Tạo thông báo nghỉ lễ trên Zalo có thể thực hiện qua 2 phương pháp chính: sử dụng tính năng nhắc hẹn/ghi chú trong nhóm Zalo hoặc tạo banner thông báo chuyên nghiệp rồi chia sẻ. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cả hai cách để bạn có thể thông báo lịch nghỉ lễ một cách hiệu quả nhất cho nhân viên, khách hàng và đối tác thông qua nền tảng Zalo.
Việc thông báo lịch nghỉ lễ đúng cách không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp tránh những hiểu lầm về thời gian làm việc. Theo nghiên cứu từ Zalo, hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam sử dụng Zalo để liên lạc nội bộ và với khách hàng.
Tính Năng Thông Báo Nghỉ Lễ Trên Zalo Là Gì?
Zalo cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ việc tạo và chia sẻ thông báo nghỉ lễ:
- Nhắc hẹn trong nhóm: Tính năng cho phép tạo lịch nhắc với thời gian cụ thể, tự động thông báo đến tất cả thành viên trong nhóm
- Ghi chú nhóm: Tạo thông báo dạng ghi chú được ghim lên đầu cuộc trò chuyện nhóm
- Chia sẻ banner: Đăng tải hình ảnh thông báo nghỉ lễ được thiết kế chuyên nghiệp
- Tin nhắn nhóm: Gửi thông báo trực tiếp đến các nhóm chat nội bộ hoặc khách hàng
Theo báo cáo từ Zalo Business, các doanh nghiệp sử dụng tính năng nhắc hẹn có tỷ lệ đọc thông báo cao hơn 85% so với tin nhắn thông thường.
Phương Pháp 1: Tạo Nhắc Hẹn Nghỉ Lễ Trong Nhóm Zalo
Cách Tạo Nhắc Hẹn Trên Điện Thoại
Bước 1: Truy cập nhóm chat
Mở ứng dụng Zalo trên điện thoại và chọn nhóm trò chuyện mà bạn muốn tạo thông báo nghỉ lễ. Đây có thể là nhóm nội bộ công ty hoặc nhóm khách hàng.
Bước 2: Tìm tính năng nhắc hẹn
Tại giao diện chat nhóm, nhấn vào biểu tượng 3 dấu chấm ở góc trên bên phải màn hình. Trong menu xuất hiện, chọn “Tạo mới” sau đó chọn “Nhắc hẹn”.
Bước 3: Nhập thông tin thông báo nghỉ lễ
Điền đầy đủ các thông tin sau:
- Tiêu đề: “THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ [Tên lễ]” (ví dụ: “THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ 30/4 – 1/5”)
- Nội dung: Chi tiết thời gian nghỉ, ngày quay lại làm việc
- Thời gian nhắc: Đặt trước 1-2 tuần để mọi người chuẩn bị
- Kiểu lặp lại: Chọn “Một lần” hoặc “Hàng năm” nếu muốn tự động nhắc lại
Bước 4: Hoàn tất và chia sẻ
Nhấn “Xong” để tạo nhắc hẹn. Thông báo sẽ hiển thị ngay trên đầu cuộc trò chuyện nhóm và tự động nhắc nhở vào thời gian đã đặt.
Cách Tạo Nhắc Hẹn Trên Máy Tính
Bước 1: Truy cập Zalo PC
Mở ứng dụng Zalo trên máy tính hoặc truy cập Zalo Web. Chọn nhóm chat cần tạo thông báo nghỉ lễ.
Bước 2: Tìm biểu tượng đồng hồ
Trong giao diện chat nhóm, tìm và nhấn vào biểu tượng hình đồng hồ (Calendar) ở thanh công cụ phía trên khung chat.
Bước 3: Thiết lập thông báo nghỉ lễ
Cửa sổ “Tạo nhắc hẹn” sẽ xuất hiện. Nhập các thông tin:
- Nội dung nhắc hẹn: “Công ty nghỉ lễ từ ngày [X] đến ngày [Y]. Ngày [Z] quay lại làm việc bình thường.”
- Ngày: Chọn ngày bắt đầu nghỉ lễ
- Giờ: Đặt vào buổi sáng để mọi người đều nhận được thông báo
- Lặp lại: Chọn tùy chọn phù hợp với nhu cầu
Bước 4: Lưu và kích hoạt
Nhấn “Tạo nhắc hẹn” để hoàn tất. Hệ thống sẽ tự động gửi nhắc nhở đến tất cả thành viên trong nhóm.
Phương Pháp 2: Tạo Banner Thông Báo Nghỉ Lễ Chuyên Nghiệp
Sử dụng Công Cụ Trực Tuyến Miễn Phí
Bước 1: Truy cập trang tạo banner
Theo khảo sát từ các chuyên gia thiết kế, thiepmung.com là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất để tạo thông báo nghỉ lễ tại Việt Nam. Truy cập vào thiepmung.com/thong-bao-nghi-le-c74 để bắt đầu.
Bước 2: Chọn mẫu phù hợp
Website cung cấp nhiều mẫu thông báo theo từng dịp lễ:
- Nghỉ lễ 30/4 – 1/5: Mẫu với tông màu đỏ, hình ảnh cờ đỏ sao vàng
- Nghỉ lễ Quốc Khánh 2/9: Thiết kế trang trọng, màu sắc dân tộc
- Nghỉ Tết Nguyên Đán: Mẫu festive với hoa mai, hoa đào
- Nghỉ Giỗ Tổ 10/3: Thiết kế truyền thống, trang nghiêm
Bước 3: Tùy chỉnh thông tin
Điền các thông tin cần thiết vào mẫu đã chọn:
- Tên công ty: Tên đầy đủ của doanh nghiệp/tổ chức
- Nội dung thông báo: “Kính báo quý khách hàng và đối tác”
- Thời gian nghỉ: Ngày bắt đầu và kết thúc kỳ nghỉ
- Thời gian làm việc lại: Ngày cụ thể quay lại hoạt động
- Lời chúc: Lời chúc phù hợp với dịp lễ
Bước 4: Tạo và tải xuống
Sau khi hoàn tất thông tin, nhấn “Tạo ảnh”. Hệ thống sẽ render banner chuyên nghiệp với độ phân giải cao, phù hợp để chia sẻ trên Zalo hoặc in ấn.
Mẫu Nội Dung Thông Báo Nghỉ Lễ Chuẩn
Mẫu Thông Báo Nghỉ Lễ 30/4 – 1/5
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ LỄ GIẢI PHÓNG MIỀN NAM VÀ QUỐC TẾ LAO ĐỘNG
Kính gửi: Quý khách hàng và đối tác
Nhân dịp kỷ niệm Ngày Giải phóng miền Nam 30/4 và Ngày Quốc tế Lao động 1/5, [Tên công ty] xin thông báo lịch nghỉ lễ như sau:
Thời gian nghỉ: Từ ngày [X] đến ngày [Y]
Ngày làm việc trở lại: [Ngày Z], theo giờ hành chính bình thườngTrong thời gian nghỉ lễ, mọi yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp xin liên hệ hotline: [Số điện thoại]
Chúc Quý khách và gia đình một kỳ nghỉ lễ vui vẻ, bình an!
Mẫu Thông Báo Nghỉ Tết Nguyên Đán
THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ TẾT NGUYÊN ĐÁN
Kính gửi: Toàn thể nhân viên và quý khách hàng
Nhân dịp Tết Nguyên đán [Năm], [Tên công ty] xin thông báo lịch nghỉ Tết:
Ngày nghỉ cuối cùng: [Ngày]
Thời gian nghỉ Tết: Từ [Ngày] đến [Ngày]
Ngày làm việc đầu tiên: [Ngày]Kính chúc Quý khách hàng và toàn thể nhân viên một năm mới thành công, phát tài, phát lộc!
Mẹo Tối Ưu Thông Báo Nghỉ Lễ Trên Zalo
Về Thời Gian Gửi
Gửi sớm: Nên thông báo trước ít nhất 1-2 tuần để mọi người có thời gian chuẩn bị. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia HR, thời điểm lý tưởng là 8h-9h sáng hoặc 2h-3h chiều khi mọi người đang tập trung cao.
Nhắc lại: Gửi thêm 1 lần nữa trước 1-2 ngày nghỉ để nhắc nhở. Nghiên cứu cho thấy việc nhắc lại giúp tăng mức độ ghi nhớ lên 70%.
Về Nội Dung
- Ngắn gọn, súc tích: Thông tin cần thiết, tránh dài dòng
- Định dạng rõ ràng: Sử dụng in đậm cho thông tin quan trọng
- Thông tin liên hệ khẩn cấp: Luôn để lại số hotline cho trường hợp cần thiết
- Lời chúc phù hợp: Thể hiện tinh thần lễ hội, gắn kết
Xử Lý Tình Huống Và Lỗi Thường Gặp
Lỗi Không Tạo Được Nhắc Hẹn
Nguyên nhân: Thường do phiên bản Zalo cũ hoặc không có quyền admin nhóm
Cách khắc phục:
- Cập nhật Zalo lên phiên bản mới nhất
- Yêu cầu admin nhóm cấp quyền hoặc tự tạo nhắc hẹn
- Khởi động lại ứng dụng và thử lại
Thông Báo Không Hiển Thị
Nguyên nhân: Thành viên tắt thông báo nhóm hoặc ở chế độ im lặng
Cách khắc phục:
- Hướng dẫn thành viên bật lại thông báo cho nhóm
- Gửi bổ sung tin nhắn thông thường để đảm bảo
- Sử dụng tính năng “Nhắc tên” (@tên) để thu hút sự chú ý
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
1. Có thể tạo thông báo nghỉ lễ cho nhiều nhóm cùng lúc không?
Trả lời: Hiện tại Zalo chưa hỗ trợ tính năng gửi đồng loạt, bạn cần tạo từng nhóm một. Tuy nhiên có thể sử dụng tính năng “Chuyển tiếp” để chia sẻ nhanh banner đã tạo.
2. Thông báo nhắc hẹn có bị xóa sau một thời gian không?
Trả lời: Theo chính sách của Zalo, nhắc hẹn sẽ được lưu trữ trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn. Sau thời gian này, hệ thống sẽ tự động xóa để giải phóng dung lượng.
3. Banner thông báo có kích thước tối ưu là bao nhiêu?
Trả lời: Kích thước được khuyên dùng là 1080x1080px (tỷ lệ 1:1) hoặc 1080x1920px (tỷ lệ 9:16) để hiển thị tốt trên mọi thiết bị di động.
4. Có thể chỉnh sửa nhắc hẹn sau khi đã tạo không?
Trả lời: Có thể chỉnh sửa nhắc hẹn bằng cách nhấn vào thông báo và chọn “Chỉnh sửa”. Tuy nhiên, việc thay đổi sẽ áp dụng cho tất cả thành viên trong nhóm.
5. Tại sao một số thành viên không nhận được thông báo nhắc hẹn?
Trả lời: Nguyên nhân có thể do: đã tắt thông báo nhóm, thiết bị đang ở chế độ im lặng, hoặc phiên bản Zalo cũ. Hướng dẫn họ kiểm tra cài đặt thông báo.
6. Có nên sử dụng emoji trong thông báo nghỉ lễ không?
Trả lời: Có thể sử dụng emoji phù hợp như 🎉, 🏮, 🎊 để tạo không khí festive, nhưng không nên lạm dụng để giữ tính chuyên nghiệp.
7. Làm sao để đảm bảo tất cả nhân viên đều đọc thông báo?
Trả lời: Kết hợp nhiều phương pháp: nhắc hẹn tự động, gửi tin nhắn thông thường, và yêu cầu các trưởng phòng xác nhận đã thông báo cho team.
8. Thông báo nghỉ lễ có nên include thông tin về việc làm bù không?
Trả lời: Có, nên thông báo rõ ràng về lịch làm bù (nếu có) để nhân viên sắp xếp công việc cá nhân phù hợp.
9. Banner thông báo có bị giảm chất lượng khi chia sẻ trên Zalo không?
Trả lời: Zalo sẽ tự động nén ảnh khi upload. Để giữ chất lượng tốt nhất, nên sử dụng định dạng PNG và độ phân giải không quá cao (dưới 5MB).
10. Có thể scheduled (hẹn giờ) gửi thông báo nghỉ lễ không?
Trả lời: Tính năng nhắc hẹn của Zalo cho phép đặt thời gian gửi trước. Đây là cách tốt nhất để scheduled thông báo nghỉ lễ tự động.
Kết Luận
Tạo thông báo nghỉ lễ trên Zalo là một công việc quan trọng giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến khách hàng, đối tác. Việc áp dụng đúng phương pháp không chỉ đảm bảo thông tin được truyền tải hiệu quả mà còn tăng cường hình ảnh thương hiệu.
Hãy nhớ rằng, thông báo nghỉ lễ tốt cần có 3 yếu tố: thông tin chính xác, thời gian phù hợp, và hình thức chuyên nghiệp. Kết hợp linh hoạt giữa tính năng nhắc hẹn tự động của Zalo và banner thiết kế đẹp mắt sẽ mang lại hiệu quả tối ưu nhất.
Cuối cùng, đừng quên theo dõi phản hồi từ khách hàng và nhân viên để liên tục cải thiện cách thức thông báo trong những dịp lễ tết sắp tới. Chúc bạn thành công trong việc tạo những thông báo nghỉ lễ chuyên nghiệp và ấn tượng trên Zalo!
