Các công ty khởi nghiệp luôn phải đối mặt với những thách thức của thiết kế tổ chức. Bài viết này bao gồm các thiết kế tổ chức và văn hóa khác nhau mà các công ty khởi nghiệp vừa chớm nở có thể áp dụng.
Mục tiêu của thiết kế tổ chức là đạt được mức độ phù hợp cao giữa các điều sau đây.
- Nhiệm vụ mà một tổ chức cần thực hiện
- Đặc điểm của nhân viên và
- Phương pháp quản lý và lãnh đạo
Điều cần thiết là phải xem xét các mục tiêu đã đề cập ở trên trong khi phân tích hoặc thiết kế một tổ chức. Tổ chức đang ở giai đoạn khởi nghiệp xác định trạng thái của ba đòn bẩy của một tổ chức. Tiếp theo, nó xác định thiết kế lý tưởng cho tổ chức và sau đó bằng cách so sánh nó với thiết kế hiện tại, nó xác định những thách thức mà nó có thể gặp phải.
Để xác định thiết kế lý tưởng cho một tổ chức, báo cáo sử dụng các bước sau: –
- Ban đầu xác định môi trường mà tổ chức làm việc trong
- Tiếp theo xác định giai đoạn hiện tại của tổ chức trong vòng đời của tổ chức
- Cuối cùng đảm bảo rằng văn hóa không chính thức ủng hộ cấu trúc chính thức
Ba đòn bẩy của một tổ chức
Khác biệt – Tích hợp
Tổ chức vừa mới qua giai đoạn khởi nghiệp và do đó, tổ chức này có thể phải đối mặt với những hạn chế về nguồn lực cũng như thiếu văn hóa, hệ thống phân cấp hoặc quy trình đã được thiết lập, v.v … Thông thường trong giai đoạn khởi nghiệp có rất ít sự khác biệt về vai trò ban đầu và các vai trò được phân chia như theo yêu cầu không chính thức.
Vì vậy, sự khác biệt được thực hiện thông qua các chức năng và do đó các vai trò được xác định khá rõ ràng. Do đó, chúng tôi tìm thấy số lượng lớn các nhóm chức năng chéo và số lượng lớn giao tiếp không chính thức giữa các nhân viên. Điều này giúp họ chia sẻ ý tưởng cũng như thông tin và do đó làm tăng tính gắn kết. Các nhóm chức năng chéo và giao tiếp không chính thức cung cấp tích hợp giữa các nhân viên.
Tập trung – Phân cấp
Ngành công nghiệp khởi nghiệp hiện đang phát triển ở giai đoạn nhanh chóng và chúng tôi thấy các công ty khởi nghiệp khác nhau nhận được tài trợ. Các công ty trong giai đoạn đầu cố gắng tạo ra một phân khúc riêng cho mình và vì điều này, họ muốn đưa ra ứng dụng di động của mình để có được thị phần tối đa. Do đó, nó đang hoạt động trong một môi trường không chắc chắn và do đó nó phải có mức độ phân cấp cao hơn.
Nhân viên được trao quyền tự do khá nhiều khi ra quyết định khi khởi nghiệp. Điều này có nghĩa là có mức độ phân cấp cao.
Tiêu chuẩn hóa – Điều chỉnh lẫn nhau
Tổ chức đang trong giai đoạn khởi động và cũng là tổ chức đang làm việc trong một môi trường không chắc chắn. Điều này ngụ ý rằng có thể có một vài quy trình có thể được chính thức hóa hoặc tiêu chuẩn hóa vì ngành công nghiệp này là mới và có thể có rất ít quy trình có thể được coi là thực tiễn tốt nhất.
Do đó, tổ chức được yêu cầu tuân theo sự điều chỉnh lẫn nhau để tăng trưởng nhanh hơn. Điều này cũng giúp nhấn mạnh vào sự cần thiết phải tập trung vào sự đổi mới. Khi và các đối thủ cạnh tranh mới hơn gia nhập ngành và khi ngành công nghiệp già đi, sẽ có những thực tiễn nhất định sẽ được xác định là thực tiễn tốt nhất và sau đó có thể sẽ có; được yêu cầu của tiêu chuẩn hóa và cho đến lúc đó chúng tôi tin rằng tổ chức nên hoạt động theo nguyên tắc điều chỉnh lẫn nhau.
Cấu trúc tổ chức
Tổ chức trong giai đoạn khởi động tuân theo một cấu trúc phân chia thông qua các chức năng. Những người sáng lập đã trở thành CEO và CTO. Những người khác báo cáo với họ. Các phòng ban đã được hình thành trên cơ sở các chức năng như Phát triển kinh doanh, Vận hành, Công nghệ và Bán hàng. Mặc dù công ty tuân theo cấu trúc chức năng, các quy trình là hữu cơ trong tự nhiên. Tổ chức cung cấp số lượng phân cấp cần thiết và truyền thông và các quy trình hướng tới sự điều chỉnh lẫn nhau trong tiêu chuẩn hóa – liên tục điều chỉnh lẫn nhau.
Ngành công nghiệp không chỉ bị ảnh hưởng bởi những người chơi trực tuyến mà cả những người chơi ngoại tuyến. Nó bị ảnh hưởng hơn nữa bởi các chính sách khác nhau có thể đến trong tương lai vì chính phủ sẽ đẩy mạnh điều chỉnh ngành công nghiệp. Ngoài ra với các công ty khởi nghiệp khác nhau nhận được tài trợ của họ, ngành công nghiệp rất không ổn định.
Do đó, Startup hoạt động trong một môi trường không chắc chắn. Các tổ chức làm việc trong một môi trường không chắc chắn phải là hữu cơ và phải tập trung vào cải tiến và đổi mới liên tục. Các đặc điểm của quy trình hữu cơ bao gồm mức độ phân cấp công bằng, chính thức hóa tối thiểu, khuyến khích làm việc theo nhóm và cách tiếp cận không chính thức để hoàn thành nhiệm vụ và phân công trách nhiệm.
Cấu trúc của một startup thường là một sự cân bằng tốt của tập trung hóa – phân cấp theo yêu cầu do giai đoạn của nó trong vòng đời tổ chức và môi trường của nó. Những thách thức mà nó có thể phải đối mặt trong tương lai bao gồm:
- Cấu trúc chức năng sẽ yêu cầu cải tiến khi tổ chức thêm các sản phẩm mới hơn. Ví dụ, các phòng ban có thể được phân chia trên cơ sở ngôn ngữ hoặc bộ ngôn ngữ khác nhau.
- Khi số lượng nhân viên tăng lên, tổ chức sẽ được yêu cầu trở nên trang trọng hơn trong giao tiếp. Trong khi ngành công nghiệp vẫn có thể không chắc chắn và những điều này có thể làm giảm khả năng đổi mới của tổ chức. Do đó, tổ chức sẽ được yêu cầu đưa ra các chiến lược khác nhau để tích hợp mọi người nhằm tăng cường khả năng đổi mới của tổ chức.
- Khi tổ chức già đi, nó sẽ trở nên tập trung hơn. Nhưng môi trường vẫn sẽ không chắc chắn và do đó việc tập trung hóa này có thể khiến khả năng của tổ chức trở nên linh hoạt. Vì vậy, điều quan trọng là tổ chức phải đưa ra ý tưởng để cho phép quyền lực đưa ra quyết định đồng thời đảm bảo nâng cao hiệu quả thông qua tập trung hóa. Một trong những giải pháp là chỉ có một số chức năng nhất định, chẳng hạn như chức năng mua hàng, được tập trung không giống như thông lệ tập trung mọi chức năng thông thường làm mất thẩm quyền của các nhà quản lý cấp thấp hơn để đưa ra quyết định.
Hệ thống và quy trình của một tổ chức
Hệ thống có thể được định nghĩa là một tập hợp các quy trình có thể chạy mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào. Tương tự, một quy trình có thể được định nghĩa theo nghĩa đen là một hoạt động hoặc tập hợp các hoạt động sẽ hoàn thành mục tiêu của tổ chức cụ thể hoặc nói chung là một loạt các hoạt động được sắp xếp sẽ giúp một người hoàn thành công việc. Vì vậy, đưa các ý tưởng ra một hệ thống bao gồm các quy trình khác nhau.
Tinh thần kinh doanh, rủi ro và sự không chắc chắn là thời gian dài đi ngủ và họ đẩy doanh nhân đến giới hạn. Chính các tham số này hình thành nên cấu trúc giải phẫu ban đầu của cấu trúc tổ chức. Khởi nghiệp được thúc đẩy bởi niềm đam mê và Công ty nhẹ nhàng với các hệ thống chính thức và tin tưởng vào số lượng tối thiểu các hệ thống hiệu quả cho hoạt động của mình và chủ yếu là đổi mới.
Trong giai đoạn đầu, tổ chức thường không có cấu trúc và dựa vào các quy trình quan trọng để hoàn thành công việc. Sau khi công ty tạo ra một số doanh nghiệp và khách hàng bắt đầu tham gia, họ cảm thấy cần phải xây dựng hệ thống và quy trình sẽ giúp họ hoàn thành công việc. Để theo kịp với công ty đã phát triển, startup thường cài đặt các hệ thống MIS tại chỗ để đảm bảo rằng họ theo dõi mọi thứ được mua và bán bởi doanh nghiệp.
Văn hóa của tổ chức
Điều rất quan trọng là văn hóa của một tổ chức ủng hộ cấu trúc và chiến lược của nó. Môi trường năng động có thể rút cạn nhân viên về mặt cảm xúc, tinh thần cũng như thể chất. Do đó, văn hóa nên được mở với luồng thông tin tự do và nên hoạt động theo hướng tích hợp của nhân viên ngay cả khi cấu trúc tiến tới cấu trúc chính thức và tiêu chuẩn hóa các quy trình. Khi tổ chức già đi và số lượng nhân viên tăng lên, việc duy trì mức độ gắn kết giữa các nhân viên sẽ ngày càng khó khăn hơn.
Startup luôn cố gắng khắc sâu một nền văn hóa phù hợp với yêu cầu của một môi trường năng động, không chắc chắn, đồng thời cũng mang đến khái niệm cải thiện hiệu quả ngay cả khi tổ chức già đi. Điều này được hỗ trợ thêm bằng cách cung cấp các cơ hội để phát triển và nhân viên được phép làm việc trong lĩnh vực họ chọn, có liên quan đến bất kỳ lĩnh vực nào. Điều này mang lại cho nhân viên một động lực để làm việc hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.
Có một bầu không khí hướng dẫn thân thiện và mối quan hệ hợp tác vì các đồng nghiệp và người cao niên luôn sẵn sàng giúp đỡ. Tổ chức các hoạt động vui chơi, phục vụ nhu cầu máy tính xách tay phù hợp của nhân viên, loại bỏ quy định trang phục và giờ làm việc cứng nhắc đã đảm bảo rằng môi trường làm việc thú vị, hòa đồng và tràn đầy nhiệt huyết.
Mặc dù, tổ chức đã chuyển sang hướng truyền thông chính thức, nhân viên không cảm thấy rằng môi trường làm việc là quan liêu vì văn hóa không còn quan liêu mềm mại và khuyến khích giao tiếp không chính thức. Các công ty cân bằng việc chính thức hóa ngày càng tăng bằng cách khuyến khích giao tiếp không chính thức, tăng tập trung hóa bằng luồng thông tin tự do và tăng tiêu chuẩn hóa bằng cách cho phép sáng tạo.
Tổ chức cần tập trung vào việc khuyến khích văn hóa hiện tại trong khi nhấn mạnh các cách đổi mới để mở rộng quy mô vì chỉ khi đó họ mới có thể tiến bộ khi độ tuổi và tiêu chuẩn hóa sẽ tăng lên so với nhu cầu nâng cao hiệu quả ngay cả khi tổ chức đáo hạn.
Thu Hà – Edit
Nguồn: mbaskool.com
Xem thêm:
Khởi nghiệp thành công: Chiến lược hoặc đánh liều
5 cách chia sẻ kiến thức trong quá trình khởi nghiệp
Sự quan trọng của quản lý tiền mặt trong quá trình khởi nghiệp
