Chứng từ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp,vì vậy các chủ thể phải lưu ý về các điều kiện hợp lệ của chứng từ khiến chứng từ có giá trị sử dụng ở doanh nghiệp. Vậy chứng từ là gì? Các khái niệm cần biết về chứng từ ra sao?
Hãy cùng ATPSoftware tìm hiểu ngay trong bài viết này.
1. Chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu phản ánh sự kiện kinh tế được lập theo hình thức và thủ tục luật định, dùng làm căn cứ để ghi vào sổ sách kế toán và là tài liệu thông tin bạn đầu của quản lí, các thông tin trong chứng từ được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động, giá trị.
Chứng từ có thể bằng giấy tờ hoặc bằng sự ghi lại và xác nhận của các phương tiện điện tử. Chứng từ gồm nhiều loại, có thể có giá và chuyển nhượng được (gọi là chứng từ có giá) hoặc chỉ phản ánh hoạt động kinh tế của một chủ thể mà vẫn chưa có giá trị chuyển nhượng.
Chứng từ phải được lập theo thứ tự, thủ tục do pháp luật về kế toán – tổng hợp và thống kê quy định. Việc ghi chép sổ sách kế toán nhất thiết phải dựa vào chứng từ lập theo mẫu quy định và các yếu tố cần thiết: tên chứng từ, ngày tháng năm lập, thông tin tóm tắt của sự việc phản ánh, đối tượng mục tiêu tài sản được phản ánh và thước đo sử dụng; chữ kí và họ và tên của người lập chứng từ, người duyệt chứng từ.
Chứng từ được lập thành nhiều bản và luân chuyển qua các bộ phận liên quan để công nhận, dùng theo công dụng. Tuỳ thuộc vào loại chứng từ mà chủ thể quản lí phải bảo quản, lưu giữ trong thời hạn do pháp luật quy định.
2. Nội dung chứng từ kế toán
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lượng, đơn giá và số tiền tài nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán sử dụng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
3. Các loại chứng từ
3.1 Chứng từ thu, chi liên quan đến tiền mặt
- Phiếu thu: Phiếu chi là chứng từ kẹp với hoá đơn mua hàng hoá, mua dịch vụ thanh toán ngay, trên nội dung thể hiện đầy đủ thông tin như mục 1.
- Phiếu chi: Phiếu thu là chứng từ kẹp với hoá đơn bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ thu tiền ngay.
- Giấy đề nghị thanh toán
- Giấy đề nghị tạm ứng
3.2 Chứng từ liên quan ngân hàng
- Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ sử dụng để bên mua thanh toán tiền cho bên bán hàng thông qua giao dịch ngân hàng. Trên uỷ nhiệm chi có hoàn chỉnh chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng( nếu có), và các nội dung bắt buộc khi viết uỷ nhiệm chi.
- Séc: Là chứng từ sử dụng để rút tiền gửi tổ chức tài chính về nhập quỹ tiền mặt
- Giấy báo nợ: Là chứng từ tổ chức tài chính cung cấp cho doanh nghiệp thể hiện tiền trong ngân hàng của công ty giảm đi
- Giấy báo có: Là chứng từ ngân hàng cung cấp thể hiện tiền trong tổ chức tài chính tăng lên
- Giấy nhận nợ: Là chứng từ chứng minh tổ chức tài chính cho doanh nghiệp bạn vay một món tiền theo giấy nhận nợ, giấy nhận nợ thể hiện ngày, tháng, năm, số tiền, hạn thanh toán món tiền đó…
- Giấy tờ bảo lãnh hợp đồng, cầm cố, thế chấp….liên quan chứng từ trong công ty xây dựng
3.4 Các loại chứng từ nhập, xuất liên quan công ty sản xuất, xây dựng
- Phiếu xuất kho: Là chứng từ phản ánh số lượng nguyên vật liệu xuất kho
- Phiếu nhập kho: Thể hiện nhập kho nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá
3.5 Các loại chứng từ khác như
- Bảng chấm công, Bảng lương, phiếu chi lương
- Hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán, chứng từ kế toán
Chứng từ điện tử
1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 17 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị chỉnh sửa trong lúc truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, những loại thẻ thanh toán.
2. Chính phủ quy định chi tiết về chứng từ điện tử.
Hoá đơn bán hàng
1. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hoặc phân phối dịch vụ phải lập hoá đơn kinh doanh giao cho người mua hàng. Trường hợp bán lẻ hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ dưới mức tiền quy định mà khách hàng không yêu cầu thì không phải lập hoá đơn bán hàng. Chính phủ quy định nhất định các trường hợp kinh doanh và mức tiền bán hàng không phải lập hoá đơn bán hàng.
2. Tổ chức, cá nhân khi mua hàng hoá hoặc được phân phối dịch vụ có quyền yêu cầu người bán hàng, người phân phối dịch vụ lập, giao hoá đơn bán hàng cho mình.
3. Hoá đơn bán hàng được thể hiện bằng các hình thức sau đây:
a) Hoá đơn theo mẫu in sẵn;
b) Hoá đơn in từ máy;
c) Hoá đơn điện tử;
d) Tem, vé, thẻ in sẵn giá thanh toán.
4. Bộ Tài chính quy định mẫu hoá đơn, tổ chức in, phát hành và dùng hoá đơn kinh doanh, Trường hợp tổ chức hoặc cá nhân tự in hoá đơn kinh doanh thì phải được cơ quan tài chính có thẩm quyền chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
5. Tổ chức, cá nhân khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nếu không lập, không giao hoá đơn kinh doanh hoặc lập hoá đơn bán hàng không đúng quy định tại Điều 19 và Điều 20 của Luật này và các khoản 1, 2, 3 và 4 Việc này thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
1. Nội dung, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
2. Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo thông tin kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
3. Chỉ đơn vị nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì đơn vị nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; cùng lúc đó lập biên bản ghi rõ nguyên nhân, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
4. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ nguyên nhân, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
4. Như thế nào là chứng từ hợp lệ?
Chứng từ được coi là hợp lệ khi thuyết phục được đầy đủ các yếu tố sau đây:
Thứ nhất: Tính pháp lý
Chứng từ được xem là cam kết tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký công nhận của các bên xoay quanh. đây chính là cách thức làm phòng ngừa các trường phát sinh tranh chấp giữa các bên.
nếu như có mâu thuẫn xuất hiện thì chứng từ sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.
Thứ hai: Tính đúng pháp luật
Chứng từ có giá trị dùng khi tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ.
ví dụ chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không nên xem để tính khoản chi hợp lý của công ty khi tính thuế công ty.
Thứ ba: Tính trung thực
Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không nên bịa đặt là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, của doanh nghiệp.
Thứ tư: Tính rõ ràng
Chứng từ nên có nội dung hoàn chỉnh, nhất định, bài bản, không sử dụng các từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ.
5. Ý nghĩa và tầm cần thiết của chứng từ với doanh nghiệp
Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ vì nó mang tính pháp lý của nghiệp vụ và thể hiện các số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách.
Việc lập chứng từ giúp cho doanh nghiệp thực hiện kế toán ban đầu. nếu thiếu chứng từ thì doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như các công tác nội bộ.
Việc lập chứng từ là để ghi lại và xác nhận quá trình thu, chi, giá trị gia tăng của công ty, phục vụ cho việc quyết toán, khấu trừ, hoàn thuế với đơn vị thuế.
Lập hóa đơn chứng từ cũng là giấy tờ ghi lại và xác nhận và xác định cơ quan, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến thông tin của chứng từ.
Chứng từ cũng được xem như là chỉ thị công tác nhằm truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong tổ chức đồng thời chứng từ cũng là chứng cứ để chứng minh cho việc hoàn thành công việc, chỉ thị được giao.
Nếu công ty vẫn chưa có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì các số liệu, các công việc ghi trong sổ sách sẽ bị coi là ghi khống và có thể bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật.
Qua bài viết mong sẽ giúp mọi người nắm rõ được những khái niệm về chứng từ hỗ trợ trong công việc của mình!
