Hướng dẫn cơ bản về RFPs – Đề nghị mời thầu

Cho dù bạn không biết đó là gì hoặc chưa được viết trong một lúc, hướng dẫn hôm nay có thể giúp ích.

Chúng ta đang đi sâu vào chi tiết cụ thể về RFP thực sự là gì, tại sao bạn có thể cần một cái và làm thế nào để tạo cái đầu tiên của bạn ngày hôm nay.

Để bắt đầu, bạn nên hiểu ý nghĩa của tất cả những chữ cái này.

Khi công ty của bạn có một dự án mới (thường là lớn) hoặc một dự án phức tạp hơn và đòi hỏi một chút gia công, RFP có thể giúp bạn hoàn thành công việc ngay lần đầu tiên.

Tài liệu RFP trở thành một cách để bạn nhanh chóng phát hiện ra điểm mạnh và điểm yếu của các nhà cung cấp tiềm năng liên quan đến dự án của bạn mà không phải mất quá nhiều thời gian để tự mình tìm kiếm chúng.

RFP cũng có thể cung cấp cho bạn một cái nhìn lén lút vào các chiến lược khác nhau mà bạn có thể chưa xem xét vì mỗi nhà cung cấp sẽ bao gồm kế hoạch hành động độc đáo của riêng họ cùng với giá thầu của họ.

Và bạn sẽ có thông tin này trước khi bạn phải cam kết với nhà cung cấp.

Hãy ghi nhớ, điều này không nên nhầm lẫn với RFQ.

RFP so với RFQ

RFQ, hoặc yêu cầu báo giá, hơi khác so với RFP vì nó chỉ là trích dẫn. Tại đây, các công ty thu hút nhiều báo giá từ nhiều nhà cung cấp khác nhau để so sánh các dịch vụ chỉ dựa trên giá. Mặc dù RFP bao gồm báo giá (cùng với một số chi tiết cụ thể khác), RFQ không nêu chi tiết gì ngoài giá cả.

Trái ngược với RFP, RFQ là một yêu cầu báo giá hoặc báo giá.

Đây là cách hiểu sự khác biệt:

Mặc dù về mặt kỹ thuật bạn đang nhận được báo giá trong RFP, bạn cũng nhận được thông tin như kế hoạch hành động, mốc thời gian hoàn thành, lịch trình giao hàng, và danh sách các dịch vụ được cung cấp là tốt.

Nhưng với RFQ, bạn chỉ nhận được báo giá cho dịch vụ hoặc sản phẩm bạn muốn mua.

Trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần so sánh các trích dẫn là không đủ để xem liệu một nhà cung cấp tiềm năng là bên phải phù hợp với công ty của bạn, đó là lý do tại sao RFP phù hợp hơn trong những tình huống này.

Giải thích quy trình RFP

Trước khi các nhà thầu tiềm năng có thể gửi đề xuất của họ, RFP phải được soạn thảo bởi công ty yêu cầu công việc. (PS Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm điều này sau trong hướng dẫn này)

Điều này cung cấp cho các nhà thầu tiềm năng một ý tưởng tốt hơn về những gì công ty bạn đang tìm kiếm.

Khi RFP của bạn được gửi đi, các nhà thầu hoặc nhà cung cấp có thể xem xét nó và gửi giá thầu tốt nhất của họ để cạnh tranh cho công việc.

Trong các đề xuất này, các nhà cung cấp thường bao gồm các mục sau đây:

• Một kế hoạch hành động về cách họ sẽ giải quyết vấn đề
• Dòng thời gian của những gì bạn có thể mong đợi
• Bất kỳ thông tin cơ bản cần thiết
• Họ mong đợi toàn bộ dự án sẽ tốn bao nhiêu

Trong một số trường hợp nhất định, các nhà thầu có thể quay lại và nói rằng các thành phần cụ thể của RFP cần được điều chỉnh dựa trên kinh nghiệm của họ trong ngành.

Tại thời điểm này, bạn có thể xem lại phản hồi của họ và tạo RFP mới để điều chỉnh các thay đổi hoặc bạn có thể để nguyên bản gốc và ghi nhớ trong khi xem xét các giá thầu được gửi khác.

Khi bạn nhận được tất cả các đề xuất, sẽ rất khó để so sánh từng đề xuất và xác định nhà cung cấp nào phù hợp nhất cho công ty của bạn.

Trong số các nhà thầu, bạn sẽ muốn thu hẹp điều này xuống một số ba, năm hoặc 10 mục yêu thích hàng đầu của bạn để xem xét, tùy thuộc vào số lượng bạn nhận được hoặc quan tâm.

Từ đây, bạn sẽ muốn dành thời gian kiểm tra các nhà cung cấp tiềm năng hơn nữa để xác định ai thực sự phù hợp với công việc.

Một số công ty có thể yêu cầu thêm một đề nghị tốt nhất và cuối cùng từ các nhà cung cấp hàng đầu của họ sau khi họ bắt đầu quá trình đàm phán này để đảm bảo họ không chỉ nhận được đúng người hoặc công ty cho công việc mà còn ở mức giá phù hợp.

Mặc dù điều này nghe có vẻ như là một bước bổ sung, nhưng nó có thể giúp bạn tiết kiệm tiền bạc, thời gian và đau đầu trên đường.

Nhưng điều này cũng dẫn chúng ta đến một câu hỏi lớn: Có phải tất cả những điều này thực sự cần thiết?

Bạn có thể tự mình dành thời gian để xem xét hai hoặc ba nhà cung cấp không?

Như bạn sẽ thấy tiếp theo, tuyến đường đó chắc chắn không phải là lợi ích tốt nhất của bạn.

Tại sao lại đưa ra yêu cầu đề xuất?

Hãy so sánh ngắn gọn hai kịch bản sau:

• Tùy chọn # 1: Dành thời gian để tự mình tìm nhà cung cấp hoàn hảo.
• Tùy chọn # 2: Sử dụng RFP để đưa các nhà cung cấp tiềm năng đến với bạn.

Chọn tuyến đường đầu tiên và có thể bạn sẽ sử dụng đồng nghiệp, bạn bè và các nhóm kết nối mạng của mình để giúp thu hút các giới thiệu có thể cho công việc.

Hoặc bạn có thể thực hiện tìm kiếm Google để kiểm tra các nhà cung cấp hàng đầu trong khu vực của bạn.

Sau khi bạn xem xét trang web của một ứng cử viên có thể cho công việc, bạn sẽ tạo ra thông điệp hoàn hảo để tiếp cận và tìm hiểu nếu họ thậm chí có thể giúp đỡ.

Sau đó, bạn sẽ phải giải thích các chi tiết cụ thể của dự án của bạn và bạn có thể hoặc không thể yêu cầu họ gửi đề xuất trước khi quyết định chọn chúng cho dự án của bạn.

Đây không phải là một quá trình phức tạp, nhưng chúng tôi đã đề cập đến việc bạn phải lặp lại nó cho mỗi nhà giới thiệu hoặc nhà cung cấp đầy triển vọng mà bạn gặp phải chưa?

Hãy tưởng tượng sẽ mất bao lâu!

Bây giờ, điều gì sẽ xảy ra nếu các nhà thầu tiềm năng này đã biết chi tiết dự án của bạn và họ đã quay lại với kế hoạch hành động tốt nhất của họ và giá thầu chính thức để bạn xem xét?

Vì vậy, thay vì phải giải thích nhu cầu của bạn mỗi lần, bạn chỉ cần phác thảo nó một lần và gửi nó ra công chúng.

Và để giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn, sẽ tùy thuộc vào các nhà thầu tiềm năng – không phải bạn – tiếp cận.

Tuyến RFP cũng cung cấp cho bạn một cái nhìn lén lút vào kế hoạch hành động thực sự của mỗi nhà cung cấp, chứ không phải là kế hoạch họ nói chuyện với bạn qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.

Vì các ứng viên tiềm năng phải gửi một giá thầu chính thức, họ sẽ cần dành thời gian phác thảo giải pháp và thực sự giải quyết vấn đề trong tay.

Và nếu họ không, bạn có một cách dễ dàng để loại bỏ các nhà cung cấp và vượt qua các tùy chọn khá nhanh chóng.

Nhưng, để đi đến điểm này, bạn không thể phạm sai lầm tiếp theo này.

Đây là những gì không nên làm với RFP

Nếu bạn muốn tìm đúng nhà cung cấp, bạn cần RFP cụ thể.

Chỉ hỏi những câu hỏi có hay mà thôi

Đó là lý do tại sao bạn phải tạo ra các câu hỏi cụ thể đòi hỏi câu trả lời chu đáo.

Cố gắng sử dụng các câu tương tự như sau:

• Bạn có thể chia sẻ một ví dụ về cách bạn đã giải quyết vấn đề này hoặc một vấn đề tương tự cho một công ty khác không? Bạn có gặp phải bất kỳ rào cản không lường trước? Bạn sẽ làm gì giống hoặc khác lần này?

• Với thiết kế lại được đề xuất của bạn, sẽ mất bao lâu để một người không am hiểu về công nghệ hoàn thành mẫu đăng ký mới? Bạn ước tính bao nhiêu thời gian này có thể tiết kiệm?

Với những mẹo này, bạn đã sẵn sàng phác thảo RFP đầu tiên của mình.

Cách viết RFP

Đây là cấu trúc cơ bản của RFP và những gì cần bao gồm trong của bạn:

1. Tổng quan dự án

Trước khi bạn đi vào chi tiết cụ thể của công ty, bạn nên giới thiệu ngắn gọn về chính dự án để các nhà cung cấp biết ngay nếu đó là thứ đáng để đấu thầu.

2. Bối cảnh công ty của bạn

Đây không phải là một lịch sử lâu dài của công ty bạn. Thay vào đó, nó sẽ cung cấp cho các nhà thầu một ý tưởng tốt hơn về những gì công ty của bạn làm và bạn phục vụ như một thị trường mục tiêu.

3. Mục tiêu của dự án của bạn

Xác định rõ ràng những gì bạn hy vọng sẽ đạt được với dự án này và những gì bạn thấy là một trò chơi win win vì vậy mọi người đều ở trên cùng một trang.

4. Phạm vi dự án

Các chi tiết của dự án là rất cần thiết trong một RFP. Trong cùng đường bạn không muốn sử dụng các câu hỏi mơ hồ, phạm vi dự án mơ hồ sẽ không giúp bạn tìm đúng nhà cung cấp.

Dành thời gian thực sự chi tiết phạm vi dự án của bạn để có không có bất ngờ sau này

5. Lịch trình giao hàng mục tiêu

Ngay cả khi thời hạn của bạn không quá chặt chẽ, bạn vẫn nên có một lịch trình phân phối mục tiêu. Điều này cần được đưa vào RFP của bạn để các nhà cung cấp tiềm năng có thể đánh giá đúng nếu họ có tài nguyên và băng thông để hoàn thành công việc đúng hạn.

6. Rào cản có thể

Đừng che giấu các vấn đề hiện tại hoặc tiềm ẩn của bạn dưới tấm thảm tục ngữ nếu bạn muốn chúng biến mất. Một RFP thành công rõ ràng rõ ràng về bất kỳ vấn đề kỹ thuật hoặc các rào cản có thể xảy ra, chẳng hạn như: Bạn đang xử lý mã hóa tùy chỉnh hoặc nền tảng lỗi thời? Đội của bạn có nguồn lực hạn chế?

Bằng cách giải thích những điều này, các nhà cung cấp tiềm năng sẽ biết chính xác những gì họ đang tham gia.

Bạn cũng sẽ loại bỏ các nhà thầu không thể xử lý công việc một cách tự nhiên do những hạn chế đó.

Nhưng bạn cũng sẽ kết nối với các công ty biết cách khắc phục những vấn đề phổ biến này bằng kỹ năng và sự khéo léo.

Hãy nhớ rằng, tốt hơn hết là tìm ra điều này ngay bây giờ so với sau khi bạn chấp nhận giá thầu và bắt đầu công việc.

7. Hạn chế về ngân sách

Điều quan trọng nữa là bạn phải trả trước ngân sách của mình. Bạn càng có thể loại bỏ những bất ngờ, càng tốt cho tất cả các bên liên quan.

8. Những gì bạn đang tìm kiếm ở các nhà cung cấp tiềm năng

Một cách khác để giảm hoặc loại bỏ những bất ngờ là giải thích chính xác những gì bạn đang tìm kiếm ở các nhà thầu tiềm năng.

Tất cả những gì bạn phải làm là phác thảo những gì quan trọng nhất đối với dự án của bạn (ví dụ: thời gian, giải pháp, ngân sách, v.v.) và cho thấy cách bạn sẽ đánh giá các đề xuất của họ dựa trên điều đó.

Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện sớm, nhưng trước khi chúng tôi thực hiện, có một điều nữa để thêm vào đây: thư xin việc RFP.

Giống như thư xin việc cho sơ yếu lý lịch, thư xin việc RFP tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp cho thương hiệu của bạn và tạo ra giai điệu cho các nhà cung cấp tiềm năng. Nó báo hiệu rằng họ nên nghiêm túc đề xuất và dự án.

Tin tốt là có một số công cụ giúp việc tạo RFP dễ dàng hơn và ít căng thẳng hơn bạn tưởng tượng.

Công cụ phần mềm đề xuất để giúp bạn quản lý RFPs

Trong bài viết này , chúng tôi đã phác thảo 10 công cụ để giúp bạn quản lý và tạo các đề xuất tìm kiếm chuyên nghiệp trong thời gian ngắn hơn.

Đối với mục đích ngày nay, ba công cụ sau đây là nơi tuyệt vời để bắt đầu:

1.  PandaDoc

Để tạo RFP tùy chỉnh với nhãn hiệu của riêng bạn, hãy xem xét sử dụng phần mềm đề xuất PandaDoc.

Tại đây, bạn có thể thiết lập RFP đầu tiên của mình trong vòng vài phút và thậm chí cộng tác với các thành viên trong nhóm bằng các cập nhật thời gian thực trong chính tài liệu.

2.  Nusii

Tương tự như các phần mềm đề xuất khác trên thị trường, Nusii sử dụng trình chỉnh sửa kéo và thả giúp xây dựng RFP dễ dàng – đặc biệt là cho người mới bắt đầu.

Nhờ thiết kế đơn giản, hiện đại, gọn gàng, nó cũng thực sự dễ dàng để tìm ra.

Một trong những tính năng hữu ích nhất của Nusii là sử dụng nó để làm việc lại các RFP hiện có để tiết kiệm thời gian của bạn. Chỉ cần sao chép nội dung từ RFP mà bạn thích và chỉnh sửa thông tin để phù hợp với yêu cầu mới của bạn.

3. Loopio

Làm thế nào để bạn có kế hoạch tổ chức tất cả các câu trả lời cho RFP của bạn?

Một tính năng nổi bật với Loompio là thư viện phản hồi RFP của nó, cho phép bạn truy cập tức thì vào tất cả các câu trả lời của bạn từ các RFP trước đó. Điều này tiết kiệm cho bạn những rắc rối khi đào bới xung quanh để tìm thấy những gì bạn cần trong một hộp thư đến đông người.

Tính năng ma thuật của họ thậm chí sẽ giúp bạn tự động điền phản hồi nếu nó xuất hiện tương tự như một bạn đã hoàn thành

Ngoài ra, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình RFP của mình – bao gồm gửi phản hồi tự động – và cộng tác với nhóm của bạn ở một nơi với bảng điều khiển trực quan của họ.

Và nếu các công cụ đề xuất nằm ngoài ngân sách ngay bây giờ hoặc nếu bạn muốn thử tự mình tạo ra công cụ của riêng bạn trước tiên, hãy sử dụng mẫu này làm điểm bắt đầu.

Mẫu mẫu RFP

Để sử dụng mẫu này, chỉ cần thay thế hoặc xóa bất cứ thứ gì [IN BRACKETS] và thay vào đó hãy nhập thông tin của công ty bạn.

Bạn cũng có thể xóa các phần hoặc phần thông tin không liên quan đến dự án của bạn.

1. Mục tiêu dự án

Mục tiêu của dự án này bao gồm:

tôi. [CÔNG TY CHỨNG CHỈ # 1]

ii. [CÔNG TY CHỨNG CHỈ # 2]

iii. [CÔNG TY CHỨNG MINH # 3]

Để đạt được các mục tiêu này, [CÔNG TY CỦA BẠN] hiện đang chấp nhận giá thầu để đáp ứng Yêu cầu Đề xuất này.

Các chi tiết dự án như sau:

2. Phạm vi công việc

[Bao gồm một mô tả về dự án và một phạm vi chi tiết của công việc ở đây. Mô tả có thể ở dạng đoạn văn, danh sách dấu đầu dòng hoặc kết hợp cả hai.]

3. Lịch trình giao hàng mục tiêu

[Thêm ngày khi dự án phải được hoàn thành bằng cách sử dụng văn bản dưới đây.]

Ngày hoàn thành dự án dự kiến ​​là [THÊM NGÀY]. Nếu ngày này cần được điều chỉnh, vui lòng bao gồm ngày đề xuất điều chỉnh của bạn, cũng như lý do của bạn để thay đổi lịch trình. Tất cả các thay đổi ngày đề xuất sẽ được xem xét.

4. Rào cản hiện tại hoặc các vấn đề kỹ thuật

[Tại đây, bạn sẽ muốn phác thảo bất kỳ lúc nào, tài nguyên hoặc các ràng buộc khác sẽ ảnh hưởng đến cả đề xuất và dự án.]

Tại thời điểm này, [CÔNG TY CỦA BẠN] hiện có các nhà thầu [INSERT HIỆN TẠI ROADBLOCKS] nên biết.

5. Hạn chế về ngân sách

Ngân sách cho dự án này là [NHẬP SỐ TIỀN ĐẦY ĐỦ + TIỀN TỆ NẾU NẾU XÁC NHẬN VỚI NGƯỜI GIỚI THIỆU NGOÀI TRỜI CỦA QUỐC GIA]

6. Số liệu đánh giá

[CÔNG TY CỦA BẠN] sẽ đánh giá các nhà thầu và đề xuất dựa trên các tiêu chí sau:

• Kinh nghiệm trước đây / lịch sử hiệu suất trong quá khứ
• Các mẫu và / hoặc nghiên cứu trường hợp từ các dự án trước đó
• Chi phí dự kiến
• Kinh nghiệm và chuyên môn kỹ thuật
• Phản hồi và trả lời các câu hỏi trong phần tiếp theo

7. Câu hỏi Nhà thầu phải trả lời để được xem xét

[Tạo các câu hỏi kích thích tư duy liên quan đến dự án này để bạn có thể đánh giá đúng các nhà cung cấp tiềm năng. Cân nhắc đặt câu hỏi mà bạn sẽ trực tiếp hoặc qua điện thoại.]

tôi. [CÂU HỎI # 1]

ii. [CÂU HỎI # 2]

iii. [CÂU HỎI # 3]

8. Yêu cầu nộp

Các nhà thầu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây để được xem xét:

• Chỉ các nhà thầu đáp ứng tất cả 5 số liệu trong phần đánh giá mới nên gửi đề xuất.
• Các đề xuất phải được gửi trong [NGÀY XÁC NHẬN]. Các nhà thầu quan tâm đến việc gửi đề xuất nên thông báo cho [POC NAME + EMAIL] không muộn hơn [INSERT DEADLINE].
• Bao gồm các mẫu và tài liệu tham khảo với đề xuất của bạn.
• Các đề xuất không được nhiều hơn [ENTER SỐ] trang. Không tuân thủ đến hướng dẫn này sẽ dẫn đến một từ chối tự động.
• Một lịch trình đề xuất cũng phải được bao gồm và thể hiện rõ ràng.

9. Thông tin liên lạc

Đối với các câu hỏi hoặc mối quan tâm liên quan đến RFP này, chúng tôi có thể liên hệ tại: