Ý tưởng, chủ đề cho sự kiện
Bất kể một sự kiện nào được tổ chức cũng đều thể hiện mục đích riêng đến với đối tượng tham dự. Đó thể là một hội thảo chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, sự kiện ra mắt sản phẩm, họp báo, lễ trao giải… Và tùy thuộc vào mục đích mà ý tưởng, chủ đề sẽ được đưa ra từ khâu thiết kế sân khấu, bối cảnh đến kịch bản.
Địa điểm, quy mô tổ chức
Cần nắm rõ quy mô sự kiện để có thể tìm kiếm được địa điểm phù hợp, đáp ứng được các nhu cầu từ thiết kế sân khấu, số lượng khách mời, sảnh check in, địa điểm đưa đón, gửi xe cho khách tham dự. Nhiều trường hợp đáng tiếc xảy ra đó là một số công ty sau khi đã gửi thiệp mời thì mới biết được địa điểm tổ chức sự kiện không thể đáp ứng được số lượng khách mời tham gia.
Hệ thống trang thiết bị, trình chiếu và âm thanh
Bạn có cảm thấy thoải mái không khi tham dự một sự kiện mà chẳng nghe rõ MC nói gì? Hay điện cứ chập chờn lúc có lúc không? Một sự kiện được đánh giá là chuyện nghiệp khi đảm bảo được 2 yếu tố nghe, nhìn của người tham dự. Vì vậy, đầu tư tốt cho hệ thống trang thiết bị cũng là một yếu tố nên được chú trọng.
Liên hệ, gửi thiệp cho khách mời
Có thể thực hiện bằng nhiều hình thức như thông qua email hay gửi thư mời trực tiếp sao cho phù hợp, tiện lợi nhất cho đối tượng khách mời của bạn. Thời điểm tốt nhất để gửi cho khách mời tham dự là ít nhất một tuần trước ngày diễn ra sự kiện để họ có sự chuẩn bị cũng như sắp xếp thời gian tham dự. Một tip nhỏ đáng chú ý ở đây là trên thiệp mời nên đính kèm sơ đồ địa điểm để tiện hơn cho khách mời trong quá trình di chuyển.
Phương án dự phòng cho vấn đề thời tiết, an ninh
Nên tham khảo trước tình hình thời tiết trước và trong thời gian chuẩn bị tổ chức sự kiện để tìm kiếm được địa điểm cũng như chuẩn bị phương án dự phòng cho những diễn biến thời tiết bất ngờ xảy ra. Đặc biệt, đối với những sự kiện được tổ chức ngoài trời, đường phố… Bên cạnh đó, an ninh được đảm bảo nghiêm ngặt cũng góp phần tạo sự an tâm, tin tưởng cho khách mời đến tham dự.
Kịch bản chương trình
Muốn sự kiện được diễn ra xuyên suốt cần có một kịch bản chi tiết, rõ ràng. Mọi chi tiết đều cần chuẩn bị hết sức kĩ lưỡng, có kế hoạch tổng duyệt, kiểm tra lại mọi thứ trước khi diễn ra sự kiện, đội ngũ thực hiện chương trình phải được phối hợp đồng bộ và phải theo dõi sát xao quá trình diễn ra sự kiện để có thể ứng phó kịp thời với những tình huống bất ngờ xảy ra.
Lưu ý về bãi gửi xe cho khách.
Trong bất kỳ sự kiện nào dù là lớn hay nhỏ, việc sắp xếp khu vực giữ xe luôn là điều cần được chú trọng.
Bất cứ sự kiện nào được tổ chức ở đâu thì khu vực giữ xe luôn là vô cùng quan trọng, để tránh việc khách mời đến nơi mà không có chỗ gửi xe, người tổ chức sự kiện cần thương lượng trước với một đơn vị phụ trách trông xe tòa nhà để thuê riêng một địa điểm để đõ xe cho khách của mình, tránh phạm phải trường hợp éo le như trên.
