Thường thì hầu hết mọi người đều chưa có định nghĩa đúng hoặc hiểu đúng về buổi offline là gì? Vậy một buổi offline là gì hãy cùng ATP Software tìm hiểu từ A đến Z về offline và quy trình hay cách để có thể tổ chức một buổi offline thành công tốt đẹp nhé.
1. Tổ chức offline là gì?
Buổi offline là gì vậy? Theo một góc nhìn cơ bản dễ hiểu thì một buổi offline được tổ chức khi các thành viên trong một cộng đồng, một tổ chức hay một đơn vị nào đó muốn họp mặt thành viên và giao lưu với nhau. Hoặc có thể bạn offline để chia sẻ một chủ đề, kiến thức nào đó cho các thành viên tham gia buổi offline.
Kết luận: Tổ chức offline là tổ chức một buổi họp mặt, một buổi hội tụ giữa các thành viên trong một cộng đồng hoặc một đơn vị. Mà tuỳ theo mục đích buổi offline sẽ được tổ chức và điều hướng phù hợp về cách thức và nội dung khác nhau.
2. Buổi Offline thường được tổ chức ở đâu?
Bạn có hay đi offline hay không? Bạn thấy người ta thường tổ chức ở đâu: Một quán cà phê, một quán trà sữa, một hội trường, một văn phòng nào đó mà bạn có thể thoải mái tham gia. Thường thì người ta không quá quan trọng về việc tổ chức ở đâu hay vị trí nào, chỉ là phù hợp với hoàn cảnh, đối tượng tham gia và mô hình offline là ổn rồi.
3. Làm sao để tổ chức được buổi offline
Để tổ chức một buổi offline thì bạn phải làm gì? Tôi có tổ chức một vài buổi offline nên cũng có một vài kinh nghiệm để chia sẻ với bạn. Sau đây là một vài lời khuyên để bạn có thể tự tổ chức được một buổi offline mong muốn.
– Trước tiên để dại diện tổ chức thì chí ít lời nói của bạn phải có trọng lượng đã, ở đây là trong một hội nhóm hoặc cộng đồng nào đó. Vì nó là yếu tố giúp buổi offline có sự tham gia đông đảo và diễn ra thành công tốt đẹp.
– Hãy chuẩn bị cho mình các kỹ năng cơ bản: kỹ năng trình bày, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lên kế hoạch và một vài kỹ năng mềm khác…
– Chuẩn bị một quy trình và lên kế hoạch rõ ràng một chút cho buổi offline đó.
– Trang bị cho mình kiến thức về nội dung chia sẻ hôm đó thật kĩ lưỡng. Kể cả nội dung và kịch bản.
– Đảo bảo được khả năng hút người tham gia, tức những nơi mà bạn có thể quảng bá sự kiện hoặc buổi offline chia sẻ này.
– Hiểu hơn về đối tượng tham gia, biết họ cần gì hay rõ hơn là mục đích (ngay từ lúc điền form tham gia).
– Tiếp theo là đọc thêm các gợi ý của tôi phía dưới về từng mục một bạn cần nắm và chuẩn bị nhé.
– …
4. Nên chọn địa điểm như thế nào để tổ chức buổi offline?
– Theo kinh nghiệm của tôi, thì nếu ở văn phòng hoặc không gian cho phép bạn nên điều hướng khách hàng hoặc đối tượng cần để tham gia ngay tại văn phòng của bạn.
– Nếu không có hoặc không được duyệt, bạn có thể tổ chức tại một quán cà phê nào đó, các không gian thường để tổ chức offline hoặc sự kiện gì đó. Cái này bạn hoàn toàn có thể search trên mạng các địa điểm thường xuyên để tổ chức offline, sự kiện, workshop…
– Thêm một yếu tố khác là các địa điểm đó phải đảm bảo một vài tiêu chí: ghế ngồi, bàn kê (nếu người tham gia sử dụng máy tính), bảng ghi, máy chiếu… và không gian thoáng mát một chút. Không ai đến một không gian tù túng và mốc meo để offline cả, đúng không nào.
– …
5. Lên kế hoạch tổ chức Offline như thế nào
– Điều quan trọng nhất tại buổi offline của tôi đó là phần nội dung chia sẻ, vì đối tượng tham gia buổi offline họ đến để tham khảo nội dung của bạn chia sẻ mà. Hãy chuẩn bị và đầu tư nội dung chất thật sự, đảm bảo một vài yếu tốt như: chất thật sự đối với đối tượng tham gia, nội dung không quá nhàm chán, lồng ghép các điều khiến đối tượng tham gia phải “wow” lên vì ngạc nhiên và điều quan trọng nhất là nó phải thực tế (ưu tiên chia sẻ từ case study hoặc kinh nghiệm từ bạn).
– Tiếp theo đó là tính đến việc làm sao để hút người tham gia, đối với tôi việc đẩy form hay quảng bá buổi offline rất dễ. Vì trong tay có nhiều profile cá nhân để quảng bá, kèm theo tôi có Brand cá nhân và Brand của công ty ở đó có đội ngũ công ty và cả cộng đồng nữa. Vì vậy những lúc tổ chức offline thì điều này không quá làm tôi áp lực hay mất thời gian về nó. Nhiều người họ còn phải bỏ rất nhiều chi phí để chạy Facebook Ads để quảng bá, hay phải nhờ rất nhiều từ nguồn khác. Nếu bạn có nền tảng & thương hiệu, điều đó giúp bạn rất nhiều.
– Chọn đia điểm và không gian: đã gợi ý ở phần 4 nhé.
– Chuẩn bị về: bàn ghế, máy chiếu, nước, chỗ ngồi, các không gian liên quan (Nếu tổ chức ở các địa điểm chuyên hoặc quán cà phê thì bạn chỉ cần lựa chọn và nhờ họ setup là xong rồi).
– Quy trình một buổi offline là gì: tuỳ vào mục đích của bạn là gì, nếu chia sẻ kiến thức hoặc kinh nghiệm gì đó. Bạn hoàn toàn có thể linh động và tuỳ biến linh động cho buổi hôm đó. Nhưng có một vài gợi ý như sau để bạn có thể nắm:
7. 7 bước để lập kịch bản đơn giản của buổi offline
1. Đầu buổi gặp thì nên thế nào: bạn hoàn có thể bắt nhịp bằng cách trò chuyện với một vài người đến sớm, điều này giúp bạn tự tin hơn và bắt nhịp tốt hơn. Ngoài ra sẽ giúp bạn nhớ tên họ.
2. Chờ khoảng bao lâu thì nên bắt đầu: tầm 10 – 20 quá lắm thì mới 20 – 30 phút mới bắt đầu, trừ khi các trường hợp thời tiết xấu hoặc đó là hôm sáng chủ nhật mà thôi.
3. Giới thiệu về buổi offline đó: Nói về nội dung gì, khung sườn của buổi chia sẻ, tâm thế của bạn thế nào và kết nối với các thành viên tham gia.
4. Dẫn dắt câu chuyện và điều hướng mọi người: Có thể để mọi người giới thiệu về bản thân, lúc này bạn cố gắng ghi lại tóm tắt về tuổi, về tên và về ngành nghề hay công việc của họ.
5. Chia sẻ trong thời gian bao lâu là phụ thuộc vào bạn: Vì thế hãy nắm thời gian, canh chỉnh được giờ và điều hướng nhanh hoặc chậm hơn để đúng khung giờ bạn chuẩn bị trước đó.
6. Có thể kết nối, trò chuyện hoặc chơi minigame: Cái này hoàn toàn có thể linh động, bạn có thể nghĩ một trò chơi vui mà mang giá trị cho người tham gia, nó có thể là tinh thần hoặc vật chất nhỏ… chủ yếu là để kết nối và tạo nguồn năng lượng cho buổi offline hôm đó.
7. Kết thúc buổi offline trong trọn vẹn, cố gắng chụp hình lưu niệm và lưu lại những hình ảnh đẹp. Nó làm thư viện cho bạn và nhờ đó viral hình ảnh buổi offline hay thương hiệu của bạn. Có thể livestream trong buổi offline nhé (cân nhắc).
6. 7 cách để tổ chức Offline nhiều người tham gia
Làm sao để có nhiều người tham gia nhỉ? Sau đây là một vài cách mà tôi đã áp dụng và liệt kê thêm để bạn có thể tham khảo nhé:
- Quảng bá trên Profile cá nhân Facebook.
- Quảng bá trên cộng đồng Facebook (Group Facebook của bạn hoặc nhờ đăng vào group ABC nào đó).
- Quảng bá trên Fanpage (Có thể đăng trực tiếp hoặc chạy quảng cáo tức Facebook để quảng bá).
- Quảng bá trên sự kiện Facebook (tạo một sự kiện và viral bằng cách nhờ bạn bè quan tâm hoặc tham gia, lúc này bạn bè của nhưng người ấn tham gia hoặc quan tâm sẽ thấy).
- Nhờ các chuyên gia hoặc bạn bè của mình trên Facebook đăng hoặc quảng bá giúp.
- Kết hợp với một marketer hoặc người nào đó đủ độ trust trên Facebook để quảng bá, nhằm giúp kéo người tham gia và buổi offline được chất lượng hơn.
- Một vài cách khác (tôi sẽ cập nhật trên Profile hãy theo dõi trên Facebook ở đường dẫn cuối bài nhé).
7. Gợi ý nội dung tổ chức Offlline – 5 tiêu chí để lựa chọn nội dung phù hợp
Thường thì tôi sẽ chọn các chủ đề nhiều người quan tâm và nó thật thực tế, có thể đã chia sẻ trước đó hoặc cảm thấy có rất nhiều người quan tâm. Bạn hoàn toàn có thể đo lường các nội dung đó bằng cách đo các từ khoá và lưu lượng search của họ về chủ đề đó. Ngoài ra bạn có thể theo dõi trên các cộng đồng, các xu hướng hiện tại, các chuyên gia đầu ngành họ nói về các chủ đề gì từ đó chọn chủ đề phù hợp nhé.
5 tiêu chí mà bạn cần nắm để có thể lựa chọn nội dung dành cho buổi offline:
- Chọn các chủ đề được nhiều người quan tâm (nhiều người nhắc đến, có thể là chuyên gia).
- Chọn các chủ đề là xu hướng hoặc trend (ví dụ chatbot viral chẳng hạn).
- Chọn các chủ đề mà bạn biết, hiểu và có case study về ứng dụng nó càng tốt.
- Chọn các chủ đề mà các marketer hoặc chuyên gia bạn mời có thể chia sẻ được (linh động nhé).
- Tuỳ vào thời vụ, thời gian mà lựa chọn chủ đề (ví vụ mùa cuối năm thì là đẩy hàng, chiến lược đẩy hàng).
8. Làm sao để nội dung chia sẻ Offline được hay – 6 cách giúp nội dung bạn được hay hơn
Làm thế nào để nội dung bạn chia sẻ được hấp dẫn hay thu hút người nghe? Ngoài yếu tố chuẩn bị tốt về nội dung, slide hay kịch bản thì còn những yếu tốt nào. Sau đây là những kinh nghiệm của tôi bạn có thể theo dõi nhé.
- Hãy nói về trải nghiệm, câu truyện của bạn trước (ai cũng thích nghe điều này, vì nó sẽ không giống ai cả).
- Tạo cảm giác gần gũi, thân thiện với người nghe (bằng cách giới thiệu bản thân, tạo không khí… cái này tuỳ thuộc vào kỹ năng của bạn, tôi sẽ có những bài viết hoặc video chia sẻ sau nhé).
- Lồng ghép câu từ hài hước, ví dụ hài hước (tạo cảm giác thoải mái, thân thiện và giúp tạo được năng lượng cho cả bạn và người nghe).
- Nội dung phải thực tế, người nghe nắm được các ý chính và thấy nó thực sự giá trị với họ (tuỳ vào cách chuẩn bị của bạn và đầu tư như thế nào).
- Điều hướng người nghe, nhịp điệu nhanh hoặc chậm tuỳ lúc, tuỳ đoạn và tâm trạng của người nghe (rất khó, nhưng hay update để có được kỹ năng này).
- Khiến người nghe phải “wow” và ngạc nhiên về những gì bạn nói, lồng ghép về gia đình, trải nghiệm, câu truyên hay ho nhưng ngắn thôi nhé.
9. Những lưu ý cần có khi tổ chức Offline – (Quan trọng và nên đọc)
Phần này coi như là tổng hợp và lưu ý khi bạn chuẩn bị tổ chức một buổi offline. Vì thế lời khuyên của tôi là hãy bookmark bài viết này hoặc SHARE cho bạn bè của bạn nếu nó thực sự hữu ích nhé.
– Chú ý đến thời gian tổ chức, nên vào cuối tuần hoặc buổi tối, một cái nữa là vào mùa bận bịu VD: cuối năm
– Hạn chế vào buổi sáng cuối tuần (nếu có nên muộn hơn một chút hoặc vào buổi chiều).
– Nhắn tin xác nhận điền form trước đó, có thể 1 hoặc 2 ngày trước đó (để nắm bao nhiêu người đi và điều hướng phù hợp).
– Ghi chép lại đầy đủ tên để kết nối họ với nhau.
– Nên có 1 – 2 bạn phụ setup, quay film, chụp hình, livestream… tuỳ vào nguồn lực của bạn.
– Hãy cố gắng tương tác với họ sau đó tốt hơn: kết nối Facebook, Zalo… chào hỏi tương tác.
– Chọn không gian thoáng mát, dễ chịu về không khí.
– Có thể checkin hoặc không cũng được vì cơ bản là offline mà (tuỳ theo cách tổ chức của bạn).
– Nên livestream lại trên Profile hoặc Group gì đó (tuỳ nền tảng của bạn).
– Chú ý đến chỗ để xe, đi lại và trải nghiệm cho đối tượng tham gia.
– Tạo form đăng ký bằng Google biểu mẫu, AE tự search video để xem cách dùng và tạo nhé
Bài viết này, tôi chia sẻ theo trải nghiệm và những kinh nghiệm học được trong thời gian tổ chức các buổi offline. Vì thế nếu chỗ nào sai hoặc cần góp ý, bạn hoàn toàn có thể COMMENT ở phía dưới bài viết này nhé. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này (y)!
Phan Toàn – ATP Software
