Truyền Thông Nội Bộ Là Gì? Vai Trò Của Truyền Thông Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Truyền thông là hoạt động truyền đạt thông tin thông qua trao đổi ý tưởng, cảm xúc, ý định, thái độ, chia sẻ thông tin. Truyền thông được xem là một kiểu tương tác lẫn nhau. Để truyền thông được với khách hàng hoặc đối tượng thì trước hết, các doanh nghiệp cần truyền thông nội bộ để nhân viên nắm được các thông tin.

Truyền thông nội bộ (employee communication) là gì?

Truyền thông nội bộ là một chuyên ngành của quan hệ công chúng,  truyền thông nội bộ bắt đầu trước khi một nhân viên được tuyển vào và tiếp diễn cho đến lúc họ rời khỏi công ty. Truyền thông nội bộ được xem là truyền thông bên trong hoặc mối quan hệ với nhân viên, tạo nên và duy trì một hệ thống truyền thông nội bộ giữa nhân viên và lãnh đạo. Đây là dòng tin hai chiều, cốt để tất cả nhân viên được tự do tham gia trao đổi thông tin.

Chính sách truyền thông (communication policy)

1. Luôn cung cấp thông tin cho nhân viên về kế hoạch, mục đích, mục tiêu của tổ chức

2. Luôn cung cấp thông tin cho nhân viên về các hoạt động, vấn đề hay thành tựu của tổ chức hoặc bất kỳ chủ đề nào mà họ cho là quan trọng

3. Khuyến khích nhân viên cung cấp số liệu, thông tin và ý kiến đóng góp cho đội ngũ quản lý dựa trên kinh nghiệm, tầm nhìn, cảm xúc, tư duy sáng tạo và lý trí của họ

4. Cân bằng với nhân viên về các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực

5. Khuyến khích truyền thông hai chiều liên quan đến công việc một cách trung thực, thường xuyên giữa các cán bộ quản lý và cung cấp dưới họ

6. Truyền thông các quyết định và sự kiện quan trọng của tổ chức một cách nhanh nhất đến tất cả nhân viên, đặc biệt là trước khi họ biết được từ các kênh truyền thông khác. Nhân viên phải là người đầu tiên được biết

7. Hình thành một văn hóa khuyến khích tư duy sáng tạo và các sáng kiến

8 Quản lý và giám sát viên nên thảo luận với mỗi cấp dưới của mình về tiến bộ và vị trí của họ trong công ty

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ

– Nhân viên nắm bắt thông tin về doanh nghiệp của mình và họ mong muốn được truyền thông

– Có một sự kết nối giữa truyền thông mở và sự hài lòng của quản lý trong vai trò của họ

– Truyền thông hai chiều hiệu quả chính là chìa khóa để giải quyết những khó khăn trong công ty

– Truyền thông nội bộ có thể tác động ngược tới việc duy trì những trải nghiệm tốt cho khách hàng

Vai trò của truyền thông nội bộ

1. Nhân viên hiểu được “vai trò của họ trong tổ chức”. Nhấn mạnh tầm quan trọng trong công việc của mỗi nhân viên để đạt được mục tiêu của tổ chức. Mỗi nhân viên đều đại diện cho tổ chức

2. Minh bạch chính sách quản lý: Quan điểm của cả lãnh đạo và nhân viên. Nhân viên nắm được thông tin một cách chính xác về hoạt động kinh doanh, hỗ trợ được các lãnh đạo.

3. An toàn và khỏe mạnh cho nhân viên. Sự an toàn của nhân viên luôn là mối quan tâm lớn của cả lãnh đạo.

4. Ghi nhận thành tích của nhân viên: Điều này nên được ghi nhận ở cả trong công việc lẫn hoạt động cộng đồng, nhằm khuyến khích sự hợp tác trong nội bộ bằng việc giúp đỡ lãnh đạo và nhân viên.

Văn hóa doanh nghiệp liên quan đến đặc tính của mỗi doanh nghiệp, cách đối xử với nhân viên, cách thể hiện với thế giới bên ngoài của một doanh nghiệp.

Các phương tiện truyền thông nội bộ

• Tờ rơi, file và tài liệu đính kèm
• Tài liệu và sách hướng dẫn sử dụng (đối với sản phẩm mới)
• Bảng tin nội bộ: bảng tin vẫn là phương tiện truyền thông được sử dụng nhiều và có hiệu quả trong các doanh nghiệp
• Áp phích, biển quảng cáo nội bộ tại công ty
• Truyền thông mạng xã hội thông qua Website, Fanpage, Group nội bộ,…