTA – lời mời gọi hành động). CTA nên không khó khăn, được phát triển thường xuyên, k quá huênh hoang và hài hòa với phong cách thức tin nhắn hộp thư online, khiến chúng giống như lời tái bút hơn là “rủ rê” người sử dụng mua hàng. Khi mục đích kinh doanh refresh thì CTA cũng cần có sự cải thiện cho hợp lý. Như ví dụ dưới đây, Chelsea Hunersen đang thay đổi CTA khi kênh mạng của cô refresh (từ Twitter sang Slack).

Các gắn kết video cần phải thật sự nổi bật vì một số tin nhắn hộp thư online Client như Gmail sẽ hiển thị ảnh thu nhỏ (thumbnail) của video ngay dưới chữ ký.

4. Thêm các biểu tượng thế giới vào chữ ký

Tài khoản mạng xã hội là phần rất cần kíp vì nó sẽ click thích người dùng truy cập vào tài khoản của bạn và tìm hiểu nhìn thấy thử điều bạn chú trọng là gì. Đây là nguyên do lý do mà việc thêm các liên kết tới các nơi mạng này là điều không nên bỏ qua, k chỉ củng cố cho brand một mình của bạn mà còn giúp mọi người có thể tìm ra những phương thức mới để liên hệ và theo dõi bạn.

Ngoài ra, hành động này còn giúp gia tăng lượng traffic cho bài viết mạng nếu bạn sử dụng liên kết tới các nội dung dó. Do vậy, nếu thêm các biểu tượng vào chữ ký thì hãy đảm bảo cập nhật Profile trên các ngành này thường xuyên và luôn khiến “tường” của bạn thật hấp dẫn với các nội dung có tính lan truyền.

lý do lại nên dùng icon thay vì dán link như bình thường? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận dạng hơn và chúng cũng nổi bật hơn so với phần text còn lại. Theo một phân tích của Neoman Studios thì con người chỉ mất khoảng 150 phần triệu giây để xử lý một biểu tượng và 100 phần triệu giây để giải mã ý nghĩa của nó. Đây thực sự là một công cuộc siêu nhanh. Ngoài ra, dùng icon cũng giúp tiết kiệm không gian để thêm các thông tin không giống.

Ngoài ra, nếu có nhiều tài khoản online thế giới thì chỉ nên thêm tối đa khoảng 8 icon vào chữ ký mà thôi. Hãy quan tâm vào những kênh mà có khả năng sẽ hữu ích với việc tạo dựng brand cá nhân của bạn hoặc có lợi cho kinh doanh.

5. Các quan hệ phải theo dõi được (trackable)

Thêm một vài link vào chữ ký email, gồm có cả nút CTA và icon mạng thế giới. Tuy nhiên, quả thật là có ai kích vào chúng không?

Để nắm được liệu rằng các gắn kết trong chữ ký có thực sự thu hút các hành động nhấp chuột và tạo ra hình hưởng thì bạn phải khiến các quan hệ này đủ nội lực theo dõi được – giống như lúc bạn sử dụng các đường link trong thư điện tử. Ngoài ra, thi thoảng bạn cũng nên refresh định hình chữ ký hoặc nút CTA để gia tăng số lượng click.

6. Tạo khoảng cách

Mặc dù việc thêm quá nhiều thông tin vào chữ ký không phải là ý tưởng hay, tuy nhiên, bạn cũng đủ nội lực tạo “vách ngăn” như chữ ký dưới đây để khiến nó trở nên không khó khăn hơn mà luôn luôn đảm bảo truyền tải hết các bài viết chờ đợi.

phương thức này rất hữu ích khi bạn muốn phân chia các loại thông tin không giống nhau như tên và thông tin liên hệ, logo, nút CTA hoặc disclaimer (lời tuyên bố k chịu trách nhiệm).

7. Thêm mã quốc gia vào số điện thoại

Nếu bạn có các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp hoặc bạn bè là người nước ngoài thì việc thêm mã nước vào số điện thoại liên hệ là điều rất quan trọng.

8. Thiết kế chữ ký phải thân thiện với thiết bị di động

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Litmus khảo sát hơn 1 tỷ lần mở tin nhắn hộp thư online khác nhau thì 56% số tin nhắn hộp thư online này được xây dựng trên điện thoại chỉ trong tháng 4 năm 2016. số lượng này gia tăng 8% so với cùng kỳ năm ngoái. Càng nhiều người ta tin nhắn hộp thư online trên điện thoại thì bạn cần phải cẩn thận hơn khi vạch thư điện tử, gồm có cả việc tạo chữ ký.

Điều cốt yếu nhất nếu muốn tạo một chữ ký thân thiện với các kinh nghiệm trên di động đó là nó phải easy đọc và easy truy cập; đảm bảo cỡ chữ phải quá đủ to để đọc không khó khăn trên các thiết bị có màn ảnh nhỏ, đồng thời các gắn kết và nút cũng phải như vậy.

Cuối cùng, sau khi vừa mới thiết kế được một chữ ký như ý muốn, hãy kiểm tra sự hài hòa của nó trên các thư điện tử Client khác nhau. Chẳng hạn, Microsoft Outlook không nhận dạng được image nền trong khi một số thư điện tử không giống không load được ảnh một cách thức mặc định.