“Em liệt kê giúp anh hôm nay em phải làm những gì?”
“Dạ nộp kế hoạch cho chị Vy công ty X. Nộp báo giá cho anh Hoàng công ty Y. Gọi lại cho chị Xuân. Đã hoàn thành 5000 bản in ở xưởng Z”
“Thế bước tiếp theo em làm gì?”
“… Dạ anh đợi em chút”.
…
“Em mới gọi cho chị Vy công ty X, chị đang đi công tác. Em mới gọi cho anh Hoàng công ty Y, anh bảo tuần sau anh sẽ trở về. Em gọi cho xưởng in, 5000 bản in đang được bốc đi”.
“Thế bước tiếp theo em làm gì nữa”.
“Dạ…”
“Em có biết sự khác nhau giữa nhân sự chủ động (thường là nhân sự công ty nước ngoài) và nhân sự bị động (thường là công ty Việt Nam) là gì không?”.
“Dạ … không anh.”
“Em đang giải quyết các hạng mục công việc, chứ không phải giải quyết mục tiêu công việc. Em nộp kế hoạch cho chị Vy, mục tiêu cuối cùng của em là phải ký được HĐ.
Em nộp báo giá cho anh Hoàng, không để làm gì cả. Nếu xác định được họ là KHMT, em cứ book meeting cho nhân sự phù hợp để chốt sales.
Đã hoàn thành 5000 bản in, vậy ai check lỗi in của 5000 bản in này. Em đã check chưa. Lỡ bị hoàn trả không phải chi phí của em lúc này bằng = Chi phí cơ hội + Chi phí in lỗi + In lại đền bù + Giá trị cảm xúc mất đi từ khách hàng sao.
Em nên hoàn thành mục tiêu, bản lãnh, xinh đẹp và cầm trịch cuộc chơi của mình, em phải nghĩ ra bằng bất cứ giá nào để hoàn thành mục tiêu đó. Lúc đấy, em là người chủ động, cuốn hút và dĩ nhiên, đối tác sẽ thích làm việc với em. Người ta bảo trông em hấp dẫn hơn, theo anh thì việc đó có thể vì 2 lý do: Có thể là vì em xinh đẹp, và cũng có thể em là một con người chủ động, tự tin. Rất tiếc, em lại có cả 2 thứ đó.
Nếu em làm được như vậy, năng lực của em sẽ bước sang một trang mới, và sự khác nhau giữa tên quản lý và tên nhân viên, cùng chỉ có vậy thôi em. Kì vọng của anh, sau này anh chỉ nói đúng 5 chữ: Em ơi report giúp anh. Em tự động biết làm những gì. Tuy chỉ 5 từ, nhưng đòi hỏi đó là một quá trình hoàn thiện cả về tư duy, kĩ năng, kinh nghiệm. Vậy nhé. 20 phút nữa report lại giúp anh công việc sáng nay của em. ”
20 phút sau.
“Dạ anh, chị Vy đang đi công tác, thứ 3 ngày 28 tháng 02 chị về, chị bảo chị hài lòng với bản kế hoạch lắm, chị đã hiểu được tất cả hạng mục, cam kết, kế hoạch, timeline, tính khả thi, và chi phí có trong báo giá & hợp đồng. Chị hẹn anh chiều ngày 28 lúc 15 giờ. Em sẽ gọi xác nhận 1 tiếng trước đó và book lịch G-calendar cho anh, anh chốt sales giúp em để em triển khai nhé. Chị là người khá kĩ tính, nhìn sang trọng và đã từng làm việc tại Unilever.
Anh Hoàng em đã tư vấn qua điện thoại, thông qua bộ câu hỏi của anh. Anh Hoàng là đơn vị sản xuất, anh Hoàng đã thành lập doanh nghiệp hơn 12 năm. Anh Hoàng từng làm COO tại tập đoàn Z. Gia đình anh đã có vợ và 2 đứa con gái. Vừa mới tổ chức sinh nhật cho đứa lớn thứ 6 tuần trước. Em đã book cho anh L đi gặp và cũng đưa cho ảnh thông tin, tư liệu liên quan đến anh Hoàng rồi ạ.
5000 bản in em đã nhờ bên in kiểm tra double check lại. Chi phí anh xem qua, sau đó họ sẽ ship đi giúp mình, dự kiến 2 ngày tới. Trễ nhất là ngày 01 tháng 3 năm 2017. Em sẽ thông báo bằng weekly report cuối tuần project này. Anh cho em ý kiến phần chi phí.”
“ Soo good. Trình độ em bây giờ ngang với quản lý rồi. Em làm tốt lắm, cảm ơn em”.
Nhân sự sẽ chẳng hiểu tại sao mình phải làm việc này thay vì phải làm việc kia, họ cũng không phải chúng ta để biết chúng ta đang nghĩ gì, thay vì trách nhân sự của mình (thông thường là như vậy), nên biết cách thay đổi tư duy bằng cách giao việc đúng, nói rõ với họ mục tiêu cần đạt, viễn kiến kết quả họ sẽ đạt được nếu làm đúng như vậy, cách làm cụ thể ra sao, kì vọng của bạn và tất nhiên phải có con số thể hiện (Back up, chứng minh, ngày tháng, deadline).
Đúng, tôi không có thói quen cầm tay chỉ việc, thay vào đó, tôi thay đổi tư duy của họ. Và đôi khi tôi nghe đâu đó câu chuyện quản lý trách cứ nhân sự của mình, tôi thường lắng nghe và phân tích rõ cho họ. Mà theo như tôi nhận định, hầu hết các trường hợp là do quản lý giao việc không đúng, hoặc chỉ hướng dẫn công việc lặt nhặt, chứ không hề tác động tư duy.
Tư tưởng thay đổi và đả thông, mọi thứ đổi thay một cách nhanh chóng, hiệu quả và ít tốn chi phí nhất: Chi phí vận hành bao gồm nhiều thứ chi phí vô hình bạn không biết được: Chi phí quản lý, chi phí stress nếu không làm được việc từ 2 phía, chi phí năng suất làm việc không hiệu quả của nhân sự, luôn cảm thấy bận bịu nhưng không đạt được mục tiêu (Ký được hợp đồng, tệ hơn không có con số để đo lường); chi phí rủi ro, chi phí cơ hội.
cTôi chỉ cần làm đúng như trên, cô bé của tôi trở nên khác hẳn, chủ động (đúng như giá trị cốt lõi), có vấn đề nào đấy, cô nhấc điện thoại gọi 5 phút, xác định mục tiêu và tìm cách suy nghĩ hoàn thành mục tiêu đó; cô không chat online, có vấn đề gì cô đề nghị trao đổi trực tiếp bằng ngôn ngữ có lời giải quyết nhanh chóng. Cô từ một cô bé thụ động, nhưng vì cái viễn kiến được trở thành người năng động, được trở nên chuyên nghiệp, được trở thành người hấp dẫn, tự tin, bản lĩnh và xinh đẹp, người có trình độ ngang với nhân sự quốc tế.
Vậy đấy, chỉ cần thay đổi tư duy, cô bé của tôi đã trở thành một con người khác. Sau một thời gian, tôi thường hay gọi cô ấy là… gà nòi của tôi.
Và điều quan trọng, sau này, tôi cũng chỉ dùng đúng … 5 chữ để giao việc.
Great mindset can bring for you a great value. Believe in it.
Phung Le Lam Hai
