Workshop là gì? Nếu bạn là một trong các Fan của ATP Software thì không thể không biết tới Workshop là gì? Bởi ATP luôn có các hoạt động Offline và tổ chức Workshop hàng tháng.
Bài viết này, ATP Software sẽ chia sẻ với các bạn về các kinh nghiệm tổ chức Workshop của ATP. Giúp bạn định nghĩa lại từ Workshop như thế nào là chính xác và một số ý nghĩa đi kèm với nó mà có thể các bạn đang cần biết.
Workshop là gì?
Khó có thể tìm ra một khái niệm đúng chuẩn bằng tiếng Việt cho Workshop. Ở nước ta thì workshop được biết đến là 1 trong (hoặc một chuỗi) buổi thảo luận kỹ năng và kiến thức, phương thức, khả năng của một nghành nghề dịch vụ nào đó.
Phụ thuộc vào chủ đề workshop mà diễn thuyết (speaker) sẽ đc chọn lựa phù hợp giúp trao đổi với người tham gia. Những buổi workshop thường kéo dài 2-4 tiếng, với 2 hoạt động chính, trước tiên là các thảo luận của khách mời và thứ hai là Question & Answer (vấn đáp).
Không có một hạn chế nào về số thành viên tối đa trong 1 trong các buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người đến những sự kiện lớn rất có thể lên tới hàng trăm người. Toàn bộ phụ thuộc tương đối nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian. Và không gian tổ chức rất có thể là không gian đóng hoặc mở, nhưng cần đủ thoáng rộng, thoải mái cho các member trao đổi, networking, teamwork,…
Xem thêm: Augmented Reality là gì? Vai trò của công nghệ tương tác ảo
Workshop ở nước ta
Hiện tại, workshop càng ngày càng nhiều & đa hình thức. Chúng ta có thể tìm thấy các buổi workshop cho bất cứ ngành nghề nào: technology thông báo, y tế, giáo dục, sale, giải trí… Mọi khi có mặt một vấn đề trông rất nổi bật, đều có những workshop được xuất hiện thêm để chuyên gia cùng bàn bạc, bàn luận với những người nhập cuộc.
Mặc dù thế, có thể nhận ra rằng, workshop chưa thật sự thịnh hành trong các doanh nghiệp Việt Nam. Theo thống kê, phần lớn workshop đều tới từ thế hệ sinh viên hay những đơn vị phi chính phủ.
Đó là một điều không mong muốn khá lớn. Vì nếu một công ty biết tận dụng workshop, xem workshop như 1 chiến lược sale, ví dụ giúp đỡ được cho chính bản thân kỹ năng và kiến thức chúng ta cần và đặt ra phương án của bên mình thì sẽ khởi tạo uy tín & thuyết phục quý khách hàng dùng dòng sản phẩm của chúng ta thuận lợi hơn rất nhiều!
Tổ chức workshop thành công bởi các yếu tố
- Một tổ chức hay hay người đại diện cho các bên liên quan
- Một nội dung được xác định trước
- Tổ chức cách thức tương tác
- Những mục tiêu sản phẩm đầu ra được xác định
- Có người điều hướng có tài năng dẫn dắt giỏi
Một workshop thành công sẽ tác động đến lòng tin của các bên liên quan, nâng cấp hiểu biết lẫn nhau, tăng mức độ tương tác giữa các bên liên quan, và tạo nên những hiệu quả đầu ra mang nhiều giá trị.
Một workshop lý tưởng được điều hướng bởi một người có nhiều kinh nghiệm, có tâm lý trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án công trình cũng có thể đáp ứng như là một trong những người điều phối. Một người ghi chép lại những quyết định và điểm khác biệt. Một chuyên gia phân tích kinh doanh rất có thể là nhà điều hướng hoặc support quá trình ghi chép ở các workshop. Trong trường hợp nhà nghiên cứu và phân tích kinh doanh là chuyên gia trong chủ đề (SME) thì họ đáp ứng dưới một người tham gia workshop. Cách tiếp cận phải được đánh giá xét cẩn trọng để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của những nhà nghiên cứu và phân tích buôn bán.
Xem thêm: Doanh nghiệp FDI là gì? Doanh nghiệp FDI là như thế nào?
Phương pháp thực hiện workshop thành công
Chuẩn bị sẵn sàng cho workshop
Khi thực hiện workshop thì các doanh nghiệp cần chuẩn bị các yếu tố sau:
- Xác định mục đích chính của workshop và kết quả cần đạt được
- Định vị các bên liên quan cần hợp tác tham gia
- Định vị người điều phối và người ghi chép
- Tạo thành một chương trình thảo luận
- Xác định phương pháp để lưu lại, xác định kết quả cần đạt được
- Lên kế hoạch cho công việc cần làm & mời sự hợp tác của người tiêu dùng liên quan tham gia
- Sắp xếp phòng workshop, máy chiếu, trang thiết bị quan trọng cho phiên làm việc
- Gửi chương trình hội nghị hoặc các kịch bản (nếu có) để người tham dự chuẩn bị và hiệu quả ở buổi gặp nhau ở workshop
- Nếu thích hợp thì tiến hành phỏng vấn trước workshop với các đối tượng người dùng tham gia
Khâu chuẩn bị sẵn sàng tốt sẽ tạo điều kiện tối đa cho việc tiến hành workshop thành công. Tại Sao mà khâu chuẩn bị không làm tốt thì các doanh nghiệp sẽ không còn nhận được kết quả như kỳ vọng.
Tầm quan trọng của những người tham dự workshop
Để thực hiện một workshop thành công thì cần xác định rõ các bước and trọng trách, kết quả cần đạt được cho mỗi người tham gia. Bạn cần nhớ là một người rất có thể đóng rất nhiều và tạo khác biệt cho một workshop:
Nhà tài trợ (Sponsor)
Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng hoàn toàn có thể không hẳn là người tham dự phiên thao tác làm việc and không chịu trách nhiệm cho công dụng đầu ra.
ví dụ điển hình, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to Online: How Brands Stand Out” đc tổ chức bởi FACE vào thời điểm tháng 11/2017, bạn cũng có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space.
Khác với những chương trình với khá nhiều hạng mục tài trợ, mô hình workshop thường khá nhỏ với đối tượng người dùng người theo dõi đặc điểm. Chính vì như thế, trong workshop, thường sẽ không tồn tại sự phân chia về hạng mục tài trợ.
Xem thêm: Bump là gì? Bump Map là gì?
Người điều hướng (Facitilitator)
Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, reviews các phương châm và chương trình thảo luận của workshop, hướng những thành viên tham gia theo cấu trúc & quy tắc của workshop, giữ các hoạt động bám theo kim chỉ nam và kết quả kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định & giải quyết các xung đột (nếu có), đảm bảo an toàn toàn bộ các thành viên tham gia đc bộc lộ ý kiến and được lắng nghe.
Khác với nhà tài trợ, người điều hướng đi theo workshop từ trên đầu đến cuối. Chính vì như thế, chỗ đứng này đòi hỏi hai điều, chính là khả năng bao quát, bản lĩnh phối cùng những phần tử khác,and khả năng giải quyết những tình huống bất thần.
Để điều hướng thành công, người điều phối cần phải:
- Giao lưu và học hỏi từ tiền bối: không ai hoàn toàn có thể chạy trơn tru một chương trình từ đầu đến cuối ngay từ đầu cả. Nhưng điều quan trọng chính là bạn cần phải không kết thúc cố gắng & nâng cao khả năng bao quát của bản thân mình. Hãy tìm các người điều phối có kinh nghiệm, nghe chúng ta chia sẻ về những nhân tố hay năng lực quan trọng để điều phối chương trình thành công, các luận điểm bọn họ hay chạm chán phải trong thời gian làm việc cũng giống như phương án vượt qua khó khăn của chúng ta.
- Đừng hối thúc người theo dõi: một sai lạc của những người điều phối (ngay cả các tiền bối lão làng trong nghề) chính là tự khuấy động không khí khi thấy khán giả quá trầm (nhất là trong phần Q&A – khi khán giả đc “nhường mic” để nêu ra câu hỏi, chủ ý, hay đóng góp về đề tài. Trong tình huống này, thay vì giục bọn họ trả lời, bạn hãy thử tóm lược các vấn đề đã đc đề cập đến, nhắc lại thắc mắc hay gợi mở thêm thông báo để khán giả có thêm tư liệu, thêm mạnh mẽ và tự tin để cất lên tiếng nói mà không gây chúng ta tức giận hay bị dồn ép.
- Khéo léo đề ra một cái kết vào đúng thời điểm: trái ngược với sự im thin thít, đôi lúc người theo dõi quá nhiệt tình lý luận với diễn thuyết mà quên mất là đã quá thời hạn có thể chấp nhận được. Người điều phối cần nhảy vào ra sao đây cho khéo léo mà vẫn được lòng đôi bên? Thứ nhất, hãy nhẹ dịu gói gọn những nội dung chính đã đề cập trong workshop, bởi đây chính là các thứ mà khán giả muốn đem về sau chương trình nhất mà nhiều lúc chúng ta lại không nhớ đc hết. Kế tiếp, bạn hãy cảm ơn tất cả khán giả, Speeker, cũng như ban đơn vị và nhà tài trợ về các đóng góp của bọn họ cho workshop.
- Thêm 1 chút “gia vị” vui nhộn: thay vì cứng ngắc hay tỏ ra quá nghiêm trọng, hãy phù hợp một tí hài hước, dí dỏm cho workshop. Sự vui nhộn này sẽ kết nối người theo dõi với Speeker, và khiến cho mẩu truyện trở nên mạnh mẽ và tự tin hơn, người theo dõi cởi mở hơn khi đặt ra thắc mắc phản biện cho Speeker, và comment sau workshop cũng tích cực và mang tính kiến tạo hơn.
Người ghi chép (Note-taker)
Người ghi chép tài liệu hoá các ra quyết định được đề ra theo định dạng đã được định vị trước workshop, theo dõi bất cứ hạng mục hoặc luận điểm mà chưa xong xuôi trong phiên.
Dưới đây là một số trong những phẩm chất mà người ghi chép cần có để hoàn thành công việc của chính bản thân mình.
Xem thêm: Mockup là gì? Kiến thức cơ bản về Mockup
Người đo lường thời gian (Timekeeper)
Người đo lường thời hạn có nghĩa vụ bảo vệ các hạng mục trong agenda của workshop hoạt động theo đúng khung giờ & thời hạn trong kế hoạch thuở đầu. Dù không có mặt trực tiếp trong workshop như người điều phối, vị trí “sau cánh gà” này yên cầu sự sát sao & kỷ luật rất chặt chẽ về thời gian, cũng như bao quát workshop dưới góc nhìn thời hạn (so với góc độ về content của người điều phối).
Là một người đo lường và thống kê thời hạn, bạn có nhu cầu các dụng cụ gì để cung ứng công việc?
- Một phiên bản tóm tắt nội dung/lịch trình công việc
- Một cái bút
- Đồng hồ thời trang đếm giờ (hoặc đồng hồ đeo tay đeo tay)
- Một cuốn sổ ghi chép
Người tham gia (Participant)
Người tham dự, hay khán giả, bao hàm những đối tượng liên quan & các chuyên gia trong nghành phù hợp với chủ đề của workshop. Họ có trách nhiệm giúp sức dữ liệu, thông báo cá nhân, ánh mắt, quan điểm của chúng ta, lắng nghe các quan điểm của các thành viên khác, trao đổi các luận điểm mà dường như không thiên vị cho bên nào.
Để đạt đc kết quả cuối cùng của workshop, bạn hãy đưa ra các tiêu chuẩn chi tiết về nhóm khán giả phương châm mà bạn muốn tác động đến. ATP Software xin gợi ý một số trong những lưu ý cho doanh nghiệp như sau:
- chúng ta là ai? Bọn họ là nam hay nữ?
- bọn họ đang làm nghề gì?
- bọn họ lưu ý đến vấn đề gì?
- Liệu đề tài chương trình hướng đến có phải là điều họ quan tâm?
- rất cần được tiếp cận đến chúng ta qua những kênh nào?
- Nội dung truyền thông media cho từng kênh là gì?
Một khi vẽ ra được chân dung người theo dõi mục tiêu, chúng ta cũng có thể lên nội dung tiếp cận nhóm khán giả này và từ đó có kế hoạch truyền thông media cho workshop 1 cách kết quả, hối hả.
Thực hiện workshop
đảm bảo các thành viên tham dự có 1 có tìm hiểu chung, người điều hướng thường bước đầu bằng việc công bố về mục đích của phiên làm việc và những tác dụng kỳ vọng đầu ra. Với cùng một số người điều hướng có kinh nghiệm thì bọn họ thường ban đầu workshop bằng mẩu truyện ngắn hài hước để phá vỡ những rào cản trong tiếp xúc and làm cho mỗi người cảm nhận thấy thoả mái thao tác với nhau. Thiết đặt sự đồng thuận bên trên cơ sở nguyên lý là 1 phương pháp công dụng để tạo ra một môi trường thiên nhiên phiên thao tác có tính cộng tác ở mức cao.
bạn cũng có thể tham khảo một trong những quy tắc phổ biến sau:
- Tôn trọng những ý kiến của người khác
- toàn bộ mỗi người kỳ vọng đc đóng góp
- bàn luận cần phải giới hạn trong khung thời hạn đã được cài đặt
- trao đổi về vấn đề, chứ không trao đổi về con người
- Một sự đồng thuận với những ra quyết định được đề ra
suốt trong quãng workshop, người điều phối sẽ bảo trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên những buổi giao lưu của phiên với mục đích and tác dụng đầu ra.
Xem thêm: Fintech là gì? Kiến thức liên quan đến Fintech
Tổng kết workshop
Sau thời điểm xong, người điều phối thường xuyên làm việc với những hạng mục đã trao đổi, ghi nhận trong workshop, ngừng các tài liệu liên quan, phân phối chúng đến người tham gia and những bên liên quan về hạng mục đã đc xong.
Workshop là 1 trong những kỹ thuật hiệu quả để đạt được sự đồng thuận về phong thái giải quyết những luận điểm trong khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này hỗ trợ cho các bên liên quan để liên hệ, kết hợp, quyết định, & đạt được một có được sự hiểu biết lẫn nhau. Kỹ thuật này thường có giá giảm hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng người sử dụng liên quan. Những phản hồi liên quan đến vấn đề and đưa ra quyết định gần như được cung cấp ngay tức thì bởi người tham dự.
Nhưng việc đưa ra quyết định dùng kỹ thuật này cần Để ý đến lên kế hoạch làm thế nào để cho tiện lợi nhất cho tất cả những người tham gia. Sự chiến thắng của workshop dựa dẫm không ít về kinh nghiệm của người điều phối & kiến thức của người tham dự.
Phương Duy – Tổng hợp và Edit
Nguồn: marketingai.admicro
Có thể bạn quan tâm:
Nhượng quyền thương mại là gì? Những ngành nghề nào thì phù hợp để nhượng quyền thương mại?
Top 50 cụm từ kêu gọi hành động “Call to Action”
