Não bộ chúng ta và bản thân chúng ta hoạt động theo chuỗi các thói quen. Khi chúng ta thiết lập ra những chuỗi thói quen lặp lại cho bản thân mình, chúng ta sẽ làm việc nhanh hơn vì không phải bận tâm suy nghĩ về những nhiệm vụ tiếp theo trong ngày (mà nó đã theo trình tự rồi cứ thế mà làm).
Bất kể là bạn đang làm ngành nghề hay công việc gì, chắc hẳn bạn luôn cảm thấy thời gian một ngày luôn luôn là không đủ để hoàn thành mọi công việc. Kết quả là, bạn liên tục cảm thấy mình chậm chạp và có phần tụt hậu. Mà những cảm xúc này thì thật sự không tốt cho cả sức khoẻ tinh thần lẫn việc cải thiện năng suất lao động của bạn.
Vậy? Phải làm sao để làm hết việc được đây? Làm thêm giờ ư?
Bob Sullivan đã giải thích trên CNBC.com, trích một nghiên cứu được công bố bởi John Pencavel thuộc Đại học Stanford: “Người ta đã cố gắng ước tính mối quan hệ giữa số giờ làm việc và năng suất lao động, và kết quả cho thấy sản lượng công việc của nhân viên giảm mạnh sau một tuần làm việc 50 giờ và tụt dốc đáng kể sau một tuần làm việc 55 giờ. Vậy những người làm việc 70 giờ/tuần cũng chỉ làm ra bằng với những người làm việc 55 giờ và còn tiêu tốn thêm 15 giờ.”
Thay vì tốn thêm những giờ đó, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong công việc bằng cách tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Và bạn có thể bắt đầu làm việc hiệu quả hơn càng sớm càng tốt bằng cách làm theo mười hướng dẫn cơ bản sau:
1. Cắt bớt những thứ không cần thiết
Bạn vừa được giao một dự án lớn. Đương nhiên tâm trí của bạn đang chạy đua với hàng triệu suy nghĩ khác nhau về việc sẽ bắt đầu từ đâu và những gì bạn sẽ cần phải làm để hoàn thành đúng hạn. Kết quả là, bạn bắt đầu tạo một danh sách ti tỉ những việc cần làm xong. Bạn bắt đầu phát hoảng với nó, hoặc tệ hơn là bạn sẽ càng ngày càng có hành vi coi thường việc lập checklist bởi vì “Lập xong cũng có làm được đâu”.
Vấn đề với những danh sách việc cần làm dài dằng dặc ngoài kiểm soát này là chúng quá nhiều, bạn sẽ quá tải và không thể làm việc hiệu quả. Đó là bởi vì bạn đang ôm đồm và tiêu tốn năng lượng vào các nhiệm vụ và hoạt động không quan trọng.
Thay vào đó, hãy giữ cho danh sách nhiệm vụ của bạn gọn gàng và có ý nghĩa bằng cách chỉ tập trung vào 3 đến 5 nhiệm vụ cấp bách, quan trọng và thách thức nhất trong ngày, hay còn gọi là Nhiệm vụ tối quan trọng (MIT – Most Important Task). Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm trước khi chuyển sang các nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy năng suất hơn và ít lo lắng hơn.
Lou Babauta của ZenHabits gợi ý rằng ít nhất một trong số các MIT của bạn nên liên quan đến mục tiêu của bạn và bạn nên làm việc với chúng vào mỗi buổi sáng dù là ở nhà hay ở văn phòng. Hãy luôn giải quyết vấn đề đầu tiên của MIT vào buổi sáng.
Theo Lou, “Nếu bạn để MIT lại và làm sau, bạn sẽ bị những việc khác cuốn trôi đi mất, năng lượng tích cực của bạn cũng đã bị phân tán và hậu quả là đến khi sờ đến MIT thì bạn đã không đủ sức lực để làm nó tốt nhất. Trong khi nó là most-important cơ mà đúng không?
Hãy loại bỏ những điều không cần thiết (giao cho người cấp dưới, nhờ vào công nghệ, hoặc để nó lại sau nếu như nó không quá quan trọng), và thời gian còn lại trong ngày của bạn sẽ dễ thở hơn.
2. Hãy nhìn vào kết quả công việc, chứ không phải thời gian làm việc
Khi nói đến năng suất, chúng ta thường tập trung vào việc mất bao lâu để hoàn thành một cái gì đó; trái ngược với những gì chúng ta thực sự làm được trong một ngày. Ví dụ, bạn chỉ mất bốn giờ để viết một bài đăng blog 1.000 từ. Bạn có thể cảm thấy hơi hụt hẫng vì việc này tiêu tốn khá nhiều thời gian trong ngày của bạn.
Nhưng, nếu bạn tập trung vào các phần nhỏ hơn của bài đăng blog ấy? Ví dụ: bạn đã chia thành năm đoạn 200 từ, định dạng chính xác, thêm tiêu đề, chạy kiểm tra chính tả và thêm hình ảnh. Đột nhiên bạn nhận ra bạn thực sự đã làm được nhiều điều hơn bạn tưởng trong khung thời gian đó.
Trên thực tế, nghiên cứu từ nhóm Behance đã phát hiện ra rằng “Việc đặt sự quan tâm quá vào thời gian và sự hiện diện vật lý đối với hành động sẽ tích luỹ sự kém hiệu quả (và lo lắng)”.
“Áp lực của việc bị bắt buộc phải ngồi lại bàn làm việc tới đúng giờ tan sở tạo ra một định kiến, phủ nhận những quy luật sáng tạo cơ bản, và tự nhiên của con người: (1) Khi não bộ mệt mỏi, nó không hoạt động tốt, (2) Tạo ý tưởng xảy ra theo cách riêng của nó, (3) Khi bị buộc phải thực thi vượt quá khả năng của mình, bạn bắt đầu ghét những gì bạn đang làm. “
Một cách để giúp bạn đo lường kết quả thay vì thời gian là tạo ra một danh sách công việc đã hoàn thành. Đây có thể đơn giản chỉ là một bản ghi liên tục của tất cả mọi thứ bạn đã làm xong trong một ngày. Bằng cách giữ danh sách này, bạn sẽ cảm thấy có động lực và tập trung hơn vì bạn thực sự có thể thấy những gì bạn đã hoàn thành.
Ngoài ra, theo Leo Widrich, người đồng sáng lập Buffer, các danh sách đã thực hiện cho phép bạn xem lại một ngày của mình, cho bạn cơ hội để ăn mừng thành tích của bạn và giúp bạn lên kế hoạch hiệu quả hơn”.
3. Hãy điều chỉnh thái độ của bản thân
Đội ngũ nhân viên tại Mind Tools nói rằng họ làm việc hiệu quả hơn khi có “thái độ tích cực”.
“Những người có thái độ tốt chủ động bất cứ khi nào họ có thể. Họ sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp khi họ cần, họ tiếp nhận công việc khi ai đó bị bệnh và họ đảm bảo rằng công việc của họ được hoàn thành theo tiêu chuẩn cao nhất.”
Và, họ không bao giờ nói “Thế là tốt rồi” với công việc của mình Đó là bởi vì họ luôn muốn làm tốt hơn và tốt hơn nữa.
Hơn nữa, một thái độ tốt trong công việc sẽ giúp bạn thiết lập các tiêu chuẩn cho công việc, đảm bảo rằng bạn tự chịu trách nhiệm với bản thân và đưa ra quyết định dễ dàng hơn vì chúng dựa trên trực giác của bạn. “Đặc điểm đáng ngưỡng mộ này rất khó tìm thấy ở nhiều cơ quan, tổ chức. Nhưng việc thể hiện quyết định đạo đức và sự chính trực có thể mở ra nhiều cánh cửa cho bạn trong tương lai.”
4. Giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp
Bất kể bạn là người làm việc tự do,doanh nhân khởi sự hay nhân viên chính thức, sẽ có lúc bạn phải hợp tác làm việc với người khác. Như vậy, bạn nên tăng cường kỹ năng giao tiếp và hợp tác. Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ loại trừ được việc phải làm đi làm lại không cần thiết và lãng phí thời gian để nói thẳng ra bất kỳ sự hiểu lầm và thông tin sai lệch nào.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tăng cường kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn và duy trì một chủ đề khi giao tiếp. Ví dụ: khi soạn email, hãy viết thật ngắn gọn và trọng điểm. Đừng khiến người nhận bối rối vì đã đưa vào thư quá nhiều thông tin.
5. Tạo và gắn bó với một số thói quen
“Chúng ta là những cá thể hoạt động theo thói quen và bộ não của chúng ta cũng vậy. Khi chúng ta thiết lập một nề nếp, chúng ta có thể thực hiện các nhiệm vụ nhanh hơn vì chúng ta không phải ‘nghĩ’ về nhiệm vụ phải làm – hoặc chuẩn bị cho nó – Có như vậy thì chúng ta mới có thể làm việc tự động ,
Đối với tôi, tôi sử dụng một công cụ quản lý lịch trực tuyến để tạo và tuân thủ các thói quen đó.
6. Tự động hóa nhiều nhiệm vụ hơn
Bạn muốn biết bí mật để được thực hiện nhiều việc hơn? Hãy cắt giảm việc phải đưa ra quyết định trong một ngày. Đó là lý do tại sao Mark Zuckerberg mặc trang phục tương tự trong nhiều năm. Hầu hết ngày nào anh ta cũng mặc như vậy. Nó sẽ không khiến bạn phải đau đầu lựa chọn. Tôi vẫn sẽ nói điều này dù nó gây ra nhiều khó khăn cho mối quan hệ của tôi với vợ mình Hãy chắc chắn rằng bạn tìm thấy sự cân bằng của bạn. “Bí mật trái ngược với những điều nạn mong đợi là để hoàn thành nhiều công việc hơn là làm cho chúng tự động hơn, do đó chúng đòi hỏi ít năng lượng hơn”, Tony Schwartz, chủ tịch và CEO của The Energy Project, viết trên Harvard Business Review.
“Hóa ra mỗi chúng ta đều có một kho tàng ý chí và kỷ luật, và nó dần bị cạn kiệt bởi bất kỳ hành động tự điều chỉnh có ý thức nào. Nói cách khác, nếu bạn dành năng lượng để cố gắng chống lại một chiếc bánh quy sô cô la thơm, bạn sẽ bớt đi năng lượng còn lại để giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó. Ý chí và kỷ luật suy giảm là việc không thể tránh khỏi “
Nói cách khác, xây dựng thói quen và thói quen để bạn không phải mất công quyết định. Bạn chỉ làm việc một cách tự động. Do đó tại sao Zuck mặc quần áo giống nhau hàng ngày. Bằng cách loại bỏ những việc ngớ ngẩn hoặc phù phiếm, anh ta có thể tập trung toàn bộ sức lực của mình vào các quyết định công việc quan trọng hơn.
7. Đừng ôm đồm nhiều việc
Chúng ta đều tin rằng mình có thể làm nhiều việc một lúc . Thực tế, con người không có khả năng đa nhiệm như vậy.
“Mọi người không thể làm tốt nhiều việc cùng một lúc, và khi một người nói họ có thể nghĩa là họ đang tự lừa dối mình”, nhà khoa học thần kinh Earl Miller nói. “Bộ não rất giỏi trong việc đánh lừa bản thân.”
Thay vào đó, chúng tôi chỉ đơn giản là chuyển sự chú ý của mình từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác rất nhanh.
“Chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn nghĩ rằng bạn thực sự chú ý đến mọi thứ xung quanh cùng một lúc. Nhưng thực tế không phải như vậy”, Miller nói.
“Bạn không chú ý đến một hoặc hai điều cùng một lúc, chỉ là chuyển từ việc này sang việc khác rất nhanh mà thôi.”
Trên thực tế, các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng họ thực sự có thể thấy bộ não đang vật lộn khi om đồm nhiều thứ một lúc.
Vì vậy, lần tới khi bạn cần phải giải quyết nhiều việc một lúc, hãy dừng lại. Hãy hít thở và sau đó quay trở lại để tập trung vào một điều cần phải hoàn thành ngay bây giờ. Khi đã xong, bạn có thể chuyển sang thứ khác.
8. Tận dụng sự chần chừ của bạn.
Điều này nghe có vẻ phản tác dụng. Nhưng, thực sự có một phương pháp dựa trên sự bất hợp lý này. Theo Luật Parkinson, được đặt theo tên của nhà sử học Cyril Northcote Parkinson, “Nếu bạn đợi đến phút cuối cùng, sẽ chỉ mất một phút để làm.”
Hãy suy nghĩ về nó. Bạn có một công việc phải hoàn thành vào cuối tháng nhưng bạn cứ nghĩ lơ mơ về nó mãi và chỉ cần một tuần cuối cùng để làm xong.
Điều này không cho phép bạn đợi đến giờ thứ 11. Theo Thai Nguyen của TheUtopianLife.com, việc lợi dụng sự chần chừ cung cấp “đòn bẩy tuyệt vời cho hiệu quả công việc, áp đặt thời hạn hoàn thành ngắn hơn cho một nhiệm vụ hoặc lên lịch một cuộc họp trước đó.”
9. Giảm căng thẳng
Vì căng thẳng có thể gây ra các vấn đề về thể chất, cảm xúc và hành vi – những điều này có thể ảnh hưởng đến sức khỏe, năng lượng, hành vi và sự tỉnh táo của bạn – không có gì ngạc nhiên khi căng thẳng cản trở hiệu suất làm việc của bạn.
Tin tốt là bạn có thể giảm bớt căng thẳng nơi công sở.
Theo Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ, “các chiến lược giảm căng thẳng hiệu quả nhất là tập thể dục hoặc chơi thể thao, cầu nguyện hoặctham gia phục vụ tôn giáo, đọc sách, nghe nhạc, dành thời gian với bạn bè hoặc gia đình, mát-xa, đi ra ngoài đi dạo , thiền hoặc tập yoga và dành thời gian với sở thích sáng tạo.”
Tuy nhiên, các chiến lược ít hiệu quả nhất “là đánh bạc, mua sắm, hút thuốc, uống rượu, ăn chơi, chơi trò chơi điện tử, lướt Internet và xem TV hoặc phim trong hơn hai giờ.”
Một kỹ thuật quản lý căng thẳng hiệu quả khác là tăng khả năng kiểm soát tình huống của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách lập kế hoạch vào ngày mai vào đêm hôm trước và tuân thủ thói quen của bạn. Bằng cách này bạn biết những gì mình mong đợi vào buổi sáng.
10. Tích cực làm những công việc bạn thích.
Không phải ai cũng có đủ đặc quyền để làm những gì bạn yêu thích để kiếm sống. Ngay cả khi bạn đang theo đuổi ước mơ đam mê của mình, vẫn sẽ có những nhiệm vụ bạn không thích làm. Trong cả hai trường hợp, tập trung nhiều hơn vào công việc mà bạn thực sự thích làm.
Ví dụ, nếu bạn là một đầu bếp, thì rõ ràng bạn có một tình yêu dành cho nấu ăn. Thay vì dành nhiều ngày của bạn để thực hiện các nhiệm vụ hành chính, hãy thuê ngoài hoặc ủy thác các nhiệm vụ đó để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trong nhà bếp hoặc đi chợ để tìm các nguyên liệu tươi.
Khi bạn làm như vậy, bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn hơn, được truyền cảm hứng, thử thách và làm việc hiệu quả hơn.
Nếu các bạn có ý kiến đóng góp thì xin vui lòng bình luận dưới bài viết này nhé, đội ngũ ATP Software sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc của các bạn sớm nhất.
Truy cập trang chủ ATP Software để cập nhật thêm tin tức về các lĩnh vực nhé.
Xem thêm: 65 kỹ năng mềm trong cuộc sống, giao tiếp và công việc để thành công
Tổng Hợp 15 Xu Hướng Ditital Marketing Mà 1 Marketer Không Nên Bỏ Lỡ
Nguồn: bạch dương
Minh Phương- ATP Software
