KPI chỉ số đo lường hiệu quả kinh doanh không thể thiếu đối với bất kì một doanh nghiệp, tổ chức nào. Cách xây dựng KPI hiệu quả, đem lại lợi nhuận khủng cho doanh nghiệp. Đó là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn hướng tới. Sau đây là quy trình cũng như cách xây dựng KPI hiệu quả để các bạn tham khảo.
Tại sao cần xây dựng KPI cho công ty
KPI là cần thiết so với công việc bán hàng bởi những yếu tố sau:
-
Công việc như một thẻ điểm cho sức khỏe của công ty
-
Đo lường tiến trình bằng việc theo dõi các chỉ số
-
Giúp xác định khi nào cần Điều chỉnh
-
Biết được và phân tích các mẫu
Nhận biết được tầm cần thiết của KPI, việc để tạo ra lên kế hoạch thực hiện để đạt được nó lại càng cần thiết hơn. xây dựng KPI cho công ty luôn là điều cần thiết không những so với nhân sự nói riêng mà còn đối với doanh nghiệp nói chung.
Với doanh nghiệp:
-
Theo dõi được hiệu năng làm việc của cấp dưới trực quan, minh bạch, chuẩn xác cũng như xác định chế độ lương thưởng, kỷ luật ổn
-
Nâng cao hiệu quả quy trình nghiệm thu thực hiện công việc
-
Bảo đảm những mục tiêu, tầm nhìn sẽ được coi như hoàn tất đúng như kỳ vọng
Với nhân viên:
-
Hiểu được mức độ coi như hoàn tất hoạt động so với mục tiêu đề ra
-
Tạo động lực làm việc, hướng đến thực hiện kết quả trước mắt
-
Phát hiện thấy các khiếm khuyết nếu như chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện đúng lúc
Quy trình xây dựng KPI
Dựa trên tiêu chí KPI, nhà lãnh đạo có thể theo dõi được hiệu suất làm việc của cấp dưới trực quan, minh bạch, chính xác cũng như xác định chế độ lương thưởng, kỷ luật phù hợp, đồng thời tăng cao thành quả công thức nghiệm thu thực hiện công việc và bảo đảm những kết quả trước mắt, tầm nhìn có thể được hoàn thành đúng như hy vọng.
Đối với nhân viên, họ sẽ xác định được năng lực coi như hoàn tất hoạt động so với mục tiêu đề ra. Từ đó có động lực làm việc cũng như phát hiện ra các khiếm khuyết nếu như chậm tiến độ thực hiện nhiệm vụ để cải thiện đúng lúc.
Cách xây dựng KPI hiệu quả cho 1 chiến lược kinh doanh
Bước 1 – Nắm rõ ràng các kết quả trước mắt kế hoạch chính
Trước khi xây dựng KPI, trước tiên bạn cần xác định rõ mục tiêu kế hoạch nào của tổ chức mà bạn đang cố gắng đánh giá. Nếu như bạn đã theo dõi loạt bài nhỏ “Cách viết kế hoạch chiến lược: Mô hình xếp tầng” thì bạn đã xác định được một số kết quả trước mắt kế hoạch cho tổ chức của mình và bạn đã sẵn sàng tạo một vài KPI.
Nếu như bạn chưa xác định bất kỳ mục tiêu (hoặc mục tiêu) kế hoạch nào cho tổ chức của mình. Hãy đọc bài viết này và sau đó quay lại đây để tạo KPI của chúng ta.
Ví dụ: Mục tiêu chiến lược: Tăng dòng chảy của kênh tiếp thị vào năm 2021.
Bước 2 – Xác định hiệu quả thành công
Khi bạn đã nắm rõ được các mục tiêu kế hoạch của mình. Bạn sẽ cần bắt đầu suy xét về mức độ thành công của mỗi kết quả trước mắt như thế nào.
Tuân theo cùng ví dụ được sử dụng trong Bước 1, nếu như kết quả trước mắt của tôi là tăng công thức tiếp thị. Thì sự thành công của kết quả trước mắt này nghĩa là: Tăng số lượng địa chỉ liên hệ tham gia vào kênh, tăng số lượng địa chỉ liên lạc đi qua của đường ống, được bàn giao cho bộ phận kinh doanh. Bằng cách nắm rõ ràng đầu tiên thành công trông như thế nào. Việc quyết định cách bạn sẽ đo lường mức độ thành công của kết quả trước mắt trở nên dễ dàng hơn nhiều lần.
Khi nắm rõ ràng sự thành công của KPI, bạn thường sẽ thấy có nhiều phần trong khái niệm về sự thành công của các kết quả trước mắt của bạn. Trong ví dụ được dùng ở trên, chúng tôi thấy có hai phần để có được thành công của kết quả trước mắt của chúng tôi
-
Tăng số lượng địa chỉ liên hệ đi vào đường ống.
-
Tăng số lượng địa chỉ liên hệ đi qua cuối đường ống và được bàn giao cho phòng ban bán hàng.
Bạn nên tránh sao chép KPI ngay từ một danh sách, vì rất có thể, chúng sẽ không hoàn toàn phù hợp với các kết quả trước mắt chiến lược của bạn. Thay vì vậy, hãy dùng các ví dụ về KPI như một cách lý tưởng để chúng ta có thể đo lường sự thành công của các kết quả trước mắt chiến lược của riêng mình.
Chúng tôi đã đối chiếu tất cả các ví dụ về KPI và group chúng theo bộ phận để giúp Đem lại cho bạn một chút cảm hứng:
-
KPI bán hàng
-
KPI tiếp thị
-
KPI tài chính
-
KPI nhân sự
-
KPI dịch vụ người mua hàng
-
KPI về sức khỏe & an toàn
-
KPI CNTT
-
thay đổi KPI quản lý
Bước 3 – Quyết định & đo lường
Kế đến, bạn sẽ cần quyết định cách bạn có thể thực sự đo đạc thành công. Quay trở lại ví dụ đã có sẵn. Chúng tôi đã xác định rằng sự thành công của mục tiêu của chúng tôi có nghĩa là tăng số lượng địa chỉ liên lạc đi vào đường ống của bạn và tăng số lượng địa chỉ liên lạc đi qua cuối đường ống của bạn.
Hãy bắt tay vào thực hiện mục tiêu đầy tiên: Tăng số lượng địa chỉ liên lạc tham gia vào hệ thống của chúng tôi. Các liên hệ tham gia đường dẫn tiếp thị khi họ đăng ký vào danh sách gởi thư của bên chúng ta hoặc trao đổi thông tin chi tiết của họ đã để lại nội dung.
Khi các liên hệ tham gia vào một trong hai công việc, họ sẽ tự động được thêm vào nền tảng điều khiển tự động tiếp thị của chúng tôi với tư cách là người đăng ký. Dùng số lượng người đăng ký mới được chèn vào nền tảng điều khiển tự động tiếp thị của bên chúng tôi trong một khoảng thời gian là một cách dễ dàng để chúng tôi đo đạc số lượng địa chỉ liên hệ tham gia vào công thức tiếp thị của chúng tôi.
Mục tiêu thứ hai – Tăng số lượng liên hệ đi qua phần cuối của lộ trình tiếp thị. Các địa chỉ liên lạc chuyển qua phần cuối của quy trình tiếp thị khi chúng chuẩn bị và sẵn sàng được chuyển cho nhóm bán hàng của chúng tôi.
Sử dụng thuật ngữ “SQL” (Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bán hàng) để nắm rõ ràng người có khả năng mua hàng. Đã đi qua phần cuối của công thức tiếp thị và chuẩn bị và sẵn sàng cho group kinh doanh của chúng tôi nhận. Nền tảng điều khiển tự động tiếp thị của chúng tôi thêm một thẻ trên mỗi hồ sơ liên hệ để nắm rõ ràng họ đang ở giai đoạn vòng đời nào dựa trên một công việc cụ thể. Chúng tôi có thể sử dụng số lượng liên lạc trở thành SQL trong một khoảng thời gian cụ thể để đo đạc thành công của bên chúng tôi.
Bạn nên bắt đầu xem xét phần mềm bảng điều khiển để theo dõi và hiển thị KPI từ lúc này. Bạn có thể sẽ dùng nhiều nền tảng và công cụ khác nhau trong doanh nghiệp của mình để đo đạc KPI. Nhưng có một vị trí trung tâm để theo dõi và coi tất cả các KPI của phòng ban và tổ chức của chúng ta sẽ đảm bảo bạn có cái nhìn cụ thể về thành công của mình.
Bước 4 – Xây dựng chi tiết KPI của bạn
Cuối cùng, đã đến lúc bắt tay vào làm viết KPI của chúng ta. KPI phải tuân theo định dạng SMART (cụ thể, có khả năng đo đạc, đạt được, xoay quanh và có giới hạn thời gian), để chắc chắn KPI của chúng ta thuyết phục tiêu chí này, chúng tôi đã đưa ra một công thức mà Bạn có thể làm theo để chắc chắn bạn luôn có KPI sáng tạo. Lời khuyên chính ở Đây là hãy giữ tất cả mọi thứ dễ dàng. tất cả mọi người trong công ty đều hiểu KPI. Điều đó có nghĩa là không sử dụng biệt ngữ (nếu có thể) và giữ chúng dài thành một câu.
Muốn xây dựng KPI thành công cần biết rằng nó luôn cần đảm bảo tuân thủ, thuyết phục đầy đủ những tiêu chí SMART. cụ thể là:
S – Specific: kết quả trước mắt rõ ràng.
Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, bí quyết tính, Nguồn nội dung, Trọng số, đơn vị tính, Số chiến lược và Số thực hiện. Việc trộn toàn bộ những yếu tố này làm cho việc khai triển, đưa lên ứng dụng gặp rất nhiều chông gai.
Tên chỉ số phải ngắn gọn nhưng cần phản ánh được bản chất của thông số. Ví dụ: Doanh thu, Doanh thu xuất khẩu. việc này giúp khai triển thuận tiện hơn, đỡ bàn cãi không thiết yếu.
công thức tính: giải thích ngắn gọn bí quyết tính – từ các tham số đã thống nhất như Doanh thu, sản lượng.
Tổng trọng số phải bằng 100%
Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian, thể hiện cụ thể kết quả trước mắt. Ví dụ: Với chỉ tiêu Doanh thu, cơ quan tính = Tỷ đồng, Số kế hoạch = 150. Không trộn lẫn Số kế hoạch và đơn vị tính.
Số thực hiện: Là con số phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu. ví dụ, với chỉ tiêu Doanh thu, số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng
M – Measurable: kết quả trước mắt đo lường được
-
KPI phải có thể đo đạc. Lý tưởng là từ các ứng dụng quản lý sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất… nếu không, phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. nếu như chỉ số chưa có phương thức đo lường quá khứ, cần bổ sung. Ví dụ: Tỉ lệ người mua hàng hài lòng, trong lịch sử doanh nghiệp chưa hề đo lường. Vậy có khả năng phải bổ sung phương thức đo đạc, ví dụ khảo sát khách hàng.
A – Attainable: mục tiêu có thể đạt được.
-
thông số phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hay bộ phận, mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường.
R – Relevant: mục tiêu thực tế
-
Tính đến các yếu tố có khả năng liên quan đến khả năng đạt kết quả trước mắt. ví dụ, đại dịch Covid-19 có khả năng liên quan lớn đến năng lực đạt kết quả trước mắt của hầu hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch.
T – Timebound: mục tiêu có thời hạn rõ ràng
KPI cần có mốc thời gian rõ ràng. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc rõ ràng của năm.
Ngoài ra, lưu ý là Các thông số hiệu suất được chọn làm KPIs sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, hoạt động cụ thể của nhân viên và KPIs chung của bộ phận. Ví dụ: KPIs sẽ được dùng để đo những vùng như: đơn vị kinh doanh, lợi nhuận trên mỗi sản phẩm, chất lượng sản phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian thiết yếu để hoàn thành nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên,…
Với ví dụ và bước thực hiện chi tiết như trên về quy trình cũng như cách xây dựng KPI hoàn chỉnh cho một chiến lược. Mong rằng với nhưng bước thực hiện trên sẽ giúp bạn phần nào hỗ trợ đưa ra được KPI chuẩn sát. Cũng như lựa chọn chiến thuật hợp lý phục vụ nhu cầu tính toán, đo lường. Chúc các bạn thành công!
TÀI LIỆU THAM KHẢO THÊM:
10 chỉ số KPIs quan trọng trong ngành bán lẻ không thể thiếu khi kinh doanh
Smart là gì? Áp dụng nguyên tắc Smart một cách hiệu quả
