PR là gì? 6 bước để bạn xây dựng một kế hoạch PR cho doanh nghiệp một cách dễ dàng

Bạn đã được nghe nhắc đến nhiều về PR. PR có thể nói đóng vai trò quan trọng trong chiến lược marketing của doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng được một chiến lược PR. Trong bài viết này ATPSOFTWARE sẽ đi tìm câu trả lời cho bạn, cùng theo dõi nhé.

Mục lục

1 PR là gì ?
2 PR có phải là quảng cáo không?
3 PR cần làm những công việc gì?
4 Các bước lập kế hoạch PR
5 Đo lường mức độ thành công của kế hoạch PR
6 Tổng kết

PR là gì ?

PR là viết tắt của từ Public Relations có nghĩa là Quan hệ công chúng. Lý thuyết học thuật từ PR đa phần du nhập từ nước ngoài. Tuy nhiên với điều kiện Việt Nam, PR nhiều khi được hiểu sai và họ tưởng lầm sang hình thức quảng cáo hoặc bán hàng trực tiếp. Do đó hiểu PR có nghĩa là quảng cáo thì hoàn toàn toàn sai lầm nhé.

PR có phải là quảng cáo không?

Thông qua những chia sẻ trên chắc hẳn bạn đã hiểu được phần nào về PR là gì? Vậy PR khác quảng cáo ở những điểm nào? Hay nói cách khác PR có phải là quảng cáo không? Dưới đây sẽ là 1 số ý kiến về sự khác nhau giữa PR và quảng cáo để bạn đọc có thể hiểu hơn:

PR: là việc tìm kiếm và xây dựng phát triển mối quan hệ giữa các cá nhân với, doanh nghiệp với cộng đồng. PR giúp tạo nên lợi ích cho đôi bên. PR bao gồm nhiều hoạt động cụ thể như: quan hệ đoàn thể, PR nội bộ, xây dựng và phát triển thương hiệu, quản trị báo chí truyền thông, chăm sóc khách hàng, trách nhiệm xã hội và xử lý khủng hoảng.

Quảng cáo: là hình tuyên truyền, quảng bá nhằm đi tới mục tiêu chính đó là giới thiệu thông tin của sản phẩm dịch vụ, thương hiệu hay những ý tưởng, công trình nghiên cứu đến khách hàng, nhằm tạo nên hành vi, thói quen của khách hàng. Từ đó kêu gọi hành động từ phía khách hàng bằng thông điệp.

PR cần làm những công việc gì?

Bản chất của nghề PR là cải thiện cái nhìn về một người, một công ty, phát thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của họ.

Người làm PR sẽ sử dụng tất cả các hình thức truyền thông và thông tin liên lạc để xây dựng, duy trì và quản lý danh tiếng của công ty. Những phạm vi từ các cơ quan công cộng hoặc dịch vụ, cho các doanh nghiệp và các tổ chức tự nguyện.

Người làm PR sẽ truyền đạt thông điệp chính, thường sử dụng xác nhận của bên thứ ba, để xác định đối tượng mục tiêu để thiết lập và duy trì thiện chí và sự hiểu biết giữa tổ chức và công chúng.

Là một viên chức PR, bạn sẽ theo dõi công khai và tiến hành nghiên cứu để tìm hiểu mối quan tâm và kỳ vọng của các bên liên quan của tổ chức khách hàng của bạn. Sau đó, bạn sẽ báo cáo và giải thích các phát hiện về quản lý của nó.

Một số công việc mà người làm PR thường làm chính là:

Lập kế hoạch, phát triển và thực hiện các chiến lược PR.
Giao tiếp với đồng nghiệp và người phát ngôn chính.
Liên lạc với và trả lời các câu hỏi từ truyền thông, cá nhân và các tổ chức khác, thường qua điện thoại và email.
Nghiên cứu, viết và phân phối thông cáo báo chí cho các phương tiện được nhắm mục tiêu
Đối chiếu và phân tích phương tiện truyền thông.
Viết và chỉnh sửa tạp chí nội bộ, nghiên cứu điển hình, bài phát biểu, bài viết và báo cáo hàng năm.
Chuẩn bị và giám sát việc sản xuất tài liệu quảng cáo công khai, tờ rơi, tờ rơi thư trực tiếp, video quảng cáo, ảnh, phim và chương trình đa phương tiện.
Tạo ra và điều phối các cơ quan báo chí, truyền thông.
Tổ chức các sự kiện bao gồm họp báo, triển lãm, ngày mở và các tour báo chí.
Duy trì và cập nhật thông tin trên trang web của tổ chức.
Quản lý và cập nhật thông tin và tương tác với người dùng trên các trang mạng xã hội như Twitter và Facebook.
Tìm nguồn cung ứng và quản lý cơ hội nói và tài trợ.
Nghiên cứu thị trường.
Bồi dưỡng quan hệ cộng đồng thông qua các sự kiện như ngày mở cửa và thông qua sự tham gia trong các sáng kiến cộng đồng.
Quản lý khủng hoảng.

Các bước lập kế hoạch PR

Bước 1: Xác định rõ mục đích của bạn để đạt được mục tiêu này

Điều quan trọng là mục đích của bạn cần cụ thể, đo lường được, kết quả được định hướngtrong khoảng thời gian xác định. Những mục đích này cũng phải liên quan đến những mục tiêu về kinh doanh, marekting và tổng doanh thu của bạn.

Bước 2: Xác định và viết ra mục tiêu trong mỗi kế hoạch PR của bạn

Làm thế nào để xây dựng một mẫu kế hoạch PR thành công? Kế hoạch PR mẫu ấy được xây dựng có phải để?

Xây dựng uy tín cho bạn trước đồng nghiệp, báo chí, hoặc những khách hàng tiềm năng?
Tạo sự thiện chí với khách hàng, nhà cung cấp và cộng đồng?
Xây dựng và củng cố thương hiệu, hình ảnh chuyên nghiệp của công ty?
Tạo ra nhận biết tốt về công ty hay dịch vụ của bạn?
Hỗ trợ trong việc giới thiệu một dịch vụ hay sản phẩm mới được tung ra thị trường?
Giảm thiểu những tác động tiêu cực của dư luận và/hoặc khủng hoảng của công ty?

Để có một bản kế hoạch PR hiệu quả, điều đầu tiên và cũng là điều quan trọng nhất là bạn cần xác định được mục tiêu của mình. Một mục tiêu rõ ràng sẽ đặt nền móng cho vững chắc cho phần còn lại của kế hoạch.

Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu

Đối tượng khách hàng nào bạn đang muốn hướng đến trong chiến dịch này? Họ muốn nghe gì? Điều gì kích thích họ thay đổi nhận thức và hành động? Thông điệp chính của bạn là gì?

Hãy mô tả chân dung nhóm công chúng mục tiêu của bạn chi tiết và rõ ràng để đảm bảo truyền thông “đúng người, đúng nơi, đúng lúc và đúng thời điểm”.

Bước 4: Xây dựng quy trình cụ thể cho mỗi kế hoạch PR

Tạo nên sức mạnh tổng hợp từ chiến dịch PR với những kế hoạch marketing và bán hàng khác.

Điều này có nghĩa bạn phải có một quy trình làm việc cụ thể trong nội bộ team bạn và quy chuẩn để làm việc với các phòng ban khác để đảm bảo công việc được phối hợp, tiến hành kịp thời, tranh những bất đồng không đáng có.

Bước 5: Bạn sẽ sử dụng phương pháp gì để truyền tải thông điệp của bạn đến với công chúng?

Ví dụ như:

Thông cáo báo chí
Bài viết trên báo
Câu chuyện về những khách hàng thành công
Thư cho biên tập
Họp báo, phỏng vấn, hoặc Media Tours
Radio, TV hay Nhấn Phỏng vấn
Hội thảo hay họp báo
Tài trợ cho sự kiện

Chọn ba phương pháp từ danh sách trên, bắt đầu nghiên cứu và phát triển các phương án tiếp cận tiếp theo của bạn. Cũng có thể nhiều hơn nếu doanh nghiệp của bạn đủ nguồn lực về nhân sự và tài chính.

Bước 6: Quan tâm đến kết quả của một kế hoạch PR

Sau mỗi chiến dịch PR, bạn hãy ngồi lại và xem xét kết quả của chúng. Bạn đã đạt được những mục đích và mục tiêu gì qua chiến dịch này? Bạn nên sửa đổi những gì so với kế hoạch ban đầu? Nếu có, sửa thế nào và tại sao phải sửa?

Đo lường mức độ thành công của kế hoạch PR

Các bước trên đã giúp bạn bạn tạo ra một kế hoạch PR, nhưng làm thế nào để bạn biết kế hoạch này có thành công hay không? Điều bạn cần nhất chính là phải xác định rõ những kết quả bạn mong muốn đạt được ngay từ đầu.

Trước khi bắt đầu bất kỳ chiến dịch nào, dù là kế hoạch PR cho sản phẩm mới, cho mộ sự kiện hay chiến lược tái định vị thương hiệu, bạn đều phải rõ ràng về mục tiêu và mục đích của mình. Hãy sử dụng phương pháp SMART khi mục tiêu của bạn là:

Thật cụ thể. Bạn muốn xảy ra những gì? Mục đích cuối cùng và/hoặc kết quả bạn mong muốn là gì?
Có đo lường được hay không? Mục tiêu và mục đích của bạn phải đo lường được. Vậy làm thế nào để đo được sự thành công của mộtchiến dịch?
Có thể đạt được hay không? Làm thế nào để thực hiện chiến dịch trong giới hạn ngân sách đã có sẵn?
Mục tiêu, mục đích của bạn có thực tế? Nếu muốn bán 1.000 đơn vị sản phẩm, bạn sẽ phải tiếp cận với nhiều hơn một nghìn người. Hãy chắc chắn rằng các mục tiêu và mục đích của bạn đã sát với thực tế.
Khoảng thời gian phù hợp để thực hiện được hết mọi mục tiêu và mục đích của bạn là bao nhiêu? Vì bạn cũng cần có thời gian để đo lường những nỗ lực của chính mình.

Tổng kết

PR là một chiến lược quan trọng của một doanh nghiệp. Để có một chiến lược PR bạn cần hiểu rõ thị trường và áp dụng các công cụ Digital Marketing. Đặc biệt bộ công cụ All In One của ATPSOFTWARE giúp bạn tối ưu hóa quá trình PR mà chiếng lược Marketing online