Thuật ngữ Coordinator được sử dụng phổ biến trong ngành Nhà hàng – Khách sạn và vị trí này ảnh hưởng trực tiếp tới các nhân sự trong nhà hàng, khách sạn. Vậy Coordinator là gì? Công việc Coordinator yêu cầu những gì? Hãy cùng mình tìm hiểu dưới bài viết này nhé.
Coordinator là gì?
Theo từ điển Anh – Việt, Coordinator có nghĩa là người điều phối hay điều phối viên. Trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn, Coordinator là người đảm nhiệm vai trò quản lý và phối hợp với bộ phận khác để hoàn thiện công việc một cách hoàn hảo nhất.
Trong các nhà hàng, khách sạn, Coordinator hiện được chia thành nhiều vị trí không giống nhau, bao gồm: Sales coordinator, Event coordinator và F&B Coordinator. Vậy, các vị trí này được định nghĩa như thế nào?
– Sales Coordinator là nhân sự điều phối kinh doanh, thuộc bộ phận Sales & Marketing, có nhiệm vụ chính là tìm kiếm người có khả năng mua hàng, tham gia vào các công việc bán hàng, ads…
– Event Coordinator là nhân sự điều phối tổ chức sự kiện, đảm nhiệm vai trò quản lý chung toàn bộ hoạt động trong một sự kiện.
– F&B Coordinator là thư ký cho Giám đốc bộ phận ẩm thực, có trách nhiệm chính hỗ trợ các hoạt động cho Giám đốc bộ phận ẩm thực trong khách sạn.
Vai trò của một Sales Coordinator là gì?
Cũng giống như các công việc khác, công việc bán hàng yêu cầu những người tham dự phải có sự liên kết chặt chẽ, có sự trao đổi thường xuyên nhằm điều tiết và đưa rõ ra những quyết định đúng đắn nhằm đạt được mục tiêu chung nhất. Và để có thể thực hiện được việc này, vai trò và nhiệm vụ trọng yếu của một Sales Coordinator là không thể phủ nhận. Vậy nhiệm vụ của một Sales Coordinator là gì?
Tiếp nhận và xử lý thông tin từ các bộ phận
Vai trò trước tiên của một Sales Coordinator là gì? Đó là thường xuyên thực hiện công việc với quản lý bộ phận để có được một cái nhìn bao quát chính xác về mục tiêu trong kỳ và về ngân sách và kỳ vọng kinh doanh. Họ có trách nhiệm lấy thông tin cập nhật về trạng thái đơn đặt hàng từ các chi nhánh khác nhau và số lượng doanh thu đã đạt được từ đó đánh giá phân tích và có những điều chỉnh phù hợp.
Sales Coordinator cũng phải lưu giữ hồ sơ chính xác về số liệu kinh doanh hàng tháng và hàng năm trên cơ sở dữ liệu máy tính nhằm cam kết doanh nghiệp đang đi đúng hướng, xây dựng những kế hoạch, kế hoạch mới trong tương lai. Đồng thời nếu như hiểu chuẩn xác vai trò của một Coordinator là gì trong lĩnh vực bán hàng cũng sẽ giúp bạn trong việc sử dụng thông tin nhận được để xây dựng bản báo cáo bán hàng chi tiết để trình bày cho quản lý hoặc nhà đầu tư tiềm năng.
Tạo ra sự liên kết bên ngoài doanh nghiệp
Sales Coordinator thường là gương mặt đại diện của một doanh nghiệp, thường xuyên liên hệ với các nhà quản lý phân phối, đại diện doanh nghiệp và các người mua hàng chủ chốt để xử lý mọi câu hỏi thắc mắc và vấn đề về tiến trình bán hàng.
Một Sales Coordinator cũng phải lập kế hoạch các sự kiện trọng yếu như hội chợ thương mại, hội thảo, tiệc tri ân người mua hàng nhằm tìm kiếm các người có khả năng mua hàng, nâng cao danh tiếng của công ty và cam kết nguồn đầu tư trong tương lai. Họ cùng lúc đó cũng đóng một vai trò quan trọng như một nhà đàm phán, phải giữ mối tương quan thực hiện công việc tốt với các nhà cung cấp hiện tại và cố gắng đảm bảo các điều khoản hợp đồng thuận lợi hơn cho công ty trong tương lai.
Nghiên cứu thị trường
Sales Coordinator phải thường xuyên làm việc với bộ phận Marketing về các vấn đề duy trì mối tương quan giữa người tiêu dùng của doanh nghiệp và việc sản xuất các chiến dịch quảng cáo. Một Sales Coordinator phải liên kết chặt chẽ và thường xuyên tương tác với bộ phận Marketing để cung cấp dữ liệu kinh doanh chính xác để có thể cùng nhau xác định xu thế phát triển của doanh thu và tùy chọn sản phẩm trên các khu vực khác nhau.
Theo dõi, đánh giá sản phẩm
Hơn ai hết, Sales Coordinator cần phải thường xuyên xem xét và nhận xét chất lượng và thực hiện các cuộc thăm dò người tiêu dùng về sản phẩm. Từ đó đưa ra cái nhìn đúng đắn và khách quan về những ưu điểm và khuyết điểm của sản phẩm, đóng góp ý kiến cải thiện và tăng trưởng sản phẩm. Người có quyền quyết định cuối cùng chắc chắn là Coordinator của lĩnh vực kinh doanh trong việc theo dõi và đánh giá một sản phẩm nào đấy trước khi đề bạt lên cấp trên.
Marketing Coordinator là gì?
Có mối quan hệ mật thiết với Sale Coordinator, Marketing Coordinator xảy ra sau tuy nhiên đóng vai trò vô cùng cần thiết với các công việc:
- Thực hiện tổ chức, sắp xếp hoạt động theo trình tự trọng yếu, theo dõi các dự án nhằm cam kết tính liền mạch trong công thức và nguồn lực của công ty.
- Hỗ trợ lên timeline cho các dự án, quản lý hoạt động, cập nhật tiến độ của công việc.
- Trao đổi qua lại với các phòng ban khác để có thể hỗ trợ dự án.
- Thẩm định và đảm bảo chất lượng các ấn phẩm như catalogue, voucher giấy… và ấn bản điện tử như Website, newsletter, Facebook..
- Bàn bạc với các nhà cung cấp để đạt được giá tốt cho công ty, kiểm tra đơn hàng…
Event coordinator là gì?
Event coordinator là điều phối viên tổ chức sự kiện nhằm đảm công việc quản lý chung tất các hoạt động trong một sự kiện gồm có cả việc quản lý nhà cung ứng cho nhà hàng – khách sạn. Đối với những nhà hàng, khách sạn thường xuyên tổ chức tiệc cưới, hội nghị thì sự hiện diện của Event Coordinator là vô cùng cần thiết. Event Coordinator sẽ gồm có các công việc:
- Xây dựng ý tưởng và lập kế hoạch cho các hoạt động của nhà hàng, khách sạn, event sales & marketing, team building, tham quan cho nhân viên…
- Sản xuất và cung cấp các tài liệu marketing như thư mời, tờ rơi, thông báo quảng cáo cáo cũng giống như sắp xếp phương tiện vận chuyển.
- Setup sự kiện, tổ chức việc setup, giải quyết các vấn đề khác nhằm cam kết cho sự kiện được xảy ra đúng dự kiến.
F&B Coordinator là gì?
F&B Coordinator chính là thư ký cho giám đốc bộ phận ẩm thực, có trách nhiệm chính là hỗ trợ các hoạt động cho giám đốc bộ phận ẩm thực trong khách sạn.
- Hỗ trợ giám đốc bộ phận ẩm thực trong các hoạt động hành chính, vận hành và hoạt động của bộ phận thường nhật và tổ chức hệ thống hồ sơ.
- Truyền đạt các thông tin, báo cáo từ giám đốc bộ phận ẩm thực đến các bộ phận thuộc quyền quản lý và trái lại.
- Xử lý và theo dõi các voucher, đơn đặt mua, kế hoạch đào tạo nhân viên, thư điện tử, điện thoại… trong bộ phận ẩm thực.
- Quản lý hệ thống hồ sơ thực phẩm, công đoạn mang đến các dịch vụ, sản phẩm đến các khách hàng.
- Tham gia việc lên ý tưởng cho thực đơn mới dành cho các sự kiện mà công ty tổ chức.
- Phối hợp với bộ phận tài chính thực hiện các báo cáo về ngân sách, dự trù ngân sách hàng năm, quý, tháng.
Kết luận
Từ những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn và kiến thức cơ bản về Coordinator là gì và tìm hiểu thêm được các khái niệm như Sales Coordinator, Marketing Coordinator, Event Coordinator. Với những dữ liệu này, bạn có lẽ sẽ tìm thấy được bản thân mình thích thú với vị trí nào và biết cách phát triển chức phận Coordinator một cách hợp lý.
Xem thêm: Bài học kinh doanh số 29 – Xây dựng nhân sự trong lĩnh vực F&B
Lê Thảo-Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:cet, 123jop, danang)
