Hướng dẫn tổ chức sự kiện, offline hiệu quả cho doanh nghiệp – Kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ Case của ATP Software

Trong bài viết này, ATP Software sẽ chia sẻ với bạn cài nhìn tổng quan về việc tổ chức sự kiện, những ví dụ cụ thể bên dưới là Case Study từ những kinh nghiệm của ATP để bạn có thể tham khảo vào áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp, việc lựa chọn kênh truyền thông quảng cáo hiệu quả là một bài toán khó, vậy nên bài toán giữa chi phí đầu tư quảng cáo và hiệu quả có thể thu lại được cần có sự tính toán kỹ lưỡng.

Liệu hiệu quả quảng cáo mạng lại có bù đắp được chi phí hay không?

Có tăng doanh số bán hàng hay không?

Sự lan tỏa thương hiệu có đủ mạnh để đi tới người dùng mục tiêu hay không?

…

Tất cả những câu hỏi trên cần được cân do đong đếm rất kỹ lưỡng.

Trong thời kỳ nền kinh tế đang ngày càng phát triển, tổ chức sự kiện là kênh truyền thông giúp tiếp cận và giao lưu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng và chính xác nhất. Việc tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thúc đẩy, quảng bá đa chiều về thương hiệu và sản phẩm, đồng thời tăng cường các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Ngoài ra còn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đối với xã hội một cách trực tiếp, hiệu quả nhất.

Tóm lại, tổ chức sự kiện có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển, tồn tại bền vững của một doanh nghiệp:

• Giúp gia tăng sự chú ý của khách hàng mục tiêu đối với thương hiệu
• Là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp
• Là một phương thức bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng, đối tác.
• Là kênh thuyết phục khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp của mình
• Là kênh chăm sóc khách hàng cũ hiệu quả, kết nói khách hàng và doanh nghiệp
• …

Chính những lợi ích không ngờ đó, mà hiện nay việc tài trợ sự kiện, thuê agency để tổ chức sự kiện, quảng bá thương hiệu đang là xu hướng rất phổ biến, được áp dụng cho nhiều doanh nghiệp.

Phân loại tổ chức sự kiện

Một số hoạt động tổ chức sự kiện mà ta dễ dàng thấy được:

• Khai trương, khánh thành, động thổ, khởi công.
• Giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng.
• Offline khách hàng
• Hội chợ.
• Hội nghị, hội thảo, họp báo.
• Diễn trình, phát biểu của CEO trước công chúng.
• Biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang.
• Chương trình team building…
• Các kỳ nghỉ, các ngày lễ.
• Kỹ niệm thành lập, nhận danh hiệu.
• Tiệc chiêu đãi, tiệc trại (catering).
• Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)
• Để phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện một cách có định hướng, người ta có thể phân loại dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau:

Theo địa điểm làm event.

• Trong phòng họp: hội nghị, hội thảo, chương trình cảm ơn, chương trình giới thiệu sản phẩm…
• Ngoài trời: ca múa nhạc – thời trang, lễ hội, giải thi đấu thể thao…

Theo mục đích của event.

• Chương trình giải trí, thể thao, hội chợ…
• Chương trình hội thảo chính trị hoặc khoa học
• Chương trình nhân dịp đặc biệt.
• Chương trình cảm ơn khách hàng.
• Chương trình kỉ niệm công ty.

Thông thường tổ chức event theo loại này có 3 mục đích chính:

• Một là: cảm ơn khách hàng, lãnh đạo.
• Hai là: quảng bá cho thương hiệu.
• Ba là: để nhân viên trong công ty gặp gỡ, giao lưu và gắn kết lẫn nhau.

Chương trình quảng cáo đơn thuần

• Làm event cho các tổ chức phi lợi nhuận và có lợi nhuận

Cách tổ chức sự kiện bán hàng hiệu quả

Lên kế hoạch và chuẩn bị

1. Chọn loại hình sự kiện

Bạn hãy tập trung trả lời các câu hỏi sau:

• Khách hàng bạn hướng tới là ai?
• Họ thích loại hoạt động nào? Phù hợp với loại sự kiện như thế nào?
• Xem lại các sự kiện bên bạn đã từng tổ chức sự kiện nào có tiếng vang lớn
• Nếu chưa từng tổ chức sự kiện nên tham khảo ý kiến của các công ty tổ chức sự kiện
• Đối thủ của bạn đã tổ chức những sự kiện nào? Điểm mạnh và thiếu sót của họ là gì?
• Căn nhắc thời điểm tổ chức theo các dịp thích hợp để có thể thu hút lượng lớn khách hàng

2. Lên kế hoạch

Khi bạn làm bất cứ việc gì mà có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước thì càng dễ thành công. Bạn có thể lên kế hoạch cho sự kiện của mình bằng cách đặt câu hỏi sau đó trả lời nó một cách càng chi tiết càng tốt sau đây:

• Loại hình sự kiện là gì?
• Lý do, thời gian tổ chức
• Đối tượng tham dự, số lượng người tham gia
• Mục tiêu truyền thông
• Các yêu cầu tổ chức…

Lập kế hoạch tổ chức

• Địa điểm tổ chức
• Thời gian diễn ra sự kiện
• Thiết kế hình ảnh cho sự kiện: Backdrop, bandrol, standee, thư mời, vé mời, voucher…
• Nội dung chi tiết chương trình sự kiện. (Gồm những hoạt động gì, thời gian bao lâu, cần trang trí – chuẩn bị những dụng cụ gì…)
• Nhân lực thực hiện.
• Kế hoạch truyền thông
• Những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị phương án xử lý (Trời mưa, mất điện…)
• Cách thức đo lường hiệu quả
• Dự trù kinh phí (Sự kiện cho công ty), Báo giá (Sự kiện cho khách hàng).

3. Ngân sách

Đảm bảo cân bằng ngân sách, xác đĩnh rõ những khoản chi cần thiết và những phần phải chi phát sinh trong khi làm sự kiện.

Những khoản chi cần thiết bao gồm: In tài liệu, chi phí chạy quảng cáo cho sự kiện, thuê nhân viên setup, thuê thiết bị, thức uống, địa điểm tổ chức….

Chi phí phát sinh khi làm sự kiện có thể là: Chi phí in thêm tài liệu, chi phí hư tổn thiết bị, chi phí backup,…

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm, để khỏi lăn tăn tính toán, cũng có thể sử dụng dịch vụ trọn gói để có một mức giá theo yêu cầu của chính bạn.

4. Marketing

• Giấy mời, email mời,…
• Tạo sự kiện trên mạng xã hội và nút tương tác
• Chạy quảng cáo về sự kiện trên các trang mạng xã hội phổ biến hiện nay
• Phát tờ rơi tại các cửa hàng
• Gọi điện mời trực tiếp khách mời quan trọng
• Gửi tài liệu tặng khách hàng thống báo trước về sự kiện, …
• Để báo chí, truyền thông biết về sự kiện của bạn để sự kiện được quảng bá rộng rãi.

5. Địa điểm tổ chức

Sự kiện có thể được tổ chức tại nhiều địa điểm khác nhau, từ hội trường, văn phòng, ngoài trời như công viên, quảng trường, resort,…Tùy theo phong cách và mục đích của doanh nghiệp bạn. Tuy nhiên chúng ta có thể phân loại sự kiện thành 2 loại là tổ chức sự kiện trong hội trường kín và các sự kiện được tổ chức ngoài trời. Mỗi loại địa điểm đều có những ưu, nhược điểm riêng. Bạn nên xem xét kỹ việc này để có thể thực hiện một sự kiện hay offline phù hợp nhất cho mình.

Tổ chức sự kiện tại hội trường kín

Bạn có thể tham khảo ATP hiện tại có thể tổ chức sự kiện tại ngay chính văn phòng của công ty hoặc có thể thuê hội trường, rạp hát, các phòng họp, quán cafe, khách sạn, resort,…

Tổ chức các sự kiện có thể là ở ngay tại địa điểm tổ chức hoặc đi tỉnh, thành phố khác. Trong trường hợp bạn đi tỉnh thành phố khác để tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thì việc chuẩn bị kỹ lưỡng về địa điểm tổ chức rất quan trọng. Có thể liên hệ với người quen tại địa điểm đó giúp hỗ trợ khảo sát địa điểm giúp, hoặc khảo sát các hội trường, quán cafe,…trên Internet và liên hệ khi thấy phù hợp,….

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy một không gian hoàn toàn phù hợp với các sự kiện cần hình thức sang trọng, đảm bảo tính riêng tư và an toàn. Những nơi này cũng cho phép bạn được thoải mái sắp xếp chỗ ngồi theo ý muốn của mình.

Ưu điểm:

• Chủ động trong hầu hết các trường hợp: không gian, nhiệt độ, âm thanh, ánh sáng…
• Dễ dàng điều động nhân sự và xử lí các biến cố có thể xảy ra.
• Tính tương tác cao giữa những người tham dự.
• Địa điểm có thể dễ dàng tìm thấy.
• Giao thông thuận lợi cho khách mời.

Nhược điểm:

• Chi phí thường khá cao.
• Dễ gây nhàm chán về bố cục nếu không có sự sáng tạo không gian phù hợp.

Sự kiện ngoài trời

Những địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời được rất nhiều người lựa chọn trong thời gian gần đây. Sự phóng khoáng và phong cách tự nhiên từ khung cảnh giúp sự kiện thêm phần thoải mái và thân thiện.

Ưu điểm:

• Không gian thoải mái, thân tình và lãng mạn đến từ các hung cảnh thiên nhiên: bãi biển, đồng cỏ,…
• Kích thích sự sáng tạo và cảm hứng cho các nhà thiết kế.
• Có tỉ lệ thành công khá cao và thu hút được lượng khách mời lớn.

Nhược điểm:

• Khó kiểm soát vấn đề về âm thanh, ánh sáng cũng như các sự cố khác.
• Phải liên tục chú ý đến vấn đề thời tiết.
• Rất khó để chọn được một địa điểm đẹp và các chi phí thuê thiết bị, vận chuyển cũng tương đối lớn.
• Nơi đậu xe cho khách mời cũng là một vấn đề khó.
• Khó lòng kiểm soát lượng khách mời.

6. Trước sự kiện

• Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
• Khảo sát địa điểm.
• Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)
• Kiểm soát quá trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop, thư mời…
• Thực hiện truyền thông cho sự kiện.
• Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.
• Dàn dựng – lắp đặt.
• Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
• Tổng duyệt chương trình…

Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Ngày tổ chức sự kiện

1. Bán hàng 

Không nên quá tập trung vào quảng cáo, pr sản phẩm quá nhiều hãy để khách hàng tự nhiên, hãy đóng vai trò người hướng dẫn để khách hàng có thể dễ dàng trải nghiệm, cảm nhận tốt nhất về hàng hóa, dịch vụ mà bạn cung cấp

2. Âm thanh

Tùy theo nội dung và ý tưởng chuẩn bị mà cần lựa chọn âm thanh, ánh sáng sao cho phù hợp, hoặc âm nhạc sẽ lựa chọn theo không gian và khách hàng mục tiêu hướng tới.

3. Phục vụ tiệc nhẹ miễn phí

Một chút đồ uống ngoại sẽ giúp khách hàng không gặp quá nhiều vấn đề, tăng cảm hứng cho khách hàng về độ hài lòng từ đó dễ dàng quyết định mua sản phẩm, dịch vụ bạn cung cấp.

4. Quà tặng 

Nên chuẩn bị quà tặng có dấu ấn của công ty, doanh nghiệp của bạn, tốt nhất là nên chuẩn bị quà cho những khách mời quan trọng, những người tới sớm và các chương trình bốc thăm may mắn trong sự kiện.

5. Ghi hình sự kiện

Nên quay lại sự kiện để làm tư liệu cho những lần chuẩn bị sự kiện tiếp theo ngày một lớn hơn và chất lượng hơn.

Sau sự kiện

Không phải sự kiện đã diễn ra là nhiệm vụ của chúng ta đã hoàn thành, sau sự kiện là thời điểm cơ hội cho chúng ta review lại sự kiện cho những khách không tham gia, cũng như là làm các hoạt động quảng bá trên các phương tiện truyền thông cho mọi người đều thấy.

1. Chia sẻ, tường thuật lại sự kiện

Đăng ảnh, tư liệu chất lượng lên Facebook, Instagram những trang mạng lớn… Gửi lời cảm ơn tới người tham dự…

Hoặc có thể chúng ta livestream, làm video về case study về khách hàng đã trải nghiệm hay chia sẻ trong sự kiện,…

2. Nhắc tới cơ hội khác cho những người không tới tham dự

Có thể nhắc đến các đợt giảm giá, giờ vàng dành cho những người may mắn nhất,…

3. Tổng kết đánh giá lại sự kiện

Xem lại thành quả, xử lý công việc với các bên liên quan, rút ra bài học kinh nghiệm.

4. Chuẩn bị kế hoạch sợ bộ cho sự kiện tiếp theo

Sau một sự kiện liệu bạn nghĩ sẽ dừng lại hẳn? Nên có kế hoạch cho lần tiếp theo của bạn dựa theo điều kiện của công ty doanh nghiệp để đảm bảo sự thành công và phát triển sau này.

Kịch bản diễn ra tổ chức sự kiện 

Sự kiện hội nghị khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tổng kết cuối năm

Với kịch bản này, chia theo các nội dung như sau: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Âm thanh, Ánh sáng, Ghi chú đối với kịch bản dành cho khách hàng. Âm thanh – ánh sáng, Quay phim chụp hình để họ nắm được khung chương trình. Bổ sung thêm MC Script cho kịch bản MC và Phụ tráchđối với team chạy chương trình.

Tham khảo thêm kịch bản chương trình tại đây

Sự kiện khánh thành, động thổ, khai trương

Tương tự như hội nghị ở trên nhưng đối với các chương trình tổ chức ban ngày thì bỏ bớt các hạng mục về ánh sáng.

Sự kiện truyền hình trực tiếp

Truyền hình trực tiếp thì độ chính xác phải được tính bằng giây, nên ngoài việc phải cực ki chi tiết trong nội dung thì các hạng mục cũng phải được chi tiết trong phần việc của từng người.

Kịch bản mẫu xem tại đây

Sự kiện dài ngày

Với sự kiện kéo dài vài ngày, bạn cũng nên có 2 kịch bản, một kịch bản tổng thể và một kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng thể bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Ghi chú để ghi lại những hoạt động chính và diễn giải sơ lược.

Kịch bản này để quản lý các hoạt động chính trong ngày và gửi cho khách hàng để họ có thể nắm được nội dung và theo kịp lịch trình.

Viết kịch bảng càng khoa học, cụ thể bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu.

Kịch bản chi tiết bao gồm: Số thứ tự, Thời gian, Nội dung, Chi tiết, Phụ trách, Ghi chú, Trạng thái. Kịch bản này dùng trong nội bộ và từng phần có người phụ trách rõ ràng, cũng như trạng thái như thế nào (đã hoàn thành hay chưa) để dễ quản lý tiến độ công việc.

Tùy tính chất mỗi sự kiện mà biến đổi kịch bản cho phù hợp, tuy nhiên, trong kịch bản phải thể hiện được càng chi tiết càng tốt và thời gian phải liên tục, không được ngắt quãng, cân đối sao cho thời lượng chương trình phù hợp, tránh để dư hoặc thiếu thời gian. Viết kịch bảng càng khoa học, cụ thể bao nhiêu thì khi chạy chương trình đỡ phải diễn giải và thiếu sót bấy nhiêu. Bây giờ bạn chỉ việc bám sát chương trình và chạy mà thôi.

Tổng kết

Tổ chức một sự kiện không phải việc quá khó khăn nhưng làm thế nào để sự kiện ghi dấu ấn tới người tham gia lại là điều quyết định thành công mà không phải nhà tổ chức sự kiện nào cũng làm được. Qua mỗi lần thực hiện và ĐÚC KẾT thì chúng ta mới có thể ngày càng phát triển. ATP cũng đang dần hoàn thiện qua mỗi sự kiện để mang đến những giá trị tốt đẹp khách hàng và cộng đồng. Còn bạn thì sao?

Xem thêm: 

Phần mềm kết bạn bán hàng tự động Simple Facebook

CRM Profile – Phần mềm quản lý bán hàng trên Facebook cá nhân

Tâm Trần – ATPSOFTWARE

Đừng quên follow các kênh của ATP để cập nhật các kiến thức, bài viết về Digital Marketing mới nhất nhé

——————————

Liên hệ ATP Software
Website: https://atpsoftware.vn/
Group kiến thức kinh doanh Online: https://www.facebook.com/groups/ATPSupport
Page: https://www.facebook.com/atpsoftware.tools
Hotline: 0931 9999 11 – 0967 9999 11 – 1800 0096