8 tính năng cần phải có của phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng

5/5 - (2 bình chọn)

Phần mềm quản lý cho quán cafe, nhà hàng có chức năng chính dùng để tính tiền, in hóa đơn cho khách. Tuy nhiên, có thực sự đơn giản như vậy? Việc sử dụng các phần mềm này giúp ích như thế nào cho quy trình bán hàng của bạn? Liệu rằng những mối lo của chủ cửa hàng F&B như: Tối ưu hóa quy trình bán hàng, cắt giảm chi phí nhân sự, chi phí vận hành, giảm thiểu thất thoát có thể giải quyết bằng những hệ thống quản lý này? Hãy cùng ATP tìm hiểu các tính năng cần có của một hệ thống quản lý quán cafe, nhà hàng hoàn chỉnh nhé

1/ Hỗ trợ phần cứng bán hàng

Bạn không thể bán hàng nếu như không có phần bán hàng. Phần cứng ở đây được hiểu là thiết bị cho thu ngân, nhân viên phục vụ thao tác, tạo đơn hàng. Tùy vào mô hình và chi phí đầu tư ban đầu mà bạn có thể lựa chọn phần mềm quản lý F&B chạy trên:

Máy tính để bàn
Điện thoại – máy tính bảng
Máy tính tiền thu ngân chuyên nghiệp
Máy tính tiền cầm tay nhỏ gọn

ATP cần lưu ý với bạn rằng không phải phần mềm nào cũng hỗ trợ chạy được trên tất cả các thiết bị trên. Bạn nên tham khảo trước với nhà cung cấp giải pháp POS để được tư vấn kỹ hơn về vấn đề này

>> GIẢI PHÁP SỐ HOÁ DOANH NGHIỆP BẰNG HỆ THỐNG WINERP

2/ Tính năng order – bán hàng

Khác với mô hình cửa hàng bán lẻ, shop thông thường việc bán hàng ở mô hình cafe, nhà hàng, trà sữa rất đặc thù và phức tạp. Quy trình bán hàng ở mỗi cửa hàng cũng rất khác nhau. Ví dụ:

Mô hình khách order và thanh toán trước (Thường thấy ở nhà hàng Fastfood, cafe, trà sữa)

Ở mô hình này, khách order ngay tại quầy counter, nhân viên thu ngân sẽ là người nhận order. Khách thanh toán và nhận đồ ăn, thức uống từ quầy thu ngân hoặc khách sẽ ngồi tại bàn, nhân viên phục vụ sẽ mang đồ ăn thức uống tới

Mô hình phục vụ theo bàn

Ở mô hình này, nhân viên order sẽ đến từng bàn để ghi order của khách trên điện thoại, máy tính bảng. Order sau đó sẽ được chuyển xuống bếp và thu ngân. Người phục vụ không cần phải chạy qua lại giữa các bộ phận như thu ngân, bếp để chuyển các thông tin order xuống. Khi cần thanh toán, nhân viên phục vụ chỉ cần báo nhân viên thu ngân xuất phiếu tạm tính, hóa đơn để đưa cho khách

Mô hình quán ăn, cafe, trà sữa quy mô nhỏ

Với mô hình cửa hàng F&B có quy mô nhỏ, quán ven đường, vỉa hè muốn sử dụng phần mềm quản lý chặt chẽ. Bạn nên lưu ý đến việc lựa chọn sử dụng phần mềm bán hàng trên các thiết bị di động vì ở mô hình này cửa hàng thường không có ổ điện cấp liên tục cho máy tính hoặc máy bán hàng thu ngân

Nhân viên chỉ cần sử dụng điện thoại để order bán hàng nhanh chóng. Bạn có thể xem doanh thu cuối ngày ngay trên điện thoại chặt chẽ, chi tiết, rõ ràng

Mô hình Self-order

Ở mô hình này, khách sẽ order trực tiếp trên gọi món và thanh toán trên các máy Kiosk đặt tại quầy thu ngân sau đó, máy Kiosk sẽ in hóa đơn. Khách hàng cầm hóa đơn đến quầy thu ngân để nhận món

Chính vì có nhiều mô hình khác nhau, trước khi mở cửa hàng, bạn cần trình bày với đơn vị cung cấp phần mềm xem giải pháp của họ có phù hợp với mô hình kinh doanh của mình hay không

3/ Tính năng xem báo cáo

Sau khi thao tác bán hàng, bạn cần nắm được chính xác doanh thu cuối ngày. Một số các báo cáo cần phải có bao gồm:

Báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi lỗ trong ngày
Báo cáo doanh thu theo quỹ tiền (Tiền mặt VNĐ, USD, Visa, Momo, GrabPay…)
Báo cáo hàng tồn kho, nguyên vật liệu
Báo cáo ca làm việc
Báo cáo số lượng hóa đơn xuất
Báo cáo doanh thu, tỷ trọng từng mặt hàng bán được
Báo cáo hủy (Bao gồm: Món hủy, hóa đơn hủy…)
Báo cáo theo nhân viên

4/ Tính năng quản lý nhân viên

Nhân viên ngành F&B thường gây thất thoát cho cửa hàng như sau:
– Đối với nhân viên phục vụ:

Thu tiền xong hủy (xé) hóa đơn của khách
Đem món lên cho khách xong ghi chú lại là hủy món
Làm đồ ăn cho khách xong thu tiền mà không ghi sổ (phiếu)
Thu quá số tiền của khách: Ví dụ món chỉ có giá 30.000 nhưng tính tiền của khách 35.000 và bỏ túi riêng
Đối với nhân viên thu ngân:

Ăn cắp tiền trong ngăn kéo đựng tiền
“Tạo” ra những khoản chi: Như chi tiền ship, chi tiền “đền” khách nhưng các khoản chi đó không có thật và bỏ túi riêng
Đối với bộ phận bếp:

Bếp khai khống số tiền nhập nguyên liệu: Bếp khai chi 10.000.000 nhập thịt nhưng thực chất chỉ nhập 8.000.000 đồng
Bếp ăn cắp nguyên liệu (rau củ, thịt, bột cafe về nhà…)
Bếp thông đồng với phục vụ xuất món nhưng không ghi phiếu

Chính vì những nguyên nhân đó, các phần mềm quản lý ra đời để giải quyết những vấn đề này. Các chức năng chi tiết bao gồm:

Báo cáo tất cả các hóa đơn kể cả hóa đơn hủy của khách
Báo cáo các hoạt động order của khách
Báo cáo bán hàng theo ca. Nhằm kiểm soát tiền thu của thu ngân giữa các ca – giúp đối soát những sai sót (nếu có) nằm ở ca nào
Hỗ trợ quản lý kho, định lượng nguyên vật liệu: Giúp kiểm soát kho chặt chẽ, hạn chế thất thoát hàng hóa do bếp gây ra

5/ Quản lý ca làm việc

Việc quản lý ca làm việc không chặt chẽ dễ dẫn đến việc thất thoát cho cửa hàng. Khi bàn giao ca, tiền thu trong quỹ bị chênh lệch nhưng bạn không biết vấn đề sai sót nằm ở đâu cũng là một vấn để khiến nhiều chủ quán đau đầu.

Một hệ thống quản lý ca làm việc chặt chẽ sẽ giúp bạn:

Báo cáo chi tiết doanh thu theo từng ca làm việc (ca sáng, ca chiều, ca đêm…)
Báo cáo số phiếu hóa đơn xuất, hóa đơn hủy ở từng ca
Báo cáo chi tiết các khoản thu – chi ở từng ca
Hỗ trợ in phiếu bàn giao ca

Như vậy, khi có sai sót về số tiền thu chi trong ca, bạn có thể đối soát chính xác truy đến từng nhân viên gây thất thoát, khung giờ xảy ra thất thoát

6/ Quản lý hàng tồn kho

Kho cũng là bộ phận bạn cần lưu tâm, nhân viên bếp không trung thực thường gây ra những thiệt hại rất lớn cho cửa hàng. Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp bao gồm:

Định lượng nguyên vật liệu, trừ kho theo công thức:

Ví dụ:

Định lượng combo bò beefsteak (100 gam bò, 50 gam khoai tây, 1 ly nước ngọt)

Khi bán hàng, kho hàng sẽ tự động trừ: 100 gam thịt bò Mỹ, 50 gam khoai tây, 1 lon Pepsi

Hỗ trợ kiểm kê kho cuối ngày:

Khi chế biến món, không phải lúc nào bếp cũng có thể chế biến đúng 100 gam thịt bò mà có thể dao động từ 80 – 120 gam. Do đó, cuối ngày, tồn trong kho trên phần mềm so với tồn thực tế có thể khác đôi chút, bạn có thể sử dụng phần mềm để điều chỉnh lượng hàng tồn kho trên ứng dụng về sát với số lượng thực tế.

Quản lý nhà cung cấp theo đơn giá:

Hỗ trợ quản lý số tiền nhập hàng hóa theo từng đơn vị nhà cung cấp. Giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp có giá rẻ nhất

Hỗ trợ quy đổi đơn vị linh hoạt:

Đơn vị nhập và đơn vị bán đôi khi có thể khác nhau. Ví dụ: Bạn nhập bia Heneiken theo thùng, nhập cafe theo kg nhưng mỗi lần bán bia lại bán theo lon bia, theo cafe lại pha chế công thức theo số ml cốt nước cafe.

7/ Tối ưu hóa quy trình bán hàng

Ở các nhà hàng, quán cafe, trà sữa, việc in bếp, đồng bộ đơn hàng giữa bếp và thu ngân giúp giảm thiểu thời gian chạy qua lại đưa món của nhân viên phục vụ, bếp, giảm thời gian chờ đợi của khách

8/ Hỗ trợ các thiết bị bán hàng ngoại vi

Việc kết nối đến các thiết bị hỗ trợ bán hàng giúp cửa hàng của bạn vận hành nhanh chóng hơn. Một số các thiết bị phổ biến gồm:
– Máy in hóa đơn: Giúp in hóa đơn, in phiếu tạm tính cho khách hàng

– Máy in bếp: Hỗ trợ in đơn hàng từ nhân viên phục vụ hoặc thu ngân chuyển xuống

– Máy in tem: Hỗ trợ in tem dán trên ly/cốc, hộp đồ ăn

– Ngăn kéo đựng tiền

– Máy quét mã vạch: Giúp quét mã vạch, tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng (Thường dùng cho bán lẻ các sản phẩm như: Gói cafe, đồ đặc sản…)

Giới thiệu về hệ thống quản lý bán hàng F&B đa nền tảng PosApp

Trên đây là những tính năng cần có của 1 hệ thống quản lý cafe, nhà hàng hoàn chỉnh. Tuy nhiên, hiện nay những phần mềm POS thế hệ cũ có đầy đủ các tính năng trên vẫn có 1 số những bất cập như sau:
+ Báo cáo chưa được đồng bộ Real-time theo thời gian thực, chủ quán cuối ngày vẫn phải đến quán để xem báo cáo trên máy bán hàng

Chưa đồng bộ dữ liệu bán hàng: giữa các bộ phận trong quán
Chưa hỗ trợ cho nhiều mô hình cửa hàng (Như Self – order, Self -service)
Chưa hỗ trợ nhận đơn hàng từ các đối tác vận chuyển như: GrabFood, GoViet…
Không tích hợp các tính năng thanh toán của các ví điện tử

Hiện nay, phần mềm quản lý quán cafe, nhà hàng PosApp ngoài việc hỗ trợ những tính năng bán hàng như trên còn có các ưu điểm vượt trội khác như:

Sử dụng công nghệ Cloud:

Công nghệ Cloud (Hay còn gọi là công nghệ điện toán đám mây) giúp lưu trữ dữ liệu tập trung trên trên một máy chủ ảo. Mọi dữ liệu order, bán hàng sẽ được lưu trữ lên Cloud và đồng bộ đến từng thiết bị trong cửa hàng. Công nghệ cloud áp dụng ở PosApp giúp cho:
+ Đối với người quản lý: Dữ liệu bán hàng được đồng bộ đến điện thoại của người quản lý tức thời. Giúp bạn xem báo cáo hoạt động kinh doanh tức thời, nhanh chóng từ xa mà không cần phải có mặt ở cửa hàng

+ Đối với nhân viên: Hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng giữa bộ phận order, bếp và nhân viên thu ngân. Giúp nhân viên thu ngân không phải chạy qua lại nhiều lần

+ Đối với thiết bị: Khi bị máy bị hư, bị virus, mọi dữ liệu bán hàng lưu trữ trên Cloud không bị mất, bạn có thể khôi phục dữ liệu dễ dàng

Phần mềm đa nền tảng

Đa số các phần mềm hiện nay chỉ có thể chạy trên hệ điều hành Window. Các phần mềm này không thể chạy trên điện thoại, máy tính bảng vì các máy này chạy hệ điều hành Android và iOS

Phần mềm PosApp hỗ trợ chạy trên nhiều hệ điều hành như: Window, Android, iOS. Giúp bạn có nhiều sự lựa chọn sử dụng các thiết bị order như: điện thoại, máy tính bảng, máy bàn, máy POS….

Hỗ trợ nhiều mô hình cửa hàng F&B:

Phần mềm PosApp hỗ trợ nhiều loại cửa hàng như:

Order tại quầy thanh toán trước
Order tại bàn trà sau
Khách tự order, thanh toán tại Kiosk
Khách ngồi tại bàn đặt món qua ứng dụng PosApp

Ngoài ra, PosApp còn hỗ trợ các quy mô cửa hàng khác nhau từ chuỗi hệ thống lớn cho đến các mô hình quán ăn vặt, cafe, trà sữa vỉa hè

Hỗ trợ sử dụng trên các thiết bị cầm tay nhỏ gọn:

Đa số các phần mềm trên thị trường hiện nay chỉ chạy được trên máy tính chạy hệ điều hành Window cồng kềnh. Đối với các hàng quán vỉa hè, quán ăn vặt nhỏ cần tiết kiệm không gian, PosApp hỗ trợ bán hàng trực tiếp trên các thiết bị di động như: điện thoại, máy bán hàng cầm tay.

Đặc biệt, các dòng máy bán hàng cầm tay ngoài việc hỗ trợ order, bán hàng trên 1 thiết bị duy nhất còn có thể cài đặt được các ứng dụng như Grab Food, Go-Viet Merchant. Giúp bạn nhận và quản lý đơn hàng từ các đối tác vận chuyển. Ngoài ra, máy còn hỗ trợ thanh toán các loại ví điện tử phổ biến như Momo, Vnpay…, hỗ trợ quẹt thẻ ngân hàng ATM, Visa card…