Bài 46: Dọn Dẹp lại cái Kho của nhà hàng cho công tác quản lý dễ dàng hơn
Nằm trong chuỗi bài tâm sự đời làm chủ tôi đang viết cho cộng đồng
Bài học kinh doanh sô 43: Khát Khao Làm Ông Chủ
Bài học kinh doanh số 44: Khởi nghiệp quán Cafe theo mơ ước
Bài học kinh doanh sô 45 – Mô hình kinh doanh tích hợp homestay và F&B
Công tác quản lý kho của nhà hàng
Nhập hàng và tồn kho là hai công việc quan trọng của bộ phận cung cấp nguyên liệu nhà hàng nhất là trong thời buổi giá cả biến động, chi phí tăng cao.
Đối với mỗi nhà hàng tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu phải đảm bảo chất lượng và có giá cả hợp lý hết sức quan trọng. Bên cạnh đó việc quản lý, kiểm tra tồn kho còn lại cũng quan trọng không kém trong thời buổi giá cả biến đổi từng ngày.
Vậy ta cần làm gì để dọn dẹp, sắp xếp lại kho ở nhà hàng đang có giúp dễ quản lý hơn.
1. Hãy loại bỏ sự lộn xộn các kệ hàng ở Kho
Nếu nhà kho của bạn là quá lộn xộn, bạn đã tự tạo ra thất bại đầu tiên trong việc quản lý. Một kho lưu trữ lộn xộn dẫn đến: nhân viên thất vọng, tính toán bị trùng lặp, nhiều mặt hàng đặt hàng bị bỏ lỡ trong quá trình đếm hàng.
Hãy luôn sắp xếp các mặt hàng trước khi bạn kiểm kê theo lịch. Dưới đây là một số chiến lược tổ chức không gian cần ghi nhớ:
– Nếu kho quá nhiều, hãy đặt thêm kệ để tránh chất đống hàng hóa trên sàn.
– Phân Nhóm Mặt Hàng theo từng loại thực phẩm riêng biệt.
– Thêm nhãn vào kệ hàng để người kiểm kê không bị nhầm lẫn, đặc biệt nếu các mặt hàng gồm các thành phần tương tự. Mỗi kệ hàng cùng nhãn thì có thêm số thứ tự (kệ 01 – Syrup, kệ 02 – Syrup,…)
– Xây dựng bộ mã số ID riêng biệt cho mỗi món hàng trong kho. Sử dụng ID này để gắn nhãn các mặt hàng của bạn trong bảng tính hoặc phần mềm để dễ dàng tìm kiếm các mặt hàng hoặc di chuyển dữ liệu hàng tồn kho của bạn.
Mặc dù điều này có vẻ như quá mức cần thiết, nhưng những chiến lược này sẽ giúp bạn dễ dàng hơn rất nhiều khi đến lúc đếm hàng tồn kho.
2. Lên lịch trình kiểm kê định kỳ Kho
Hãy quyết định tần suất bạn muốn kiểm tra hàng tồn kho. Đối với một số mặt hàng như rượu, có thể bạn sẽ muốn kiểm kê hằng ngày. Đối với các mặt hàng khác, có thể một lần một tuần là đủ. Kiểm kê trước khi đặt đơn hàng mới để không phải chi thêm tiền cho các mặt hàng đã có.
Khi đã tạo một lịch trình phù hợp, hãy tập hợp một nhóm nhân viên chuyên kiểm kê kho hàng để xây dựng môi trường giám sát nghiêm khắc. Đừng để nhân sự thấy mình lơ là và dễ dãi sẽ rất nguy hiểm.
Cần xây dựng lịch kiểm kho theo những ngày cố định cho từng nhóm hàng hóa trong kho. Đây là 1 thói quen tốt cần có của nhà quản lý và tạo dữ liệu rõ ràng mà bạn có thể dựa vào khi tính toán giá vốn hàng bán và quản lý ngân sách của bạn.
3. Xây dựng mẫu bảng kiểm kê kho
Bạn sẽ muốn sử dụng kết hợp phần mềm và bảng tính để quản lý kho của mình, nhưng đây là cách bạn có thể bắt đầu với bảng tính.
Bạn nên nghĩ về bảng tính kiểm kê chính như những gì nhân viên sẽ sử dụng khi họ lấy hàng tồn kho thủ công. Sau đó, nhập thông tin từ bảng tính vào phần mềm POS để có thể quản lý mức tồn kho và phân tích chi phí lưu kho.
Dưới đây là cách thiết lập mẫu bảng tính kiểm kê chính theo các mục:
– Mã ID hàng tồn kho: ID hàng tồn kho của bạn sẽ ngăn chặn các nhược điểm của báo cáo gây ra bởi các quy ước đặt tên không nhất quán hay tương tự. Ví dụ, bạn có thể mua các loại thịt bò khác nhau và sử dụng ID hàng tồn kho cho từng loại sẽ tránh nhầm lẫn và làm rõ ràng dữ liệu của bạn.
– Khoảng thời gian lưu kho (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng …)
– Danh mục thực phẩm (ví dụ: thịt & gia cầm, sữa, bơ,…)
– Tên mặt hàng, để trong danh mục thực phẩm tương ứng của nó. Hãy nhớ cụ thể, đặc biệt nếu bạn đặt hàng các biến thể của cùng một sản phẩm. Mặc dù có thể dựa vào ID hàng tồn kho của mình để biết tính chất cụ thể, bạn vẫn muốn rõ ràng với tên mặt hàng của mình để thuận lợi cho nhân viên đang lấy hàng tồn kho.
– Đơn vị đo (ví dụ: kg, lít, …): mỗi sản phẩm sẽ tương ứng với đơn vị đo lường riêng. Luôn luôn gắn bó với đơn vị đo lường mà bạn đặt hàng. Ví dụ: bạn không đặt hàng khăn ăn theo số khăn ăn, thay vào đó là hộp khăn ăn.
– Đơn giá: chi phí cho một đơn vị đo lường của thành phần. Khi bạn đã thiết lập đơn vị đo lường của mình, hãy nhập chi phí cho mỗi đơn vị. Đảm bảo nhận biết mọi biến động về chi phí từ các nhà cung cấp, vì bạn sẽ muốn cập nhật chi phí cho mỗi đơn vị trong bảng tính hàng tồn kho chính khi chi phí thay đổi.
– Số lượng trong kho: Số lượng trong kho là số lượng hàng tồn kho của bạn. Nếu bạn đặt mua 20 hộp khăn ăn với giá 100 nghìn/hộp nhưng vào ngày kiểm kê bạn có 18 hộp, 18 là con số cần được phản ánh ở đây.
– Giá trị hàng tồn kho: giá trị khi nhân đơn giá với số lượng trong kho. Đây là nơi tất cả kết hợp với nhau: để tìm giá trị hàng tồn kho của bạn cho mỗi mặt hàng, nhân chi phí trên mỗi đơn vị với số lượng trong kho. Ví dụ, bạn biết bạn có 18 hộp khăn ăn và mỗi hộp có giá 100 nghìn. Nhân 18 với 100 cho giá trị hộp khăn ăn tồn kho là 1 triệu 800 nghìn.Tổng giá trị hàng tồn kho: tất cả các mục hàng giá trị hàng tồn kho được cộng lại với nhau
Bảng tính kiểm kê chính là những gì nhân viên sẽ điền vào khi họ đang kiểm kê. Tuy nhiên, sau khi họ đếm hàng tồn kho, bạn sẽ muốn sử dụng những con số đó để thông báo và xác thực chi phí thực phẩm và chi phí thực phẩm. Đó là khi bạn có thể bắt đầu sử dụng công nghệ để tạo báo cáo tồn kho và báo cáo tiêu thụ thành phần.
4. Xây bảng theo dõi tiêu thụ hàng tồn kho
Bảng tính tiêu thụ hàng tồn kho sẽ cho bạn biết bạn đang lãng phí bao nhiêu thực phẩm, bao nhiêu mặt hàng sử dụng mỗi ngày và bạn chi bao nhiêu cho hàng tồn kho.
Khi theo dõi mức tiêu thụ hàng tồn kho hàng ngày, bạn đang theo dõi luồng hàng hóa đi ra khỏi nhà hàng, cho dù vì chúng được mua hay vì bị lãng phí. Theo dõi hàng tồn kho theo cách này sẽ cho phép bạn biết chính xác số tiền và tiết kiệm chi phí.
Theo dõi hàng tồn kho là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc kinh doanh nhà hàng. Nhiều nhà hàng thất bại vì họ không nắm rõ số lượng chính xác của hàng tồn kho, đặc biệt là đối với những nhà hàng bán số lượng lớn rượu. Do đó, đã đến lúc bắt đầu quan tâm đến việc quản lý hàng tồn kho, bởi vì sự sống còn của nhà hàng của bạn thực sự phụ thuộc vào nó.
5. Vài gợi ý cơ bản về quản lý kho
– Lên lịch kiểm tra tồn kho hàng ngày, hàng tuần tránh hư hỏng, mất mát với từng mặt hàng cụ thể.
– Quản lý số lượng những gì bạn có gian bếp và trong tủ lạnh của nhà hàng, tiến hành kiểm kê nguyên liệu còn lại cuối ngày, thống kê từng con số cụ thể.
– Hệ thống hóa từng con số cụ thể bằng các công thức tính toán đơn giản lưu trữ trên máy tính.
– Theo dõi giá vốn nhập hàng từng ngày, đối chiếu, định giá các sản phẩm tồn kho, xác định xu hướng tồn kho của nguyên vật liệu.
– Đào tạo nhân viên chuyên trách công việc quản lý tồn kho.
– Sắp xếp các sản phẩm tồn kho vào vị trí thích hợp cho việc quản lý và tái sử dụng.
– Có thể sử dụng một số phần mềm quản lý tồn kho tùy thuộc vào quy mô hoạt động của nhà hàng. Nhưng H khuyên nên đầu tư 1 phần mềm đi cho quản lý khỏe hơn, thời 4.0 rồi.
Hy vọng các bạn sẽ bớt nhức đầu và rối về sự lộn xộn hiện tại ở kho của mình nhé (và cũng đừng nói là nhà hàng anh/chị/em không hề có kho luôn nhé, không là hơi bị mệt đấy)
– Doanh Nhân. Nguyễn Tuấn Hùng –
