Cách tối ưu xử lý đơn hàng hiệu quả

Ông bà ta có câu: “Cha chung không ai khóc”, nếu áp dụng trong công việc thì đơn giản là nếu một công việc được hoàn thành bởi nhiều người thì họ sẽ luôn luôn đổ lỗi cho người khác khi có sai sót xảy ra và sẽ luôn nghĩ rằng sẽ có người khác xử lý việc này mà không phải mình, “Đã có sếp, leader lo việc xử lý đơn hàng hiệu quả, còn mình chả phải làm gì cả”...

Ví dụ đơn giản: Shop của bạn có 3 nhân viên, mọi người thường cùng nhau làm các công việc của cửa hàng như chốt đơn, soạn đơn, đóng gói và gửi hàng. Mọi việc đều thuận lợi tới một ngày bạn quyết định sẽ tăng chi phí quảng cáo để có số lượng đột biến cho cửa hàng. Mọi chuyện đau đầu sẽ diễn ra từ đây:

❌ Đơn hàng gửi nhầm sản phẩm cho khách hàng => Hủy
❌ Đơn hàng gửi thừa sản phẩm cho khách hàng => Lỗ
❌ Đơn hàng gửi thiếu sản phẩm cho khách hàng => ăn chửi thậm tệ, bị review 1 sao.
❌ Đơn hàng bị sai thông tin người nhận khiến DN phải chịu đơn hoàn => mất cả chì lẫn chài
❌ Nhân viên quá tải khả năng xử lý khiến căng thẳng mệt mỏi phải xin nghỉ => đã neo người lại gặp cái eo.
❌ Và muôn vàn phát sinh khác trong việc bán hàng hàng trên facebook …………

Hậu quả kinh khủng nhất: Chủ shop mắng chửi do nhân viên không làm được việc, nhân viên ấm ức phá ngầm shop, tư vấn đểu cho khách hàng, đánh tráo hàng => Cửa hàng có nguy cơ đóng cửa.
————–
Vậy bạn cần làm gì??? Theo Adam Loc có 5 yếu tố chính để xử lý đơn hàng hiệu quả

? Keyword số một: “Cần có một người chịu trách nhiệm cuối cùng cho một công việc rõ ràng”.
? Keyword số hai : “Chuyên môn hóa từng bộ phận để hiệu suất là cao nhất”
? Keyword số ba : “Ngoài môi trường, thì thu nhập là thứ giá trị nhất để giữ nhân viên ở lại với bạn”
? Keyword số bốn : “Luôn đo đếm thời gian xử lý và hiệu suất từng bộ phận và cố gắng tối ưu nó mỗi ngày”
? Keyword số năm : “Có Thưởng – Có Phạt”

Quy trình kiểm soát hàng hóa để xử lý đơn hàng hiệu quả

Số đơn hàng xử lý được mỗi ngày = (8h làm việc x 65% thời gian làm thực )/(Thời gian xử lý trung bình mỗi khâu)
Vậy để tăng khả năng xử lý đơn hàng hiệu quả thì cần giảm thời gian xử lý trung bình mỗi khâu hoặc tăng thời gian làm việc thực.
—

Bước 1:

Telesales tiếp nhận thông tin đơn hàng, bước cuối cùng luôn luôn là xác nhận thông tin đơn hàng. Xác nhận thông tin đơn hàng bao gồm các thông tin sau:
1. Tên người mua hàng
2. Sản phẩm đặt hàng
3. Địa chỉ nhận hàng
4. Số tiền cần thanh toán
5. Xác nhận yêu cầu khác (nếu có)
6. Xác nhận thời gian giao hàng
–
Lợi ích của việc xác nhận thông tin đơn hàng:
1. Thông tin được chính xác
2. Người nhận hàng chủ động chuẩn bị tiền thanh toán, thời gian nhận hàng.
3. Giảm tỷ lệ hàng hoàn và khách hàng không thực sự có nhu cầu mua hàng.
4. Khi sai xót về thông tin người nhận hàng có thể xác định lỗi từ phía Telesales.

Xem thêm: Hạn chế hàng hoàn trong bán hàng trên Facebook 
—

Bước 2:

Telesales đặt lệnh in phiếu xuất kho kiêm gửi hàng cho kho (máy in đặt trong kho).

Tip:
 Tốc độ in giấy A5 của máy in Tb là 15 trang/phút. So với TB 60 nhãn/phút của một máy in tem nhãn thì mất thời gian hơn khá nhiều. Chưa kể chi phí và thời gian thay mực sửa chữa (máy in tem không cần mực) cũng chẳng rẻ hơn.
–
Lợi ích của việc in phiếu xuất kho kiêm gửi hàng:
1. Đơn hàng được in bằng máy nên bảo đảm nhanh.
2. Thông tin rõ ràng, chính xác không bị mờ, thiếu sót do viết tay.
3. Đơn hàng nhìn chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp hơn.
4. Sử dụng luôn được phiếu xuất làm phiếu gửi hàng, dễ dàng số hóa mã đơn hàng nội bộ thành mã vạch để kiểm soát với máy bắn mã vạch hoặc hỗ trợ tốt được cho đơn vị giao hàng.
—

Bước 3:

Mỗi đơn hàng tương ứng với 01 rổ đựng hàng. Tùy tình hình thực tế của Shop mà lựa chọn các loại rổ to nhỏ cho phù hợp, giúp xử lý đơn hàng hiệu quả hơn là việc bạn để chung, lẫn lộn.
Kho lấy hàng theo từng phiếu được in, xử lý dứt điểm từng đơn hàng, trường hợp đơn hàng chưa xử lý được thì phải để riêng. Sau đó đẩy đơn hàng ra cho nhân viên đóng gói.

Tip:

 Luôn sử dụng giá kệ, có đánh số rõ ràng từng ô, nên sử dụng vách ngăn hoặc rổ đựng trong một mặt giá.
 Cách dễ nhất để nhân viên kho nhanh chóng xuất đúng được hàng hóa là mỗi một mã hàng nên gắn theo ô chứa sản phẩm đó. Ví dụ: “Áo tập nỉ màu xanh – B2” x 1 bộ.
=> Nhân viên kho chỉ cần tới đúng ô B2 lấy 1 sản phẩm.
 Nếu lượng hàng lớn thì để khoảng 10-30 đơn hàng mới đẩy ra đóng gói 01 lần.
 Kho luôn phải có ít người nhất có thể, trong phạm vi số lượng đơn hàng <300 đơn/ngày thì chỉ cần có 01 kho duy nhất => có người chịu trách nhiệm cuối cùng.
–
Để xử lý đơn hàng hiệu quả lợi ích  của việc xuất kho từ phiếu in và sử dụng giá kệ :
1. Bất cứ ai cũng có thể dễ dàng xử lý được việc xuất kho khi số hóa tọa độ của từng đơn hàng.
2. Một nhân viên kho dễ dàng có thể xuất: 200-300 đơn/ngày hơn với những shop bán mặt hàng đơn giản, nhỏ gọn như mỹ phẩm, sách…
3. Dễ xác định lỗi từ phía kho với đơn hàng đúng thông tin nhưng sai sản phẩm.
4. Cần ít không gian hơn cho việc lưu trữ hàng hóa, giảm chi phí thuê mặt bằng.
—

Bước 4:

Việc đóng gói phụ thuộc rất nhiều vào tính chất sản phẩm. Nếu sản phẩm là hàng dễ vỡ thì chắc chắn phải sử dụng hộp carton, chèn lót hay xốp hạt cho việc đóng gói. Sẽ rất đáng tiếc nếu đơn hàng gửi tới người nhận bị trả về do gãy, vỡ sản phẩm… (mất chì mất chài mất cả cần câu)
Xác định rõ sản phẩm yêu cầu đóng gói Túi nilon hay cần sử dụng thùng carton hay bất cứ một phương thức nào khác, nếu có thể thì luôn sử dụng 01 chiếc túi nilon cuối cùng cho việc đóng hàng.
–
Việc đóng gói luôn mất thời gian nếu như bạn không biết rằng có thể tiết kiệm bằng những việc sau đây.

 Phiếu xuất kho kiêm gửi hàng trở nên dính được.
 Sử dụng chính phiếu xuất kho làm seal niêm phong đơn hàng
–
Lợi ích của việc đóng gói có sử dụng phương pháp trên:
1. Tiết kiệm một mớ chi phí cho băng dính và biến mất tiếng sột soạt khó chịu suốt cả ngày.
2. Thời gian đóng gói giảm tới 60% khi xử lý một đơn hàng.
3. Hàng hóa luôn được một lớp nilon bảo vệ trước mưa gió.
4. Kho bãi trở nên gọn gàng.
—————

Tổng kết:

Như vậy việc có 100-200 đơn hàng/ngày thì chỉ cần 01 nhân viên kho và 01 nhân viên đóng gói với 01-02 nhân viên sale tốt hoàn toàn có thể xử lý đơn hàng hiệu quả trong tầm tay.

Một đống chi phí như tiền thuê mặt bằng, tiền điện cho máy tính, điều hòa, tiền gửi xử hay thậm chí đế cả tiền nước xả đi đái cũng tiết kiệm một mớ.

Luôn nhớ rằng đông nhân viên là điều đáng sợ hơn địa ngục, nhưng sẽ là thiên đường nếu bạn có một đội quân tinh nhuệ. Bạn chỉ có một, quan tâm tới 03 người luôn dễ hơn san sẻ thời gian với năm bảy người.

Bạn có sẵn sàng trả lương cho 03 nhân viên làm việc 08h mỗi ngày mà thu nhập đạt 10-12tr/tháng hay trả lương 6-7tr cho 05-06 người. Câu trả lời chính trong suy nghĩ của bạn.

Tổng hợp